摘要：随着现代科学技术的不断创新和发展，传统的档案管理模式已无法适应现代社会的快节奏，高效率的档案管理要求。新形势下，加强档案管理的识别和定义是非常必要的。建立新的档案管理原则和概念，最重要的是改变文件管理，与新形势下的现代科学技术的结合，通过信息技术、网络技术和数字技术构建档案信息管理系统。基于此，文章就档案信息化管理工作进行浅述。
关键词：档案管理；信息化管理；工作要点
引言
一直以来，档案资料管理工作都比较复杂，而实现档案管理信息化，则可以使档案管理工作更加方便，减轻档案管理人员的负担，不过，对档案进行信息化管理也需要通过现代信息网络技术，数字化技术等，因此，档案管理工作人员必须创新管理理念，改变旧的管理方式，跟上时代的步伐，对信息化管理进行了解，学会进行信息化档案管理，并提升进行信息化档案管理的能力。
1 档案信息化管理工作的重要性
我国社会经济迅速发展的同时，档案管理涉及到的内容和种类也不断的增加。假如现代仍然采用传统档案管理工作模式的话，不仅会影响档案管理工作效率的提升，同时也有相当大的局限性。因此，档案信息化的管理的强化，对于当前档案管理的整体效率以及管理水平，都有着极大的促进作用。另外，由于档案管理工作服务的对象主要的基层员工，因此，必须建立完善的档案管理体系，以此有效保证服务成果，才为广大的员工提供更加完善的服务。
2 实现档案管理信息化的优点
2.1 有利于提高管理工作的效率
在之前的档案管理工作中，管理人员主要通过人工操作实现档案管理，人工收集，人工整理，人工分类，人工抄写，人工记录，人工统计等等，既要保证收集的档案资料完整，还需要保障分类的准确无误，记录的规范，统计的清晰等，总之，整个工作的过程烦琐，花费的时间也很多，管理工作人员需要消耗很多的精力，而且，如果一不小心出错了的话，这些复杂的工作又要重新进行一遍，时间、精力都翻倍的消耗。所以，传统的档案管理工作方式会随着科学技术的发展进步而逐渐被淘汰。相反的，信息化档案管理可以利用计算机对档案资料进行收集，分类，储存，统计，并且非常方便以后进行查找，不必再进行复杂的纸质资料的整理、管理、查找，也不必担心档案资料被弄丢。总之，通过信息化管理，一切工作都变得简便易行，提高了管理工作的效率。
2.2 有利于资源进行共享
在传统的档案资料管理工作中，档案资料往往储存在专门的档案储存柜中，查找起来十分的不易，导致这些档案资料大部分时候都闲置在档案储存柜中，信息往往不能做到共享，还占用了储存空间，浪费了资金与资源。而对档案进行信息化管理，档案内容全部记录到计算机当中，对档案的目录和内容进行合并管理，并建立档案信息系统，互联其他信息系统[1]，这样，各类档案管理的信息动态都可以展现出来，实现了信息资源的共享，可以有效地提高档案管理工作的效率。
2.3 有利于档案资料的保存
传统的档案资料都是纸质资料，而纸张向来都是容易损坏的，像遇水字迹开散或纸张破烂，难以长久的储存。更何况，在储存大量纸质档案资料的档案库里，如果没有保持环境的干燥整洁，这些纸质资料是很容易发生霉变腐烂的。工作稍有不慎损坏了这些纸质资料或储存不当毁坏了这些资料，造成的后果都是难以挽回的。而与纸质档案资料相比，利用计算机对档案资料进行信息化管理、储存是可以保存良久的，这些电子文件只要不被删除，便可以长久的保存在计算机中，而且，计算机的信息量大，储存量大，大量的档案信息都可以储存在计算机当中，不被损坏且易于查找。
2.4 传递速度大大的提升
传统的档案资料传送是靠人手传递，邮政快递传送，其传递的速度慢，过程长，期间还容易损坏或丢失，给档案资料接收人员造成不便与损失。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而信息化档案管理，利用计算机在网络进行信息传递，极大地提高了传递的速度，方便了查找递送人员与接收人员。
2.5 有利于减轻管理人员的负担
传统的档案信息管理，人工整理，人工看管，人工查找，尤其是看管，稍有不慎，就造成巨大损失，给管理人员带来巨大的压力。而若是实现信息化管理，其查找方便，保存方便，安全性较高，传递速度也快。极大地方便了管理人员，大大减轻了管理人员的负担。
3 档案信息化管理工作要点
3.1 加强档案信息化管理的制度建设
档案信息管理是一个系统运行项目，需要系统内各部门之间的有效连接和协调。因此，加强档案信息管理系统建设是非常重要和迫切的。通过系统构建，可以进一步阐明文件信息管理的思想，要求和工作内容。加强系统构建还可以有效提高文件处理，存储，检索等各个步骤的效率，从而提高文件信息管理的整体效率。另外，要加强档案信息管理系统建设，还要明确档案信息化建设的目的和内容的可行性。在此基础上，进行科学、详细的论证和规划，确定完善的档案信息管理系统内容，力求提高档案信息管理的效率。
3.2 完善档案信息化管理的安全系统
加强档案信息管理系统安全性是其能否有效运行的关键环节。首先，加强维护档案系统，随时检查系统安全性能，避免系统安全漏洞和信息泄露等安全问题。其次，必须加强安全技术的更新和开发，构建数据备份系统和反病毒系统，通过有效的防病毒技术措施加强外部网络病毒及黑客攻击的防护，如隔离和安全检查，要做好档案信息系统的实时检测和保护。
3.3 提高档案管理技术支持与资金保证
在目前的档案管理信息化建设阶段，对档案管理的技术和资金保证提出了新的要求。需要不断完善档案管理的信息化建设，保证档案管理的稳定发展。不断增强档案管理信息化技术，对档案管理的访问权限进行设置，保证档案管理的安全性。对档案信息化建设进行资金预算，对建设资金进行科学合理的管理。
3.4 加强档案信息化管理的人才队伍建设
加强档案信息管理人才的建设也是非常重要的。通过必要的人才储备和培训计划，加强专业建设的档案信息管理人员。首先，通过独立的文化和外国专业招聘活动，培养和引进专业档案信息技术和管理人才。第二，有效的企业管理人员培训的原始文件，加强档案管理档案信息管理技术的更新和完善，这样他们就可以有效地掌握专业档案信息管理的相关内容。第三，档案信息管理应深入到每个部门，了解各部门工作单元的内容，掌握相关的档案信息，这有利于档案信息管理的工作。最后，档案信息化管理者也必须加强自己的职业道德和社会责任意识的培养和完善。基于一定时间构建一个杰出的档案信息化管理系统的专业人才队伍。
结语
总之，随着对档案信息化建设的不断完善，现阶段的档案管理方式更加高效，不仅相对于传统的档案管理模式节省了大量的人力、物力，同时也降低了很大经济成本。虽然目前的档案信息化管理的运用尚未达到最理想的状态，但随着网络的发展壮大，档案的信息化管理是不可阻挡的发展趋势，需要大力推广和普及。
参考文献
[1]吴明华.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决措施[J].办公室业务,2014(13):109-111.
[2]田红霞.浅谈档案管理信息化的几个要素[J].中国集体经济,2017(16):30-31.
[3]柳淳萍.浅谈档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2018(04):59.
[4]孙莲荷.档案信息化建设与档案管理探析[J].中国管理信息化,2018,21(22):151-152.
[5]刘艺凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技,2011(02):206.
论文作者:孙桂红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/29
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息化管理论文; 信息管理论文; 档案资料论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第21期论文;