摘要：随着城市建设的加快，城市建设中形成的工程档案随之增多。提高建筑工程竣工文件档案的整编与管理水平是新形势下城建档案工作的迫切需要。
关键词：建筑工程；竣工；档案；整编
引言
建筑工程竣工档案在城市建设中发挥着越来越重要的作用，建筑工程竣工档案资料在一系列的工程立项、审批以及到后面的施工竣工阶段以文字、声像、表格等整理成各种形式的材料保存下来。建筑工程竣工档案的质量影响着今后城市的建设、发展和管理，做好建设工程竣工档案的归档质量工作，做好建筑工程竣工档案的收集与保管工作是城建档案工作的重中之重。
1建筑工程竣工文件档案的整编与管理中的问题
1.1竣工档案管理工作重视度不够
很多单位领导档案意识不足，档案管理工作力度不足，不够重视档案文件的采集以及编制工作。“轻内业”，“重外业”现象严重，认为工程后期随便编制一下竣工档案即可，对工作难度以及工作内容掌握不清，对编制竣工档案的相关要求比较模糊。例如，在平时工作中，不注意积累施工原始资料，在竣工后才搞突击，或是简单的补充与修补，直接影响了竣工档案编制质量。
1.2竣工档案编制制度不完善
虽然国家制定了竣工档案编制方法以及规章制度，然而现场技术工作者通常不能严格履行，约束机制不够。对于编制与整理竣工档案的工作也没有专门的人员负责，导致措施和制度落实困难。施工技术人员流动性较大，人员出现变动的情况下，交接资料时不齐全，不清楚，相互推卸的情况频发，导致散失资料情况严重。由于竣工资料工作是由不专业人员负责的，责任落实不明确，从而难以保证资料的完整性以及准确性。
1.3技术人员综合素养不够
由于工程项目施工任务大、时间紧迫，竣工档案专业培训不足且技术人员严重缺乏，对于基础建设工程的很多难点、诸多特征、行业标准以及规范了解不够，导致业务不够熟练，技术素养不够，在编制竣工档案时经常出现那样或者样的问题。此外，档案人员素质不够，没有科学指导竣工档案编制工作。一些档案人员对工程技术了解不够，没有依据要求收集、编制以及整理竣工档案，更谈不上去指导竣工档案的编制工作，因此对竣工档案的编制就会产生影响。
2建筑工程竣工文件档案的整编与管理措施
2.1做好工程竣工档案收集工作
有些建设单位由于对城建档案方面的法律法规不太了解，对建筑工程文件资料的收集不够重视，导致收集的建设工程竣工档案资料质量参差不齐。因此，在建设单位办理相关施工手续时，要对建设单位提出要求，由建设单位依法承担起收集以及整理建设工程竣工档案资料的主体，在工程竣工后，及时完成竣工档案资料的收集工作。对不能按时完成建设工程竣工档案资料收集工作的建设单位，要依法给予处置。这样才能保证建设工程竣工档案能及时给归档，才能保证工程竣工档案的真实性与可靠性，才能保证城建档案管理部门能收集到高质量的工程竣工档案，在城市建设中发挥重要的作用。此外，建设过程与竣工信息档案文件材料归集同步进行。无论是建设单位，监理单位还是施工单位，都在项目实施的过程中有必须完成的工作。例如：建设单位需要办理工程建设的手续，监理单位需要对工程进行监理，施工单位开展工程施工等，各个单位在建设过程中对自己单位形成的文件与图纸等材料，要认真及时地进行收集与积累。只有在建设过程中及时完成竣工信息档案文件材料的收集与积累，并按城建档案管理部门要求进行整理，才能为竣工信息档案准确性与完整性的实现打下基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.2做好工程竣工档案接收工作
