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摘要：在各行各业的工作过程中，离不开档案管理，档案管理工作直接关系到各行各业的长远发展，在工作中发挥了重要的作用。现代技术的发展，为档案管理带来了便捷，使档案管理取得了较好的效果，但是仍然存在一些问题需要改进，以达到提高档案管理质量、发挥档案管理重要作用的目的。
关键词：档案管理;信息化建设;重要性;
1档案管理工作的重要性
1.1可以使各行各业管理人员及时了解各行各业的运营状况，根据档案资料分析各行各业的经济效益，从而明确发展及改进方向，为各行各业的经营角色奠定基础。
1.2可以真实反映各行各业的经营成果，依靠结果决定各行各业资源配置，并通过不断更新档案管理理念，提高管理效率，革新各行各业经营战略，提高各行各业在市场中的竞争力。
1.3对档案本身而言也具有重要的意义。档案记录的内容会涉及各行各业隐私与各行各业的决策，关系到各行各业的发展，做好管理工作，确保档案内容的完整性、准确性十分重要，通过引入现代技术加强档案管理，可以将档案细化，便于查找，确保档案的完整性，降低档案损坏几率，做好档案管理工作。
2档案管理工作面临的主要问题
2.1基础设施问题
实现档案数字化网络管理的基础是拥有完整的基础设施和计算机硬软件设备，现阶段虽然大多数企事业单位和机构已经开始实行数字化管理档案，但在基础设施建设上还有很大的提升空间。这主要是因为管理人员对于数字化档案管理的认识不足，对网络化管理档案的重视程度不够，所以部分档案管理的计算机软硬件设施还是无法满足现代社会发展的需要。随着档案需求的增大以及档案数量的增多，很显然使用传统的档案管理方法已经不可行，而加强更新计算机软件系统，加强硬件设备建设才是提高档案管理的关键。
2.2信息安全问题
网络信息安全是信息化技术发展背景下一直在强调的一个问题。尽管我们国家一直在加强网络信息安全管理，在不断研究和开发防入侵防病毒系统，但对于大部分单位或机构来说，其在进行网络化管理档案时还缺乏有效的信息安全措施。这是因为一方面计算机软件和计算机网络本身就存在不完善和不稳定的地方，另一方面对于黑客的入侵和病毒的入侵防不胜防，一旦攻入到单位我的网络系统则会给单位造成巨大的损失，导致档案信息无法被高效利用。
2.3管理人员服务质量问题
在信息化发展的背景下，档案管理工作者不仅仅是档案的管理者，更是档案信息内容的收集者、整理归纳者以及信息的分享和传播者。也就是说在新时期档案管理人员的职能范围扩大，从单纯的管理者变成了信息服务者，是要为企事业单位所有工作人员或社会公众提供服务的。但是由于档案管理人员自身专业能力不足，对信息化档案管理的认识不够，因而无法适应档案管理的发展。此外，管理人员对计算机信息技术的掌握程度低，缺乏档案信息系统的管理方法和经验，所以也会对实现高效的档案管理产生阻碍。
2.4管理范围问题
企事业单位和机构的信息档案内容繁多，包括各种基础性资料、财务资料和管理资料等，对于这些资料的收集和管理部分单位或机构还没有明确管理范围，哪部分资料应归哪个部门管理，管理人员的具体职责是什么并未完全确定。如果管理范围和管理职责不明确，则会出现管理混乱的问题，甚至可能出现档案丢失的问题。
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3档案管理工作的管理与防范
3.1转变档案管理工作理念，提高重视程度。
提升档案管理工作效率对于档案管理而言，必须转变档案工作理念，提高对档案管理工作的重视程度，进而在此基础上建立完善系统性档案信息管理制度，使档案的利用、归类归档、信息保存以及监管处罚机制能够尽善尽美。管理者对档案管理工作重视程度的提高能够直接影响到档案管理工作开展的有效性，还能够加大对档案管理工作的人力以及物力、资源的投入。此外，还应当设置专人进行档案管理，提高管理工作人员的专业化程度和对档案管理工作的认识，建立责任追究制，通过集中管理的方式加强对档案信息的多层次管理，从而使档案管理工作能够有序进行，推动单位进步和发展。
