摘要：园林工程的各种资料是工程分项、分部、竣工验收的重要依据，是保证今后工程项目各个环节安全运行以及在运行过程中检修、维修的重要文件和依据。园林工程资料的归档和档案管理被越来越多的工程技术人员和管理人员所重视，也成为了技术人员的一项重要业务技能和重要能力。本文分析了园林工程资料归档和档案管理存在的问题，就如何进一步规范资料归档和管理工作提出了一些对策。
关键词：园林工程资料；归档和管理；存在问题；对策
一、园林工程资料归档和档案管理存在的问题
（一）原始文件不齐全。有的单位不注意管理资料，或者过于频繁更换专业技术人员，在移交资料时没有严格把关，甚至没有履行移交手续，造成原始文件缺失。有些档案资料管理规定“竣工资料中只能提供原件，不允许出现复印件”，但是有些单位对于一些非常重要的文件，在印发或者转发时就是直接发复印件，造成材料不符合档案规定的要求。
（二）验收签字不合规。随着园林工程施工进度逐步加快，为了满足施工进度的要求，部分园林工程没有按照相关行业标准的规定，要求在进行施工现场验收后办理书面签字程序，导致部分园林工程的验收资料、竣工报告里缺少意见签署，或者在签署意见处随意进行涂改，造成工程资料的使用价值和原始档案资料可信度不高。还有些是在工程验收组解散后找到验收组人员补签，或者是找不到验收组成员了就随意冒签，导致后期管理工作存在隐患。
（三）档案资料格式不统一。有的园林工程在施工过程中使用的资料格式不统一、不规范，资料使用的纸型、版式不一致，资料的字体、设置的页面千差万别；书写或者签名有的用黑色水性笔，有的用蓝色圆珠笔，有的用铅笔，一套材料下来，五花八门让人眼花缭乱。这些不统一不规范的资料格式，不仅增加了工程验收难度，增加验收时间，浪费人力物力，还不利于档案资料的长期保存，也与工程资料归档的要求不相符，更不利于案卷的装订和归档。
（四）工程图纸编制不规范。由于有些园林施工单位技术力量不足，不能按照要求编制园林施工图纸，在制作工程图纸过程中，有的直接使用计算机图的复印件，有些甚至直接改制以前使用过的旧的施工图，导致工程图纸编制不当的种种现象经常发生，既不符合园林工程图纸编制的要求，给工程质量带来安全隐患，也给施工后期管理和资料存档规范性工作带来不利影响。
二、园林工程资料归档和档案管理工作对策
（一）提高认识，从工程立项起全程做好文件资料归档和管理。如果从工程立项开始，资料就不齐全，那么档案资料完整和规范就无从谈起，所以从工程立项抓起，是做好园林工程资料归档和档案管理的基本前提。园林工程项目法人应对项目的各个阶段产生的工程资料负总责，园林工程项目立项的时候，就要设立资料管理机构并配好资料管理人员，负责园林工程项目各个阶段文件资料的收集、分类、整理、归档和管理工作，并负责指导、监督各个阶段的文件资料。
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（二）建立健全制度，以制度规范园林工程资料归档与档案管理。一个园林工程项目有些是一个单位完成，有些是多个单位参与建设，当多个单位参与建设时，工程资料归档和档案管理就会显得乱。因此项目管理部门在工程建设初期就应该制定适合本园林工程项目的资料管理的规章制度，对建设单位、施工单位和监理单位在工程资料形成的过程中各自的应该承担的责任和职责进行明确，防止推诿扯皮造成档案缺失。如要求园林工程项目的监理单位，在项目开始之初就结合本工程特点的资料制定出一套可行的表格及样板提供给各参与单位，方便各参与单位整理归档工程资料，并且有效确保资料格式统一、规范。只有建立健全工程资料管理制度，让各参与单位以及各责任人员按照规定有序管理工程建设各阶段资料，才能确保施工全过程的资料记录齐全、原始材料质量可靠。
（三）加强档案知识的宣传教育。参与园林工程项目建设的部门，应该提高对档案资料的认识，加强对工程档案资料相关知识的宣传教育工作，制定培训计划，落实培训工作措施，对工程管理人员、施工单位管理人员、技术人员和监理人员就档案材料要求、档案归档规定以及档案管理进行宣传教育培训，特别是对《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等内容知识的培训，对各类档案的范围、收集、编制、整理与归档、移交的具体的操作要求进行全面讲解，让负责每一个资料环节的人员都知道自身所负的资料职责，都了解各阶段各种资料的要求，确保园林工程资料归档齐全，档案管理规范。
（四）落实专人整理保管档案资料。在实际的施工过程中，由于职责不同，现场的技术资料分散在不同的人手中，为了避免资料不慎丢失，应该安排专人负责把资料收集回来进行统一的整理和分类，按照不同施工环节建立起卷宗目录，并分类存放好，需要用的时候能够立即调出来查看，达到省时省力的目的，也方便了对各个环节工程的验收。
（五）加强检查，及时发现问题并及时补充完善资料。首先是参建单位的工程技术人员和管理人员要定时自行检查工程档案资料，对照材料清单和要求进行检查，发现材料缺失立即补齐，发现材料错漏，马上修改完善。其次是项目管理人员要经常深入施工现场，及时检查各参建单位各环节的档案资料，对各工程建设阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作进行指导和监督，发现问题及时纠正。通过及时检查，能够保证资料的完整性、真实性和同步性，避免了施工单位为了完成施工任务而过后才补资料的情况发生。
园林工程资料归档与档案管理是一项系统的工程，是园林工程建设过程中一项重要工作，涉及施工过程中的各个阶段。档案资料只有真实记录、反应施工过程和验收过程，只有真实收集工程资料，整理出系统完整的资料，才能保证顺利通过验收，保证工程质量，为建设高质量的园林工程项目提供资料方面的保证。
参考文献：
[1]陈海平,刘怡.谈园林工程资料归档与档案管理存在的问题[J].工程技术:引文版:00056-00056.
[2]周建强.园林工程档案管理存在的问题及对策[J].装饰装修天地,2015(10).
论文作者:周冷月
论文发表刊物:《基层建设》2018年第16期
论文发表时间:2018/7/11
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