建设工程竣工档案的接收工作是城市建设工程中的重要环节。建设工程竣工档案是城市建设活动当中所形成的第一手文件材料，能够真实反映建筑物建设过程中的建设情况，同时也是建筑物在验收以及日后维护、改建、扩建等方面的凭证。因此，必须接收高质量的建设工程竣工档案：首先，所接收的建设工程竣工档案资料必须为原件，做到图物相符，这样才能够保证竣工档案的真实性与准确性。其次，接收的工程竣工档案要具备保存的价值，以保障其在以后的维护、改建、扩建上能够发挥重要的作用。再次，要保证工程竣工档案资料的完整性，完整的工程竣工档案由三部分组成：工程前期的准备文件、施工过程中产生的文件以及工程完成后的竣工资料。最后，竣工档案里面的文件材料以及字迹要符合档案管理的相关要求，能够长期永久地保存。例如：工程竣工文件档案的封面、盒面以及卷内目录等都有严格的要求，而且按照计算机规定的字符数填写案卷顺序号、分类号、目录号以及题目号等。书写要规范、字迹要清晰、书写材料时必须使用碳素墨水、热敏传真件不能归档等等，这样在以后利用查阅时才能够得到有用的信息。施工方需要严格的依据业主的要求编制竣工档案，所移交的资料不但要装订美观、结实，而且，保证里面内容的完整性以及准确性。
2.3提高档案工作人员的综合素质
建设工程竣工档案工作人员的素质直接影响到了建设工程竣工档案的质量，如建设单位档案资料管理员的对档案基本业务知识不熟练，对档案现代化管理手段不了解，综合素质不高，就容易导致在收集的建设工程竣工档案资料质量不高。因此，要保证建设工程竣工档案的归档质量就应该培养和提高档案工作人员的综合职业素质，使他们能够熟练掌握档案的基本业务知识，具备用一定的现代化手段收集和管理建设工程竣工档案资料的能力。一是主办相关的档案业务培训班，对建设单位档案资料员进行培训，学习国家、省、市的城建档案的相关标准、文件，城建档案管理的业务知识。通过学习掌握基本的业务知识，提高档案资料员的业务工作能力，保证在资料收集环节能够按照规范要求收集建设工程竣工资料。二是城建档案部门工作人员要经常对建设单位进行指导，让建设单位档案工作人员能够清楚地了解建设工程竣工档案各个环节之间的具体要求以及正确的规范。同时宣传相关的法律法规知识，提高相关工作人员的政治理论知识及法律意识，培养自觉性，让建设单位建设工程竣工档案工作人员能够真正地认识到位、服务到位、管理到位。
2.4合理运用现代信息技术
建筑工程竣工文件档案的整编与管理工作中要合理运用现代信息技术。一是，应用动态化监控技术。将一定数量的摄像头安装在施工现场，并连接网络平台，利用视频资料对实际施工情况进行了解和掌握，及早发现施工过程中出现的各种问题，防止损失扩大化。这些视频资料应当作为工程资料保存下来，与书面资料相比，视频资料在真实性、可追溯性以及直观性等方面具有更大优势。二是，通过资料的信息化管理，可以为某个工程设立专门的资源中心，用以集中管理该项工程的所有施工竣工资料，不但可以实现资料系统的完整性，还能够有效分类归档，有序排列，大大增强资料管理工作效率，节省大量劳动力和管理费用，也减少了库存面积，节省库房资源。另外，实现资料的信息化管理，将一些重要的档案资料进行电子化处理，以电子文本的方式存入资源中心，不但不会损坏或遗失资料信息，还能够实现快速查询和利用。
结语
综上所述，建设工程竣工档案资料的归档质量直接影响着今后建设工程竣工档案能否更好地为社会提供服务，能否更好地服务于城市建设，提高城市管理水平。要保证工程竣工档案资料的齐全、完整、准确、系统，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，须依靠档案管理部门、工程管理部门、施工单位及监理单位共同努力，提升管理水平。
参考文献：
[1]刘正玲.建筑工程竣工档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2017（03）：78~79.
[2]宋艳丽.城建重点工程竣工档案存在的问题与对策[J].兰台内外，2015（01）
论文作者:区丽明
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/4
标签：档案论文; 工程竣工论文; 建设单位论文; 资料论文; 工作论文; 档案资料论文; 文件论文; 《基层建设》2018年第35期论文;