3.2加强档案管理信息化建设
在档案管理过程中，加强信息化建设是提高管理质量的主要方式，通过加强信息化建设，可以运用高新科技对档案工作进行改造与创新，满足档案信息化的新需求，促进档案管理工作的顺利实施。加强档案管理信息化建设需要注意以下几点，第一，采用先进的技术手段创新管理方法，目前，电子计算机、扫描仪等发展迅速，实现了对档案的无纸化管理，不仅提高了工作效率，方便查找，还实现了档案信息资源的共享。此外，通过局域网络，还可以开发网上档案业务，为档案管理提供便利。第二，利用信息技术进行规范化管理，可以通过创建关键词检索，方便管理、方便查询;还可以通过档案排序，按照年份、重要程度进行归类等，实现信息化管理，注重档案信息的组织化、系统化，确保档案管理质量。
3.3培养档案管理人才
档案管理人员自身的工作能力直接影响到档案管理水平，因而，培养档案管理人才是保障档案管理工作有序开展的基础，培养档案管理人才十分重要。培养档案管理人才需要从三个方面着手，第一，提高招聘门槛。对应聘人员进行全面的考核，确保应聘人员具备耐心，较为细心，掌握档案管理知识，具备档案管理能力，提升档案管理人员的综合素质。第二，加大培训力度。通过培训，可以增加管理人员的知识储备，提升管理人员的管理能力，使管理人员意识到自己工作的要求，做好各类工作，明确职责与任务，达到培养档案管理人才的目的。第三，对老员工进行先进管理技术培训。通过先进的管理技术，可以提升员工的现代化管理能力，达到培养档案管理人才的目的。
3.4做好档案收集工作
档案管理需要做好档案收集工作，这样才能保证档案内容的全面性与广泛性。管理层可以做好档案管理的收集工作，提高档案管理者的收集意识，以及档案所有者的提交档案的意识，保证档案管理人员能及时进行档案的归档与分类工作。
3.5加大投入，提高管理标准
通过加大投入，可以提高管理标准，为各行各业档案管理创造有利的条件，因此，加大投入，提高管理标准十分重要。加大投入，提高管理标准需要注意以下几点，第一，提高管理者对档案管理的重视程度，使档案管理者意识到档案管理工作的重要性，档案管理资金投入的重要性，从而加大资金投入，提高管理标准，为档案管理创造有利的条件。第二，革新设备，对一些陈旧的保管设备进行更换，确保档案管理的完整性与有效性。同时，增添一些新的现代化设备，为档案管理的信息化创造有利的条件，实现信息化管理，促进各行各业更好的发展。第三，加大资金投入，建立奖惩制度，利用奖惩制度调动员工工作的积极性，使员工重视档案管理工作，认真完成自身工作，实现员工的有效管理，规范员工行为，确保档案管理工作的顺利实施。
结束语
总而言之，档案信息具有广泛性、专业性、真实性和丰富性，进行有效的档案管理工作是提高档案信息利用率的有效手段和途径。目前档案管理工作还存在着一定程度上的不足和缺陷，传统落后的档案管理方式已经无法适应信息资源的快速发展。因此，不仅要进行档案信息的广泛收集，还应当进行规范化的管理并结合现代信息管理技术进行有效应用，从而提高档案信息使用效率，使档案信息能够发挥其自身作用。必须要从根本上加强对档案管理工作的重视，更新档案管理理念，提高档案管理人员素质并积极转变服务方式，使档案管理工作能够更好地服务于人的发展和企业、单位的发展。
参考文献：
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[2]郭美兰.浅谈档案管理工作的重要性[J].管理，2016(5):180.
[3]孟丽君.浅谈档案管理工作的重要性[J].黑龙江史志，2015(10):62.
[4]国强.浅谈档案管理工作的重要性[J].管理，2016(7):222.
论文作者:王教峰
论文发表刊物:《防护工程》2018年第26期
论文发表时间:2018/12/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 各行各业论文; 管理人员论文; 工作论文; 信息论文; 《防护工程》2018年第26期论文;