简析我国电子文件管理现状，本文主要内容关键词为：文件管理论文,现状论文,我国论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件的管理与传统文件相比，在管理概念、形式、方法上有很大的差异。我国电子文件管理的现状大大落后于电子文件的产生与发展，各地的发展也极不平衡。可以说，我国的电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段。目前的主要状况是：
一、管理理论上缺乏统一认识，实际管理中缺少成熟的规范和标准
电子文件的相关研讨已经热烈地展开，但在众多研讨性的文章中，除对电子文件的某些属性、实体保管的环境等问题能有一些共识外，对如何管理等具体而又实际的问题还莫衷一是。有的从本单位的具体管理实践出发，如陈素敏的《CAD电子文件管理的实践》（《中国档案》1999年第8期）；有的从国外的管理经验出发，如王芹、张关雄的《中外电子文件管理之比较》（《湖南档案》1999年第1期）；等等，总之各有说法，且都有一定的道理，但是缺少权威理论。很多实质性问题，如电子文件采取何种方式管理最有利，最适合我国的现状和未来的发展等问题，尚处于探讨中。大多数文章只是陈述已有的各种管理方式，而对我国各办公部门电子文件管理普遍适用的主流理论的研讨，还很不够。
另外，在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，都有相应而且统一的国家和地方部门的标准和规章制度，它们大多出台于1990年前后，由于当时科技发展和思想认识的局限，往往难以适用于电子文件的管理。如何针对电子文件管理的要求，制定一系列能长久适用的标准和管理规范，就显得非常必要而迫切。我国国家科委、国家档案局正着手制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”标准。前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范，现已完成报批稿，正在试点。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累到整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出了较细致的规范。该标准已于1998年完成草稿，在征求意见的同时已与上海市政府、杭州市政府、云南省政府、广东省政府、国务院秘书局等单位联合在办公自动化网络中进行试点。应该说，我国有关部门已认识到制定电子文件管理标准和规范的重要性和紧迫性。但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬设备技术的发展又是日新月异；加上我国幅员广阔，发展不平衡，因此，制定普遍适用的电子文件管理标准和规范不是一件易事。故而，这些规定目前还处于制定和试点过程，尚不成熟；是否适用，能否在全国推广，还有赖时间和实践的检验与完善。所以在目前，很多办公部门的电子文件管理仍无章可循，无标准可依，处于各行其是的状态。
二、电子文件管理形式呈多样性
由于计算机普及程度、技术环境的不同，以及对电子文件管理重视程度的差异，目前我国的电子文件管理还处于自行摸索阶段，造成管理形式、方法的多样性，各种管理状况并存。
1.电子文件管理处于可有可无状态
目前在我国的很多部门，办公自动化仅处于事务级阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。所以，所谓的文件管理，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子文件的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除；拷贝成软盘的电子文件散落在计算机操作人员、设计人员手中，没有系统地收集整理。所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，电子文件的多用途快速检索、传递及同时满足多用户等优越性得不到充分体现，造成很大的资源浪费。
2.对电子文件进行系统的归档管理
也有很多部门意识到电子文件使用的优越性。如储量大，及时、迅速地提供文件信息，网上的快速传递和检索等。于是，他们有意识地对电子文件进行系统的归档管理，形成了各自的管理方式，主要有：
(1)纸质文件打印与电子拷贝双重备份的管理方式
这种方式就是将电子文件用可脱机保存的载体备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但保持一定联系。目的是：利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件的易变动、易修改的问题，达到其法律效用；利用磁盘光盘将机上的电子文件转换格式，或改变结构进行必要组盘（按一定的规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘、磁带载体，进行完善的著录标引，附上背景信息和元数据），以保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，从而高效、方便地满足对文件信息的利用。很多拥有大量电子文件，意识到电子文件的特殊价值，但又缺乏完善的计算机网络管理系统的单位往往采用这种方式。这种方式可以对电子文件的信息起到很好的保护作用，在目前不失为一种较好的解决方法。
(2)计算机文档一体化管理方式
