事业单位固定资产内部控制研究，本文主要内容关键词为：内部控制论文,固定资产论文,事业单位论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
分类号：F810.6 文献标识码：A 文章编号：1673－1395(2013)09－0080－03
事业单位的固定资产是指本单位持有的单位价值在规定标准以上，使用年限一年以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产，包括房屋及构筑物、专用设备等。单位价值虽然未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。固定资产是事业单位履行其职能，维护正常运行的物质基础和保障，也是国有资产的重要组成部分。固定资产内部控制，是指单位为了实现控制目标，通过制定制度，实施措施和执行程序，预防和管控经济活动风险的行为。事业单位内部控制的主要目标之一是合理保证单位资产安全和使用有效。[1]但是，当前我国事业单位固定资产的内部控制薄弱，如固定资产管理制度不完善，执行不力，监督不到位等。[2]因此，事业单位必须加强固定资产的内部控制，以确保事业单位的良好运转，固定资产的安全完整和有效使用。
一、内部控制现状：存在的问题及原因
固定资产管理意识淡薄。事业单位的投资主要依靠国家拨款，其普遍存在着严重的等、靠、要思想，对国家投入的固定资产的管理不重视。一些事业单位的领导和员工认为，固定资产的所有权由国家拥有，使用国家资产不需要承担责任，因而对固定资产重购置轻管理，导致单位固定资产闲置浪费、流失现象时有发生。
控制活动不够规范。这主要表现在以下方面。第一，缺乏有效的预算控制。事业单位往往预算编制不科学，在缺乏可行性分析的前提下就随意编制预算，在编制预算时不考虑增量资产配置与存量资产之间的匹配，编制的固定资产购置预算具有很大的盲目性，普遍存在随意购置、超标购置和重复购置固定资产的现象，导致各部门之间的资产配备不公平不合理，造成财政资金的严重浪费，缺乏对预算执行情况的有效分析和考核，削弱了预算的作用。第二，验收制度不严或执行不力。有些单位没有建立严格的固定资产验收制度，或虽然制定了严密的固定资产验收制度，但未能落实，使其最终成为一纸空文，如验收人员没有到现场进行实物验收，而是由购买者到验收部门凭购货发票直接验收。这样不仅很容易出错，更有可能导致舞弊行为的产生。第三，日常管理控制不严。固定资产的日常管理包括固定资产的使用、维修保养和清查。有些单位的固定资产管理部门没有设置和登记台账、卡片，固定资产在使用过程中使用人及其变更事项未清晰记录，没有执行严格的交接制度，随着时间的推移和人员的变动，出现人走把物带走的情况，造成固定资产的严重流失。有些单位没有制定固定资产维修流程，固定资产日常维修保养缺乏相应责任人，对固定资产的日常维护和保养缺乏必要的关注。有些单位没有建立资产清查制度，没有明确的资产清查方法。第四，闲置资产缺乏调剂。有些单位对闲置固定资产没有管理制度，也没有相应的管理部门。致使闲置固定资产管理职责不明确，闲置资产无法调剂。第五，处置程序不规范。有些单位对固定资产的处置，没有按照规定的权限和程序报告审批，而是随意处置固定资产，造成国有资产的流失。
固定资产核算不规范。事业单位由于不需要成本核算，往往也就不重视资产核算与管理。有些事业单位对经无偿调拨、捐赠等方式取得的固定资产不入账，对无偿调出、报废、报损的固定资产不调整账目，导致账实不符。有些事业单位甚至没有设置固定资产明细分类账。
信息系统不健全。大多数事业单位在会计核算方面实现了会计电算化，在固定资产管理方面建立了固定资产管理信息系统，在管理信息系统中可以进行固定资产的录入和统计，但不能对固定资产管理的全过程进行动态管理，不具备业务流程管理能力，不能反映固定资产从采购到处置的全过程，不能与单位财务系统接口，无法与财务部门实时核对账务，访问权限仅限于资产管理人员，其他人员不得开启。信息系统建设的不足，再加上资产管理信息的不完全公开，使得单位全体员工和社会公众不便于了解单位固定资产管理的真实情况。
缺乏内部审计监督机制。有些单位没有设置内部审计机构，有些单位虽然设置了内部审计机构，但其内部审计机构并没有得到必要的授权和支持，权威性、独立性不强，因而其内部审计大多流于形式。在事业单位的日常审计工作中，审计部门往往只是参与固定资产的招标、验收、处置等监督工作，而没有开展固定的资产专门审计，审计工作没有发挥出应有的作用。
二、加强事业单位固定资产内部控制的对策
强化固定资产管理意识。单位领导应该提高对固定资产管理的重视程度，认识到固定资产管理的意义和重要性。在日常工作中，单位领导应主动了解固定资产管理情况，对固定资产管理工作进行有效指导，以及时发现和解决问题。事业单位必须重视提高全体员工的固定资产管理意识，加强对固定资产管理政策法规的宣传、培训和继续教育工作，让全体员工充分认识到管好、用好固定资产的重要性，以引导全体员工爱护固定资产，维护固定资产的安全完整，提高固定资产的使用效率；与此同时，应明确固定资产管理部门、使用部门和有关人员的职责权限，建立相应的奖惩制度，把固定资产管理的责任落实到个人，并结合单位考核制度，充分调动固定资产管理人员的工作积极性。[3]
