摘要：为加速推进企业大数据管控的建设工作，实现企业无纸化网上办公和移动办公，降低运营成本，提高办事效率，也为了提高企业竞争力，帮助企业在瞬息万变的市场经济中基业长青。考虑目前信息资源的开放和共享，企业与外部环境之间、企业内部各部门之间的信息沟通更加方便和快捷，以及业务信息融合的加快，企业管理要想真正发挥作用，必须加快推进信息系统建设。OA协同办公系统作为一款成熟的信息化管理工具在提高集团企业内部管控方面有着独特的优势。中m
关键词：OA协同办公系统 ；企业管控
1、绪论
利用大数据、云计算及移动互联技术，搭建集团式的协同办公云平台，在各级公司与其分（子）公司间、公司（单位）领导与部门间、部门与部门间、部门内部人员间及员工与单位间，建立具有网上和移动客户端的公文办理、决策审批、协同办公、工作汇报、任务安排、催办督办、计划执行、文档管理、新闻公告、即时通讯、电子邮件等功能的应用，通过协同办公云平台，打通总部与所属单位的协同办公信息交互通道，从而优化企业组织架构、规范企业工作流程，提升企业管控效率、降低企业运营成本。同时也为今后盘江运营管控、风险管控及生产安全监管等一系列的集团管控信息化应用提供接入平台。因此，如何利用OA协同办公系统对企业管控进行分析和研究显得尤为重要和必要。
2、OA协同办公系统在企业内部管控中的应用与实施
2.1 （1）利用OA协同办公系统的工作流技术完善企业的内控流程
传统的内控审批管理方式需要通过手工传递纸质文档的方式，逐级的审批签字才能完成，这样的内控审批过程工作效率比较低，特别是在涉及跨单位、跨地域时，文件流转的时间更长，不但会产生文件传递费用，而且容易发生文件传递错误。
利用OA平台把一系列与特定业务相关的人员组织在一起协同工作，使业务在信息系统中自动流转。具体地讲，就是通过在OA系统中预先定义业务内涵，将既定的内部控制规章制度和工作流程嵌入系统中，业务发起者只需要在系统里填写相关表单点击“提交”，审批表就自动流转到下一个审批节点，直到流程结束。这样一来既大大地提高企业内部管控的效率，减少了文件传递时间和费用，也避免人为因素造成的风险和失误。
（2）利用OA协同办公系统打破内部管控在时间和空间上的限制，构建完善的集中式管理框架
“互联网+”逐步落地，云计算、大数据、移动应用等新技术和新应用频繁活跃于企业级视野。OA协同办公系统作为一种成熟的ERP系统能够有效地改变集团企业分散式办公的内部控制管理结构，即通过利用OA协同办公系统定义的组织架构和业务流程便能够有效地联接公司在各个地区的分支机构，进而使得集团不同层次、不同地区的分支机构之间能够实现信息的流转和协同审批。另外，OA协同办公系统的短信提醒模块可通过手机短信的方式将系统里的业务信息及时发到用户，这样用户即使不在线也能立即获知需要处理的相关事项。
随着近几年移动互联网技术的成熟，手机端应用的普及和兴起，用户只要在手机下载相应的OA应用程序，就可随时随地处理相关业务，彻底打破了时间和空间上的限制。
（3）利用OA协同办公系统的数据库加强企业对文档的管控力度
企业在经营的过程中会涉及较多的文档资料，例如财务报表、格式化文本、Web页面、图形或扫描的图片以及传真件、声频或视频等，而完善的管控工作有义务对这些文档资料进行管理、审查和跟踪监控。传统的人工管理方法不仅工作量大，而且会由于每个人员的专业知识、职业素养、工作习惯等不同出现不必要的失误和错误。
利用OA协同办公系统建立的文档数据库，可以对嵌入系统的各类文档从创建、收集、检索、查询以及归档等各个层面实现全程的自动化管理和控制，既方便检索与查询，也避免人工管理出现的错误，进而提高了企业对文档的管控力度。
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（4）利用OA协同办公系统与其他系统整合，实现企业内管控体系无缝衔接
通过OA协同办公系统与其他信息子系统的对接，实现对业务的全流程控制。比如OA系统与党建和财务管理深度结合，充分利用信息化上线后强大的数据支持功能，生成凭证，直接为党建和财务提供原始数据支持。
2.2 具体实施步骤
为确保OA协同办公系统能够切实促进集团企业内部控制工作的落地，盘江国有资本运营有限公司主要从以下几个方面着手。
（1）梳理内部控制流程
盘江国有资本运营有限公司委托专业机构对现行的内部控制相关制度进行梳理，理清内部控制工作的主要管理内容、管理流程、主要控制点和权限指引等相关内容。
（2）明确建设重点内容
公司成立专门的项目小组针对公司的业务特点和管理模式，确定将公司的业务审批作为系统建设重点内容。业务审批中主要包括：建立具有网上和移动客户端的公文办理、决策审批、协同办公、工作汇报、任务安排、催办督办、计划执行、文档管理、新闻公告、即时通讯、电子邮件等功能的应用，通过协同办公云平台，打通公司与所属单位的协同办公信息交互通道，从而优化企业组织架构、规范企业工作流程，提升企业管控效率、降低企业运营成本。同时也为今后盘江运营管控、风险管控及生产安全监管等一系列的管控信息化应用提供接入平台。
（3）启动项目，组织实施
首先，成立由公司总经理担任领导的信息化工作领导小组以及项目小组。项目小组的成员主要由法律事务处、审计部、办公室等人员组成，具体负责制定项目预算，对产品进行调研、选型，确定所用产品和实施合作方，组织具体实施等工作。
其次，项目小组与系统实施方密切配合，对各部门的需求进行调研，形成双方认可的需求调研报告。在调研的基础上，实施方负责搭建系统环境、设置各类表单模板、建立业务流程、设置相关权限、对特殊需求进行二次开发以及编制操作手册。
最后，组织项目应用培训，使相关用户能掌握系统操作要点。
（4）系统上线试运行
系统搭建完成后，进行试运行。项目小组对试运行中发现的问题及时进行修正，将出现的问题及解决方案详细记录，形成日常维护手册的重要内容。试运行期满，组织对OA协同办公系统的实施效果进行分析，通过各个相关部门的共同商议提出了完善意见，并予以落实。
3、结语
总之，OA协同办公系统的应用和实施对于集业企业内部管控工作效率和效果的提高有着一定的促进作用，而且处在信息时代的今天，集团企业内部管控实现信息化是现代社会的必然要求和集团企业发展的必然需求。尽管由于种种主客观因素，使集团企业在利用OA协同办公系统来提高内部管控时依旧存在这样那样的问题，但企业管理者根据企业的实际运行情况和战略目标利用OA协同办公系统落实企业内部控制和流程管理，不失为一种有益的实践。本文仅是对企业利用OA协同办公系统落实企业内部控制和流程管理的探索性分析，在今后的实践工作中做进一步的研究和分析。
参考文献
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[5]李淑戟.浅析基于OA的内控信息化[J].黑龙江科技信息，2014（20）.
论文作者:覃远翔
论文发表刊物:《基层建设》2018年第9期
论文发表时间:2018/5/30
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