摘要：信息技术的迅速发展不仅是文书档案管理工作创新与改革的重要标志，同时对文书档案管理工作提出的要求也进一步提高。所以，加强信息化时代背景下文书档案管理工作研究的力度，充分发挥信息资源和文件管理的优势，不仅有助于解决档案管理过程中出现的问题，同时对于档案管理工作效率的提升也有着积极的促进作用。本文主要是就文书档案管理信息化的研究进行了简单的阐述和分析。
关键词：信息化；文书档案；管理
1、信息化文书档案管理优势分析
1.1工作效率有效提升
利用计算机网络文件管理器，合理的进行文书档案的分类和归档不仅达到了促进档案管理工作效率有效提升的目的。同时，通过对传统文件管理方式的改革与创新，文件收集的准确性与可靠性也得到了大幅度的提升。而计算机文件与档案管理模式的推广与应用，则在加快文件传输效率的同时，为文书档案管理工作的开展提供了诸多的便利。
1.2实现信息共享
检索方法作为最有效的计算机文件处理方法，这一方法主要是将传统的纸质档案已电子版的方式进行记录和归档。互联网技术的迅速发展不仅为档案资源的随时检索目标的实现提供了强有力的技术支持，同时档案资源检索的准确性也得到了有效的提升，而这是应用传统管理方法无法实现的。由于在传统的人工档案管理模式中，组织和机构无法准确、有效的存储海量的数据信息，所以不仅造成了资金和资源的浪费，同时也不利于文书档案的利用。而随着计算机技术在文书档案管理工作中的应用，工作人员只需要利用文书档案管理系统，进行文书档案外部特征的管理，就可以实现有效管理文书档案内容的目的。所以计算机技术的发展和应用，已经成为了文书档案管理工作质量和效率全面提升的关键。
1.3稳定性较强
便于存储是电子文件与传统纸质文件相比较而言最显著的优点。比如，在夏季高温季节后或者雨季后传统的纸质档案就有可能发生损坏的现象。但是，信息化的电子文件就不会出现这样的问题。随着读取设备的不断发展，电子技术和电子文件存储设备，可以根据实际的需求使用不同类型的电子载体。这样不仅为电子文件的读取提供了便利，降低了外部环境因素对电子文档读取产生的影响，促进了电子文档存储和使用稳定性的有效提升。
1.4文件传输速度加快，传输形式更为安全
由于传统的纸质文件传输都是通过邮局以挂号信等方式进行的，这种文件传输方式在实际应用的过程中，普遍存在着丢失或者延迟的现象，这些问题不仅对文书档案的归档和检索造成的极大的影响，同时也增加了文书档案丢失现象发生的几率。随着计算机和网络技术的推广和应用，工作人员只需要通过网络就可以完成文书档案的传输和归档，促进了文件传输安全性的有效提升。
2、信息化文书档案管理存在的问题
2.1保密存在限制
经过长期的实践应用发现，虽然电子文书档案管理的方式具有易于保存的特点，但是如果失去了固定的文书档案管理形式的话，那么就会出现文件内容被轻易修改的现象。虽然在科学技术不断发展的推动下，越来越多的防止电子文书档案增加和删减的技术已经被应用电子文书档案的管理中。但是总体而言电子文书档案管理的内容总是比传统的纸质文件内容更容易因为外部因素的影响而发生变化，而这也在一定程度上增加了人们阅读电子文档原文的难度。
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2.2需要档案人员有一定的电子信息素养
信息化文书档案归档后形成的电子档案，要求文书档案管理人员不仅要具有相应的专业知识，同时还应具备档案管理的理论、原则、方法以及技术，才能确保电子化文书档案管理工作的顺利进行。比如，计算机技术或者数据通信技术对工作人员的能力以及管理人员的综合素质就提出了相对较高的要求。所以，良好的知识和先进的技术水平是促进文书档案信息化办公管理效率有效提升的关键。
2.3文书管理系统细节较多
文书档案管理工具的存放作为文档管理工作中最简单的任务，必须按照规定的要求进行档案的分类、编目以及试验。由于文档在存储之前，工作人员必须严格的按照时间、内容以及形式对其进行合理的存储。所以，工作人员在文档管理过程中除了要完成规定的细节、记录以及分类等工作以外，还应使用科学的方法进行管理，才能确保文书档案管理工作的准确性、可靠性以及有效性。
3、信息化背景下文书档案管理的思考
3.1完善管理概念
信息技术背景下文书档案管理工作的加强，必须从以下几方面着手。首先，完善文书档案管理的概念。只有明确了思想认识，才能在不断创新和完善的过程中，推动文书档案管理工作的发展。所以，管理人员必须在积极改变传统档案管理理念的基础上，进行信息化技术背景下文书档案管理的创新，同时加强物质和基础设施建设投入的力度，为信息化背景下文书档案管理工作的开展奠定坚实的基础。其次，针对当前文书档案管理结构存在的过于松散的现状，相关部门必须在统一文书档案管理要求的基础上，明确文书档案管理的职责，才能促进文书档案管理工作效率的稳步提升。
3.2建立文书档案管理平台
文书档案管理平台的建立，对于档案管理工作现代化建设目标的实现有着极为重要的意义。传统的文件管理不仅需要投入大量的人力进行文件的管理，同时涉及到的内容也非常的复杂。而信息化时代的发展不仅彻底解决了这一影响文档管理工作的问题，同时信息化技术的应用也促进了文档管理工作效率和水平的全面提升。另外，文档管理工作人员必须紧跟信息技术发展的步伐，充分发挥互联网技术的优势，以一种全新的形式开展文书档案的建档和管理工作，同时通过互联网将文档数据信息链接在一起，引导人们正确的认识文书档案管理工作的重要性，才能在确保文件共享目标顺利实现的基础上，促进信息化背景下文档管理工作效率的稳步提升。
3.3提升文书档案管理人员素质
文档管理人员综合素质的高低是影响文书档案管理水平高低的关键因素。所以，相关部门必须采取积极有效的措施，加强文书档案管理人员计算机应用水平培训的力度，通过建立现代化文书档案管理队伍的方式，积极的进行档案管理人员培养的力度，确保档案管理人员掌握信息化时代下的文书档案管理新知识、新技术，才能促进文书档案管理工作效率的全面提升。
结束语
总而言之，文书档案信息化管理不仅是信息化背景下，社会经济发展的必然趋势，同时也是促进数据文件访问速度以及工作效率全面提升的重要手段。因此，加强信息化文书档案管理工作模式研究的力度，对于我国信息化文书档案管理工作的开展而言具有极为重要的意义。
参考文献
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[3]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化,2018,2124:185-186.
论文作者:关晨晨
论文发表刊物:《知识-力量》2019年8月23期
论文发表时间:2019/5/7
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