虚拟组织与虚拟图书馆的建设，本文主要内容关键词为：图书馆论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 虚拟组织产生背景
通过观察各个时期的组织形式和管理范围，可将组织形态划分为以下几个过程：
(1)无组织状态：这是在工业革命以前，在18世纪没有人有办公室，有钱人在各自的房子里进行商业会谈和交易，并没形成一套完整的管理理论。
(2)开放式组织系统：50-60年代，一些组织变得非常全面，甚至产、供、销一条龙。
(3)在70年代，随着管理理论的逐步形成和发展及商业环境的变迁，对组织与其商业环境之间关系的研究日益加深。
(4)80年代，更多的注意力放在组织外部，如组织如何与环境交互，外部因素如何影响组织行为，管理理论已发展成高级管理。
(5)90年代以来，新管理理论主要考虑组织对环境的依赖程度，如人力资源、物资资源、产品市场等，以及这些相关信息的影响。当时为了适应客户需求和市场要求，出现“动态网络”的概念，即产、供、销网不再是一个固定构成，可随着产品要求不同，参与流通环节的组织相应变化。而当人们意识到在自己家工作的可以实现时，虚拟组织便应运而生了。
2 影响虚拟组织成长因素
(1)信息技术的发展使虚拟组织的存在成为可能，可以支持政策制定、质量控制和用户服务。信息技术原是组织扩展的工具，现成为改组的工具了，它的时空无限性使新的组织可以超越传统组织的界限，在结构等方面发生变更。
①电子技术的迅速发展，使视频、声频和文本信息的传输更为快捷，提高了知识和信息的传播速度与安全可靠性，满足人们信息传递的需要。
②计算机网络扩展，尤其是Internet的全球化增加了异地合作和资源共享的机会；
③远程通讯技术的发展，使远程办公成为可能，如可以对用户的意见进行更快的处理并反馈，同时远程办公还可以减少设备开销等成本。
(2)商务及其环境的变化也导致虚拟组织的出现。
①商务环境复杂性使“原商务方式”产生低效率。如时间压力要求组织反应速度加快，开展即时贸易，如定货、进程安排、支付、制造、发送等都需要快速决定和调整。
②保持在今天商务环境中的竞争力，需要在组织内和组织之间的新的合作方式。通讯技术和信息技术使这些快速调整成为可能并在不断促进变化。通过技术支持，可以使被分散的组织同样有效地协作。这种分散方式提高了组织的适应能力。
③使用虚拟组织可以提高信息资产价值和减少组织运营成本。
(3)新经济领域是知识经济，并且就业增长机会大都发生在与知识工作相关领域。通过建立虚拟组织可以改造知识结构，改良服务水平。在这新经济中知识无价，带来竞争优势。
3 虚拟组织的类型
Internet上电子商务迅猛发展，也使虚拟组织的发展得到机会。虚拟组织有四种类型。
类型1：同盟组织。若干个组织之间消除障碍组成同盟。在此，你必须明白自己的才能，并和具有其它才能的人合作。为了在竞争中取得成功，你可能要不断改变你的同盟者。
传统的生产方式是产品完全在组织内生产出来。传统的组织企图将商品的各个环节集成在他们的范围内，以便控制。如一家公司，它买来原材料，自己加工成各个零件，在将零件组装成产品，通过销售部门直接卖给消费者。可以发现所有的价值增值发生在该组织内产品生产过程中。不过这种传统的商务模式已经被具有网络化商务模式的同盟组织所替换。
如图1所示，这些同盟组织是在商务伙伴之间，围绕水平网络而建立，而不是在一个统一组织内建立。同盟组织仍包含相同的商务过程，但是，在原有组织的范围内仅含部分过程——其他过程是在和原有组织构成虚拟组织的其他组织内完成的。每次过程都产生价值增值。
因此，一个虚拟组织是由若干层组成一个无缝网络，但从用户角度看，这只是一个组织。
总而言之，同盟组织就是给用户一个组织的物理存在，但其实这个物理组织的工作由若干个不属于它的组织共同完成。
类型2：分散式组织。这个组织的成员可以分布在不同地区，平时通过E-mail联系。它是随视频技术、远程会议技术等远程通讯技术的发展而出现的。
在这个组织内可以有一个核心部门，而这个核心部门也可以随时转移，无须固定于某一地区，组织内成员也可根据需要随时更换工作地点，既可在自己家里也可在其他地方，成员与组织之间以及成员之间只需随时通过E-mail等手段保持联系。这种方式可以减少组织的运营成本，也可解放成员个人，使其可以同时选择若干职业，提高其知识和技能。
类型3：无形组织。与前两种组织对比的，无形组织无确切的物理结构，也不具有分散结构。这样的组织仅仅是通过电子商务提供产品和服务。当一个组织既没有确切物理场所，也没有形产品时，无形组织才有存在价值。
总而言之，无形组织就是通过电话或Internet等的电子商务去工作。
类型4：真正的虚拟组织。真正的虚拟组织代表了一种新的商务方法。它是上述三种形式的组合，更适应企业改革和发展的需要。如Amazon.com，它与出版商和批发商结成同盟，从用户角度看也无一固定结构，并覆盖全球。若无Internet，Amazon根本不能存在。只能通过Internet进行活动，而且手中大部分书籍来自于它的同盟者。用户只需通过ISP与Amazon联系。一旦用户在Amazon下了定单，Amazon将定单提供给同盟者，再由传递公司将书送给用户，就完成一次交易。Amazon为了提高其服务质量，还与图书评论机构联合，不断将新书和好书的介绍、评价信息提供给用户，做到以用户为中心的服务。
