单位名人档案的收集、保管与利用——干部档案的延伸与补充，本文主要内容关键词为：档案论文,名人论文,干部论文,单位论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓单位名人，指的是在本单位某一方面（如科研、管理、服务等）表现特别优秀的人才。单位名人虽然在单位有名，但尚未成为社会名人，因此，他们的档案材料并不为档案馆所收集。但社会名人往往是由单位名人脱颖而出，若不及时收集，有些材料就会成为永远的遗憾。
1 单位名人档案的作用
1.1 为国家积累档案史料
《干部档案工作条例》第一章第二条指出，干部档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分，而《干部人事档案管理人员工作职责》更是将“保管干部人事档案，为国家积累档案史料”列在第一项。由此，干部档案的重要性可见一斑。而如前所述，档案馆热衷于社会名人档案材料的收集工作，对单位名人则无暇顾及。因此，单位名人档案材料的收集工作就成了一个真空带。事实上，社会名人并不是一夜之间凭空产生的，绝大多数是从单位名人脱颖而出，如果等单位名人脱颖为社会名人时再开始收集其档案材料，恐怕就很难齐全了。
1.2 作为宣传材料使用
(1)举办专题展览。众所周知，无论国家还是各地区、各单位，经常举办各种专题展览，如国家刚刚举办的建党80周年专题展览以及其他各种成果展览等等，均需要大量详实的档案材料。各单位若举办专题（如成果）展览，单位名人则是当然的主角。临时收集档案材料极易忙中出错，顾此失彼。此外，单位名人往往参加各种各样的评比、成果申报等方面的活动，也容易互相冲突。若将档案室收集的档案材料用于展出，则会避免这些情况的发生。
(2)上网——宣传单位的途径之一。以学校为例。据报道，美国已将大学犯罪率在网上公布，考生可以先察看学校的犯罪率，再选择学校就读。若我们将学校名人档案推上网络，可让考生先了解学校的有关情况，如科研成果，在很大程度上代表学校的学术氛围和学术水平，以吸引考生就读；将学校名人档案推上网络，还可以吸引有志者加盟我们的事业，学校通过展示名人的档案材料如科研成果、学历水平、待遇情况、任职情况（包括专业技术职务和行政职务）等，让求职者从这个侧面先了解学校的一些情况。这样，既增强求职者的针对性，又加强单位职工队伍的稳定性。
(3)礼物——宣传单位的途径之二。毫无疑问，单位名人为单位的事业发展做出了突出贡献，他们将无愧地被载入单位的发展史册。即使单位名人未脱颖为社会名人，仅作为单位名人而言，其杰出的贡献也足以让我们关注他们了。当他们退休的时候、当他们因种种原因调走的时候，单位的领导将专门收集的档案材料作为礼物送给他们，难道他们不感动吗？难道他们不自觉地成为单位的宣传员吗？事实上，无论他自觉不自觉，当他自豪地拿给别人看时，就已经是单位的义务宣传员了，这可能会使观者改变自己的一生也未可知。
2 单位名人档案的收集与保管
2.1 收集范围
长期以来，保管干部档案的部门一直是按《干部档案工作条例》规定的十项内容来开展工作的，但若要宣传单位名人，仅仅收集十类内容是不够的。如第四类中规定了收集干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表）等目录，但在宣传名人时，这些目录的说服力远远抵不上实物的影响。因此，一旦将某人确定为单位名人，就要拓展其收集范围，如科研成果的实物（科研成果鉴定书、著作、报刊等）、参加各种活动的照片及音像资料、干部公示材料、竞争上岗形成的材料等等。需要指出的是，单位名人档案是干部档案的延伸和补充，它不用限制收集范围，更不用规定千篇一律，在原件与复印件的问题上，也不用斤斤计较，某些原件可能已遗失，也可能是单位名人自己特别钟爱的，更愿意自己收藏，那么档案室收集复印件也无妨。总之，应尽可能多地收集他们的档案材料，为提供利用创造条件。
2.2 收集渠道
在未被确定为单位名人之前，其档案（人事档案除外）一般由个人或单位一些部门分散管理。因此，建立必要的联系制度将会对我们的收集工作提供方便，即单位将某人定为单位名人后，要通知其本人和单位各有关部门，随时将新形成的档案材料交档案室归档；档案室也要密切关注单位名人的各种活动，不失时机地将新形成的档案材料收集归档。
2.3 保管
单位名人档案不同于干部人事档案，干部人事档案规定各种尺寸，以保证干部档案的统一、美观和实用。单位名人档案则不必要求一致，最好以“原件”保管，以利应用。此外，照片档案要配以文字说明，将其背景及内涵记录下来，以免时间久了给利用带来不必要的障碍；而音像资料，恐怕谁也不敢承诺若干年后还有一种机器能把它们回放出来，因为随着时间的推移、气候的影响、技术的进步既可能使音像资料损坏，更可能由于技术淘汰而没有匹配的机器；其它介质，如磁性档案等也存在耐久性问题。所以，档案馆员不仅要具备管理档案的能力，而且要熟悉相关的自然科学知识，特别是现代化设备的操作如摄影、摄像、翻拍、复制等技能，全面提高自身素质，以适应时代的要求。