该方法是将档案管理工作提前介入电子文件的运作与管理，即把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集等过程，将电子文件与电子档案管理统一起来，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范的档案管理。这主要是利用文件档案管理一体化的应用软件和各种硬件设备建立的档案信息管理网络系统来实现：对电子文件归档进行前端控制，即整个系统控制着文件的产生、管理与处置，文件将在信息系统内被收集、组织、编目、存储，大大方便了电子文件信息的利用，极大地发挥了电子文件的优点。这种较为理想的管理方式主要出现在一些办公自动化程度较高的单位。如1995年，海南洋浦经济开发区请同济大学开发的洋浦计算机综合管理系统(YP-CIMS)。再如北京五洲工程设计研究院依照《电子文件光盘存储及归档管理的试行标准》要求开发建立的，基于CAD/MIS综合网和ORACLE数据库系统的档案信息管理系统。
可以说，计算机文档一体化管理是目前较为理想的电子文件管理方式，随着网络技术的发展，将会被逐步推广。但就我国目前计算机文档一体化管理系统来看，依旧存在许多问题。
①管理系统功能不一、模式不一。很多单位从本单位出发研制各自的文档一体化管理系统，由于缺乏必要的统一技术指导，存在各系统功能不一、模式不一的状况，这必将会影响将来全国性的电子文件管理标准化的进程。
②系统功能存在缺陷。由于保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决，很多电子文件的法律效力尚不明确。有些计算机文档一体化系统设计时就存在一些功能缺陷，如电子文件实现无纸化，或只设计逻辑归档（指仅将存储归档的电子文件的逻辑地址告知档案部门，使档案部门通过网络查阅电子文件）功能，这将给文件法律效用、安全保管和合法存取的监控带来难题，而一旦网络受到病毒攻击或因其他原因被毁坏，文件丢失难以避免。因而，在设计文档管理一体化功能时，应根据这些因素及存在的缺陷，设有物理归档的功能（指将电子文件下载到脱机保存的载体上进行保管，或通过计算机网络将电子文件转储到受管理部门控制的存储器上）。
③投入较多，难以普及。要实现文档管理一体化，需要很多的投入，包括设备、人员、技术力量等等，目前我国很多单位还不具备这一条件，所以计算机文档一体化管理一时难以在全国大面积推广，很长时间内电子文件的管理将以多种方式并存。
三、归档电子文件归谁管理未曾明确
归档文件由归档单位定期移交给单位的档案室或档案部门管理，这在传统的档案文件的管理中不是一个问题，但是归档电子文件由谁管理却成了难题。按传统管理原则，归档电子文件当然由档案部门管理。但是，由于许多单位的档案部门缺少经验丰富的计算机技术人员，只能管理传统的档案文件，因此单位的归档电子文件只好由计算机站、网络中心等信息技术部门来管理。由于许多单位的计算机站等技术部门控制着网络服务器或多终端系统的主机，有利于归档电子文件进行登录、转储、后备、共享等技术处理，同时技术部门配有经验丰富的计算机专业人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，因此有些单位认为，计算机技术部门更能管理好电子文件，由这些部门负责归档电子文件的管理无可厚非。但他们忽略了一点：计算机技术人员虽然精通计算机技术，却几乎不具备档案知识。由于没有档案部门人员的参与，技术人员对诸如如何准确鉴定电子文件价值，如何划控归档电子文件，如何建立归档电子文件与其它载体档案间的自然联系，如何进行统一规范著录便于单位整体档案信息的系统利用等问题，不能很好把握。因此有人主张，档案部门与技术部门合作，集中统一管理归档电子文件，特别是实体归档的电子文件，更应移交档案部门，与传统档案统一管理，建立相互联系，以与整个单位的档案信息构成一个完整系统，方便信息利用，解决现实中各自为阵所带来的管理缺陷。但两部门能否很好地合作，发挥各自优势，各自的职责、权限如何确定，谁主谁辅等等问题的解决，还需假以时日。
四、归档电子文件统一保管与分布式保管并存
电子文件非实体归档的可能性，信息与载体的相分离性，以及对背景信息和元数据的依赖性等因素，使归档电子文件是否集中到一个档案馆保管有了争论。
我国历来主张档案集中统一管理的原则，许多特别是实行纸质、电子拷贝双重管理，进行电子文件实体管理的单位，依然强调应将这些电子文件实体统一归到档案室再移交档案馆保管。这种主张认为，集中统一由档案部门掌管，有利于从档案专业的视角出发，对各类归档电子文件的管理进行统筹规划，将其纳入规范化、专业化轨道，可以确保归档电子文件的安全，利于归档电子文件的科学管理。如吉林省白城市档案局的《白城市直机关电子文件管理暂行办法》规定，立档单位把归档电子文件拷贝后，需填写《电子文件目录》、《磁盘标签》，然后移交给档案馆，由档案馆统一保管。
但是，这种统一的保管方法也有其缺点。主要是频繁的设备更新耗费大量资金，使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及归档电子文件的有效性；同时定期向档案馆移交，会降低效率，增加成本并产生一些漏洞。所以，在我国一些办公自动化网络中，存在着对归档电子文件采取类似分布式的保管方法。所谓分布式管理，是澳大利亚等国在《档案法》中提出的一种管理方法，指“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存，但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”在我国，这种方式虽未得到认可，但实际操作中却存在。目前，统一保管与分布式保管两种状况同时存在，各有优缺点。从我国档案管理整体的长远利益来看，急需国家档案部门给予明确的规定。
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