电子文件归档后的保存、维护与利用，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件归档后形成的电子档案，由于种种不同于传统档案的特性，决定了其在保存、维护与利用方面的特殊性。如何保存与维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是我们档案工作者需要思考和解决的问题。
一、电子档案的保存、维护
对于电子档案来说，需依据其特性进行保存与维护的工作。因此，要对所保存的电子档案物理特性、逻辑特性有较为详细的了解与掌握。
1.保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如环境温度应控制在14℃－24℃之间，相对湿度控制在45%－60%之间；存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求；载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的保存条件；远离强磁场和有害气体等等。
2.保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。这是一个较为复杂的过程，因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容格式的编排上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后的转换与还原时，所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，到了其保管阶段往往已经过时了。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。然而，被动地对电子档案所依赖技术的保存，只能作为一定保存时期内的措施，并非是永久的解决方案。这是由于这些被保存的技术不断更新，这样不仅给档案部门带来很多负担和不便之处，还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越沉重。所以，必须采用积极的办法，使保存的电子档案适应新的技术，以达到永久保存和准确转换与还原的目的。可采用下述三种办法：一是在电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适应的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响；二是目前许多数据库管理系统的制造商都在将自己的产品向通用型、开放型发展，这些产品可以在多种不同类型的硬件及操作系统平台上得到支持。因此，也可以将电子文件建立在这种通用的数据库平台上；三是采用或开发对应的转换软件，每当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，就对所存电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼容性。当然，这种转换软件，也需要随着技术的发展而不断升级和更新。
3.保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可以采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要对电子档案恢复时，可运用同电子档案存储在一起的这些软件系统，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。这里需要指出的是，就现在的技术而言，磁介质或光介质都不可能成为电子档案永久保存的稳定载体，这是由于介质本身的特性和设备、技术的变化所决定的。所以，对特别重要的电子档案，同时保存纸质打印件或制成缩微品，则显得尤为重要，因为这是到目前为止最为稳妥的永久保存方法。
4.保证电子档案的可理解性。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括：相关的其它档案文件系列名称、存储位置及相互关系；在档案内容中所引用其它未被存储的参考资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与档案内容相关背景信息的注释等。这些信息，应在文件的形成或维护阶段通过著录完成，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，以便在利用中查考。
5.对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。即使是在良好的保存环境之下，也难免不发生信息丢失或读出错误的现象，这是由于经过长期保存，载体材质老化及磁性的自然衰减所致。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期有效的检测与维护，以确保电子档案信息的完整性、可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样板数据以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，对所有检测出错的载体，需进行有效的修正或更新。定期拷贝，是保证磁性载体可靠性的一种行之有效的方法，应每四年进行拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格的控制与管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为的损害，甚至造成难以弥补的损失。因此，除了需要从各方面提高操作人员素质和严格工作制度及各项操作规程外，还必须建立相应的维护管理信息文档，并由工作人员认真填写。建立这个文档的目的是对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。此外，还可以通过对这些信息的统计、分析，对以后工作起参考作用。
对电子档案的有效保存与维护，是一项重要而复杂的工作，采用的技术和方法很多，其作用也各有不同。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以确保电子档案的安全可靠、能够永久地处于可准确提供利用的状态。
二、电子档案的利用与管理
电子档案的利用与传统档案相比，会更快捷更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的条件和采取相应的管理措施才能够实现。
1.电子档案提供利用的方法。对于档案部门来说，提供电子档案的利用主要有以下方法：一是提供物质载体的拷贝，档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软、硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软、硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。二是用数字网络传输电子档案，这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通讯或互联网络来实现。三是通过电脑直接提供利用。利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通讯传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案成为可能。但是，这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。可以采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法，并将加载的内容或时序向利用者通报。从利用者的角度出发，可建立利用者预约内容申请文档，通过系统对这些申请的处理，及时将相关的档案数据加载到档案部门的网络查询系统，供利用者使用。
2.电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，使得加强电子档案的利用管理显得更加重要。电子档案的利用管理，应从建立与各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，并在工作中严格执行、有效监督。其实现方式，可通过行政手段或技术手段来完成。
（1）使用权限的审核。在电子档案的利用工作中， 必然涉及到档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用及维护系统的操作人员和利用者等，由于他们各自工作的性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。首先，在整个利用系统功能的使用上，要根据各种人员的级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用的各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能时，应能拒绝响应并给予告警提示，以确保系统的安全和进行有效的控制与监督。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。这里应特别指出的是，对整个系统带来影响或对电子档案载体进行无条件复制等功能，其被授权者的范围应越小越好，同时要建立有效、可行的规章制度，确保使用权限的审核方法在利用工作中得以实施。
（2）利用拷贝的提供与回收。 提供电子档案的拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息的散失，对安全、保密带来问题。因而，应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行提供拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝出来，并通过技术手段防止所提供的拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善提供拷贝利用手续，提供利用者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登录信息进行自动管理，以便使档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用情况，并对已到回收期限的拷贝提出催还清单。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理，并在对应的利用信息文档中注明拷贝已回收、完成利用使命。
（3）利用中的安全措施。 电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，而且同传统档案的利用相比，更加难以控制。因此应特别注意以下几点：
①采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；
②依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供拷贝件的制做，必须在有效监控下进行；
③采用通讯传输或直接利用等利用方式时，必须对信息内容进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；
④无论采取哪种利用方式，系统都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为对利用工作查证的依据；
⑤利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
3.电子档案的利用统计。利用统计是利用系统中不可缺少的环节，其过程是对电子档案信息的流转、利用及管理工作等进行量化分析，客观、准确、科学地揭示电子档案利用管理工作中的一些特点与规律，并以此调整我们的工作模式，拓展利用方式与途径，提高利用工作水平。电子档案的利用，是借助于与之相关的电子计算机软、硬件平台，通过利用管理系统实现的，这对于利用统计工作来说，将会更加快捷、方便。利用统计系统的主要功能应包含利用信息采集、按不同时段的综合统计、统计结果分析等几个方面。
对电子档案的利用与利用管理，将是我们遇到的新课题，做好这方面的工作，不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求，也可以及时发现利用系统的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施。达到既能使档案信息最大限度的利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。