摘要:随着科学技术的发展,信息技术在各个领域中都得到了广泛的应用,并取得了十分显著的效果,极大的提升了人们的生活和生产效率。在国企档案管理过程中,对信息技术的应用,实现了国企档案信息化管理,使档案管理工作更加高效、更加便捷,在很大程度上提升了档案管理的质量和效率。这对于推动国企的可持续发展具有十分重要的意义。
关键词:国企;档案管理;信息化;路径
一、构建国企档案信息化管理的必要性
(一)提升档案管理的效率
随着互联网技术的发展,在各个领域中对信息化技术的应用越来越广泛,在档案管理过程中,应用信息化技术是时代发展的必然选择。由于信息化具有共享、便捷以及高效等方面的特点,将档案管理与信息化相结合,可以在很大程度上提升档案管理的效率。应用信息化技术,可以将传统的纸质档案转变为电子档案在计算机中或者网络之中存储,这既能提升档案存储的安全性,也能减少纸张的浪费,并且有利于档案的查询和共享等。不仅可以有效降低档案管理的成本,而且能够提升档案管理的效率和质量。在传统的档案管理过程中,对纸质档案进行管理需要耗费大量的人力和物力,而应用信息化技术,只需通过操作计算机便可完成相关管理工作,既省时又省力。而且档案信息化管理还可以实现异地远程档案共享,这给档案管理工作带来了极大的便利。因此,相较于传统的纸质档案,档案信息化管理具有多方面的优势。
(二)提升档案管理的时效性和准确性
档案管理的重要要求便是时效性和准确性,这样才能提升档案的利用价值。为此,在档案信息的记载过程中,要确保记录的准确性,要记载原始的信息资料,并且要保障信息资料记载的准确性。这些信息资料的记录既包括文字资料的记录、日期资料的记录,也包括数字资料的记录以及图像资料的记录等。而档案信息化管理,可以通过对信息资料加密的方式来保障档案的准确性,一旦对其进行加密,则可以避免人为篡改资料情况的发生,确保档案资料的准确性。
(三)有助于档案的远程共享
互联网技术的发展,使人们的交流与互动更加便捷,人们已经步入了互联网时代,在此背景下,档案管理工作也需要加强相互间的沟通。对于国企而言,要想得到更好的发展,相互间的协作是必不可少的。在国企档案管理过程中,以计算机互联网为载体,可以实现档案的远程共享,进而使相互之间的交流与沟通更加便捷和高效。
二、国企档案信息化管理的构建路径
(一)加强硬件建设
目前,很多国企在构建档案信息化管理过程中,往往只是注重数据信息的采集工作,而缺乏对计算机以及网络线路等硬件设备的重视,甚至很多计算机设备相对比较陈旧,相关的软件也长时间得不到更新,这严重影响了档案信息化管理的发展。因此,对于国企而言,首先应加强硬件方面的建设,为档案信息化管理提供有力的保障。国企应加强对档案信息化管理的支持,在计算机等硬件方面投入相应的资金,积极改善相关设备,提升设备的性能,为档案信息化管理奠定基础。除此之外,还应注重培养计算机维护人员,保障相关设备运行的稳定性与安全性。要注重软件的更新,尤其要保障杀毒软件以及防火墙的更新,这样才能提升档案管理的安全性。
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(二)注重纸质档案的更新
随着国企的发展,国企相互之间的业务往来也越来越频繁,对电子档案的应用频率越来越高,但这并不意味着传统的纸质档案不再重要,由于电子档案需要以纸质档案为基础进行录入,因此,首先需要确保纸质档案的准确性,这样才能使信息化档案录入工作具有准确性。所以,在档案管理过程中,首先要不断对纸质档案进行更新,剔除没有保存价值的档案和错误档案等,提升纸质档案的准确性,为档案的录入提供便利。其次,要对纸质档案进行分层次的归纳总结[1]。依照档案的不同保密级别进行分类,加强对保密级别高的档案的管理。针对那些需要协调预览的纸质档案,需要先由上级部门进行审批,确保档案的安全性。最后,要注重纸质档案的保管,建立专门的保管场所,以免纸质档案的丢失或损坏。
(三)加强对档案管理软件的开发
在国企档案管理过程中,根据管理方式以及管理目的不同,会应用到多种的档案管理软件。例如,在社会保险部门在进行档案管理过程中,主要会应用到社保三核管理系统。各个国企所应用的管理系统各不相同,所应用到的软件也存在着较大的差异。而为了提升档案信息化管理的效果,需要加强对档案管理软件的开发,使其能够更好的为档案信息化管理服务。首先要对相关软件进行及时的更新,其次,要注重研发档案管理软件系统,使其软件系统能够满足国企档案管理的需求。
(四)提升档案管理人员的素质
相较于传统的档案管理方式,档案信息化管理对管理人员的素质提出了更高的要求。作为档案管理人员,既要具备档案管理方面的知识和技能,也要具备计算机操作能力以及维护网络安全等方面的能力,这样才能更好的完成国企档案信息化管理工作。为了提升档案管理人员的素质,首先要加强对管理人员的培训,提升其技术水平。其次,要注重提升管理人员的道德素质,使其认识到档案管理工作的重要性,进而更加认真负责的投入到档案管理工作之中,保障档案管理工作的准确性和安全性。
(五)构建数字化档案馆
数字化档案馆为档案的查询以及档案的共享提供了极大的便利,但构建数字化档案馆具有一定的复杂性,需要经过长时间的努力以及多个部门和组织的协调合作才能实现。因此,在构建数字化档案馆的过程中,需要做好信息管理的衔接工作和统筹工作,根据同一数据库在统一的平台中构建数字化档案馆[2]。通过构建数字化档案馆,有力的推动了档案信息化管理的发展,提升档案管理的信息化水平。
结束语
档案信息化管理对国企的发展具有十分重要的作用,因此,管理人员应积极构建档案信息化管理,不断提升档案管理的质量和效率,保障国企的健康发展。
参考文献:
[1]黄伟,丁霞,王东颖. 基于信息化的特高压设备主人制档案管理[J]. 现代国企研究,2017,No.12624:148.
[2]吴学哲. 论信息化时代加强企业人事档案管理的思考[J]. 兰台世界,2013,S2:67.
[3]茆玲玲.国企人事档案信息化管理初探[J].机电兵船档案,2015(04):72-73.
[4]王瑞.浅谈国企科技档案管理创新[J].新西部(理论版),2014(11):69+75.
论文作者:赵芳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/25
标签:档案论文; 档案管理论文; 国企论文; 信息化管理论文; 纸质论文; 过程中论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第20期论文;