规范控制活动。这可从如下方面入手。第一，实施有效的预算控制。事业单位应科学编制资产预算，加强预算编制的事前控制。资产管理部门在编制固定资产投资计划时，要考虑事业单位的发展目标、存量资产使用情况等因素，进行可行性研究分析，并提出固定资产投资立项申请，对重大的固定资产投资项目，可以聘请具有所需资质和能力的中介机构、专业人士进行评估论证，集体审议投资决策，以保证固定资产投资决策的科学合理。编制预算时，增量资产配置与存量资产应合理匹配，以提高资产利用率。固定资产预算一经下达，原则上不予调整。在预算执行过程中，由于突发事件、政策调整等原因确需调整预算的，必须遵循严格的审批程序。需要调整或追加固定资产预算的部门，应事先报资产管理部门审核，经同意之后，方可按规定程序调整或追加预算。[4]每年年末，财务部门与资产管理部门应相互沟通，分析和考核各使用部门固定资产购置预算计划是否完成，分析和评价各使用部门固定资产购置是否合理，配置是否有效等。预算执行情况的考核结果应与相关责任部门或人员的经济责任、业绩相挂钩，奖优罚劣，同时也可为下一年固定资产预算的编制提供有价值的参考意见。第二，建立严格的验收制度并认真执行。事业单位应建立严格的固定资产验收制度，对所有固定资产，按照制度严格进行实物验收，以保证资产的真实性。固定资产的验收工作由资产管理部门、资产使用部门、财务部门共同进行，必要时还要组织专业人员验收，并填制验收单，完善验收手续。对于以调拨、捐赠等方式取得的固定资产，也应执行相应的验收程序，办理验收手续。第三，完善日常管理制度。固定资产管理部门应设置和登记固定资产台账、卡片，详细记录固定资产的编号、名称、规格型号、取得方式、原值、出厂编号、使用单位、使用人、存放地点等信息，当使用人发生变更时，使用部门应及时通知固定资产管理部门，并办理固定资产移交手续，填制移交单，明确记录资产的使用人，便于落实责任。单位应当按资产的使用情况，制订日常维修保养计划，将维修保养计划落实到有关职能部门和责任人，定期检查、维修和保养固定资产。对精密贵重设备，要建立档案，详细记载设备的使用、维护、运转情况。对于需要大修的固定资产，应由财务部门、资产管理部门、使用部门三方共同组织人员评估，提出维修解决方案，经单位负责人批准后实施。事业单位固定资产维修费用，应纳入单位预算，并在批准的预算额度内执行。单位应根据自身情况，建立合适的资产清查制度，应由财务部门、资产管理部门、资产使用部门组成固定资产清查小组，定期或不定期清查固定资产，对于盘盈、盘亏资产，应编制固定资产盘盈、盘亏报告表，分析检查出现问题的原因，提出处理意见，经单位负责人批准后做出相应的处理，以确保账实相符。第四，盘活闲置资产。事业单位应建立健全闲置固定资产管理制度，由资产管理部门负责管理闲置固定资产。资产使用部门应定期向资产管理部门上报闲置固定资产，资产管理部门根据上报情况进行审核和鉴定后，应建立闲置固定资产管理台账，提出处理意见和建议，以充分发挥闲置固定资产的作用。第五，规范处置程序。对固定资产的对外投资、报废、出售等，单位应组织有关部门进行技术鉴定，按规定的权限和程序，经有关部门批准后进行销账。
规范固定资产核算。对于由无偿调拨、捐赠等方式取得的固定资产，调拨或捐赠方提供了有关凭据的，财务部门应按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费作为入账金额，没有凭据的应参照重置成本合理估价后入账。财务部门要严格审核与固定资产购置有关的原始凭证(固定资产请购单、审批单、招投标书、采购合同、购买发票、货运单、验收单等)是否齐全合法，并据以办理结算付款和进行相关账务处理。对于无偿调出、报废、报损的固定资产，财务部门应及时根据处置结果调整账目，以防止虚列资产。单位除了设置固定资产总账外，还要按固定资产类别、项目和使用部门设置固定资产明细分类账，进行明细分类核算。固定资产账目记录增加或减少时，均应有合法合规的原始凭证为依据。财务部门应定期与资产管理部门对账，以保证账账相符，账实相符，一旦发现问题，应及时提请有关责任部门采取措施，以降低固定资产损失率，提高固定资产使用效率。
充分利用信息系统。事业单位应加大固定资产管理信息系统开发的经费投入，在现有基础上，开发或引进适合本单位使用的固定资产网络管理系统，引入信息化流程管理方式，及时准确地记录固定资产的增减变动情况，以使各部门之间实现信息共享及协调沟通，实现财务部门与资产管理部门的实时对账，在网络化系统的资产管理模块中，进行所有资产的验收、登记、领用、查询工作，完成网络化处理固定资产管理的所有手续。固定资产实行网络动态管理，可以提高单位固定资产的整体控制和管理效能，及时掌握单位固定资产的增加或减少量、分布区、数量和结构等，为固定资产的调剂处置提供相关信息，以避免资产闲置和浪费，提高固定资产利用率。固定资产管理全过程信息的公开透明，能避免暗箱操作，有利于全体员工与社会公众直接了解固定资产管理信息，并对固定资产管理进行有效的监督。
建立内部审计监督机制。事业单位应合理设置内部审计机构，并配备有能力的内部审计人员，明确其职责和权限，保证其权威性和独立性。内部审计机构应通过定期和不定期的内部审计，对本单位固定资产内部控制制度设计效果、实施的有效程度做出评价，对固定资产预算的可行性和科学性进行论证，为固定资产采购、验收、使用、维修、清查、处置等全过程的真实性与规范性提供审计结论，在保证固定资产内部控制制度贯彻实施的同时，为固定资产内部控制制度的改进提供审计意见和建议，并及时向领导汇报，跟踪落实审计决定、审计意见和建议，以健全财务制度，提高固定资产控制行为的有效性；同时，事业单位还要积极发挥外部审计(政府审计，社会审计)的作用，使其成为内部审计的有益补充。
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