4 虚拟图书馆的构建
虚拟图书馆是随着图书馆的电子化、数字化、网络化而逐渐发展起来的，是由专业人员搜集并评估的按学科领域和学科分支进行索引的网络信息资源目录。因此虚拟图书馆并不是简单的馆藏数字化，也不是网上资源的一个简单目录或一本工具书的电子版，而应该是信息的系统化再组织。
4.1 虚拟图书馆功能
虚拟图书馆应有载体数字化、数据查询、数据网上发布和传递等功能。具体而言，应具有以下几种功能：
(1)系统的收藏丰富的Internet资源，包括重要的数据库、Internet网上漫游指南、教科书、会议文集、电子期刊等。其中可以利用Internet网上各种有用的检索引擎，精心筛选各类信息资源，使收藏的是真正有价值的信息，提高相关性、实用性。
(2)使用先进的信息技术，设计出智能的用户界面和功能强大的搜索引擎。应该提供多检索点（如标题、目录，主题、关键词、作者和超链索引等），用户只需在相应的检索人口处提供检索条件，就可进行浏览和查阅。此外还应提供二次检索，如允许用户采用字段限定、布尔检索等方式快捷检索浏览所选主题下的资源。检索结果以动态网页形式显示，根据需要，用户可点击有关链接点，进一步拓宽或缩小检索范围。
(3)还应对系统进行有效的管理和维护。因为链入的网站、数据库等内容都在不断更新，应该使系统资源索引编辑人员、管理者甚至用户等都能方便容易地为系统添加、编辑、修改和维护数据、记录，如IJRLs、标题、主题、关键词注释等。
(4)其他功能，如用户本机自我建档功能等。
4.2 虚拟图书馆的结构
通过分析虚拟图书馆的功能和定义，我们可以将虚拟图书馆看成非盈利性虚拟组织，与传统图书馆不同之处主要在于：传统图书馆以馆藏资源建设为重点，而虚拟图书馆中有关信息资源的搜集、组织和传播已由在线信息资源提供者（如商业机构、非盈利公益性机构甚至个人）完成。而且图书馆也不是用户查找信息的唯一场所，这也使虚拟图书馆的建设面临巨大的挑战。因此虚拟图书馆应建成一个开放式的网络化结构，从而可以支持负责的信息分析和检索要求，并且还要进一步了解它在人们创造、寻求、使用信息等活动中的作用和影响，并对其中涉及技术进行研究（如高级多媒体技术，智能代理技术等）。我们可利用虚拟组织的第4种类型构建虚拟图书馆，如图3所示。
但在构建过程中，我们还要注意以下几个原则：
(1)因为知识的重要性，必须确定虚拟图书馆中知识管理策略：
①确定虚拟图书馆与其他虚拟组织之间、各个组成部分之间，甚至各个成员之间的知识共享界限，即在什么样的环境下什么样的知识可以共享，什么样的知识需要保密。并且要在虚拟图书馆的不断运作中，吸取新知识。
②确定知识资产的所有权和使用协议。区分虚拟图书馆组成之前的知识和在其内部产生的知识，再分别加以管理。
(2)建立虚拟图书馆各个组成部分以及个人之间的信任。仅仅信赖才能改变由于地理距离和组织距离带来的心理距离。仅仅通过信赖，成员才能确定他人的意愿和能力，传递他们的职责。这就是以知识为基础的信赖，而信赖只有靠积累。面对面地交流有助于建立信赖。也许视频会议技术的发展可以实现面对面交流。当不能时常进行面对面地交流的时候，需要经常进行非正式的交流如通过网络传送电子信件。
(3)利用各种手段提高该组织的环境适应力和应变力。
①信息技术使组织的地理位置不在是个问题，它可通过网络将分布在各地的工作联合，实现管理，从而改变传统组织管理模式，促进组织内个人的技能发展，提高该组织的市场适应力。如可以通过电于监控，保证信息传递的效果。从分布式系统角度看，在建造虚拟图书馆时需要解决多组织之间的安全性问题和各个无关的信息系统之间的安全性和协调性。
②为提高适应力和应变力，还需改变组织的文化含义，实现“管理文化”向“服务文化”转变。
a.通过综合改组和过程的标准化及集中化，使虚拟图书馆的各个子部分建设符合标准化要求。
b.通过更多的商务经验和先进方式，实现企业化管理，才能开拓市场，提高竞争力，如导入现代营销概念，使虚拟图书馆真正做到以用户为中心，积极与用户沟通，提高服务质量，刺激用户信息需求。
(4)虚拟图书馆的使用当中不可避免的要涉及版权问题和资源来源问题，为此必须在各个虚拟组织之间有个共同的协议或通过国家立法解决版权问题，通过专家评价或其他评价软件对各个信息源进行有效评价，从而保证信息的有效性和安全性。
5 结论
过去，用户必须要了解一个组织的财政状况，才能与其合作，而在虚拟组织中，用户无法了解其财政状况，只要能够满足用户需求，就可提高其信用，该组织运转不灵，自会有别的虚拟组织接收其服务和管理概念，继续将其功能发展。正是因为虚拟组织在管理和地理上是由相关的经济单元构成，从而具有较好的适应性、动态性和反应性。它是网络发展中的新事物，能更好地达到资源共享。