摘要：近年来，随着经济的发展和时代的进步，各个行业都在发生变化，需要人们去变革。对于电子档案的保管和利用管理工作 也是如此，随着新形势的到来，为了确保电子档案的有效利用，提高电子档案的使用安全，需要相关的电子档案管理者提高对电子档 案的重视程度，学会利用现代的科学技术对电子档案进行加密处理，确保电子档案的安全，从而促进档案保管和利用工作的进行，提 高档案管理水平。本文就电子档案的保管与利用进行探讨，首先阐述了电子档案的保管形式和提高保管效率的措施，其次，介绍了现 阶段电子档案的利用方式和安全利用措施，以供参考。
关键词：电子档案 ; 保管 ; 利用
伴随着社会的发展，现在信息量大大增加，电子档案管理工 作压力增大，其工作量也逐年增大。为了更好的提高电子档案的 保管和利用水平，应了解现阶段的保管和利用方式，科学的对电 子档案进行保管和利用，增强保管和利用意识，加大对电子档案 的管理力度，保证电子档案的科学管理。另外，电子档案管理工 作作为单位发展过程的重要组成部分之一，其一旦出现问题会产 生巨大的影响，甚至造成经济损失。因此，为了提高电子档案的 保管和利用效率，促进其规范化进行，就要采取一些措施，加强 对电子档案的利用和保护。
一、电子档案的保管形式和提高保管效率的措施
1.1 电子档案的存档载体类型和格式 电子文件的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；采用 非接触式记录和信息读出方式，数据传输率高、存取速度快、易 保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读出磨损， 所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子档案 的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展， 国家对光盘的相关标准会陆续出台，所以，当前选择光盘作为电 子档案存储载体最为合适，禁用软盘作为归档电子文件长期保存 的载体。
1.2 定期检测和拷贝，保证电子档案的正确性 为了更好的管理电子档案，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次， 采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认 载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现 等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行 读写校验。通过检查发现有出错的载体，必须进行有效的修正或 者更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保 存一段时间，以确认档案的安全性。对于电子档案的检测与维护， 必须进行严格管理，要对稳测、维护、拷贝等操终过程进行记录， 避免发生人为地错误操作或不必要的重复劳动。
1.3 加强技术发展，确保电子文档的安全保管目前用于维护电子文件与电子档案真实性、安全性的技术主要有以下几种，即加密技术、鉴署技术、消息认证、身份验证、 防火墙、防写措施等。电子文档不同于纸质载体形成的文档，其信息安全性更应受到人们的重视。国外的电子管理者在这方面有 一套严密的管理制度，我们可以借鉴国外的管理经验，根据网络 安全问题上的经验和教训，制定更加切合实际的电子文档管理办法，以免走弯路。从电子文件的特点来看，安全管理文档要重点解决电子文档的非法访问、拷贝和对电子文档的篡改、非法打印 等问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如通过对文件设置人口密码、口令、注册登录等措施来 控制非法用户的访问，通过提供特殊服务器来控制用户对文件的 拷贝、下载、打印等。
二、现阶段电子档案的利用方式和安全利用措施
2.1 电子档案的利用方式 保管好电子档案的目的，是使电子档案能够处于可准确、完
整、可靠提供利用的状态，起到查考的作用。电子档案的利用与 纸质档案相比，显著不同是更快捷、更方便。但这些必须建立在 电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相 应的措施才能实现。对档案部门来说，利用电子档案的方法有三种。 一是用户通过档案管理部门的计算机档案信息系统，直接查询利用电子档案。二是档案管理部门向利用者提供电子档案的复制件， 所用载体应随不同利用对象分别提供。三是通过计算机网络系统 提供利用．这种方法通过点对点数据通信或互联网来实现。
2.2 加强使用权限的审核力度，记录电子档案的使用过程 电子档案的利用涉及到的人员有：档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者等；由于他们各自工作性质和责任的 不同，因而对其进行使用权限审核是非常必要的。审核应由利用 系统的决策者执行。首先要根据各种人员级别、层次进行使用权 认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当 前使用者身份的合法性及期限所作用功能的范围，并由系统自动 对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及未经使用 授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次在电子档案存 处载体的使用上，要根据电子档案内容的秘级和开放程度，来确 定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来 决定对他的授权。
2.3 注重电子档案利用过程的安全与保密工作，确保电子档 案的安全除了加强使用权限的审核力度之外，还需要加强电子档案使 用过程中的安全保密工作。首先，利用方法应视用户的情况而定， 不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。其次，依据电子 档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制的方式提供利用，对于提供利用的复制件制作，必须在有效控制下进行。同时，采用通信传输或直接利 用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密 钥进行定期或不定期更换。最后，利用系统应有较强的容错能力， 避免由于误操作而带来不可挽回的损失。
三、结束语
总而言之，随着信息技术的发展，电子档案管理成为了常态。 而在此过程中，电子档案易删除、易丢失的情况，使得相关的企 业必须要加强对电子档案的保管和利用工作，这在企业或者事业 单位的发展过程起到十分重要的作用，因此该工作需要引起领导 的重视，同时为了促进电子档案的安全，要规范电子档案的使用 流程，提高电子档案的管理效率。另外，为了适应新形势下电子 档案保管和利用工作的需求，还要利用现代化的技术，对电子档 案进行加密处理，对电子档案的使用人员加大考核力度，确保电 子档案的使用安全，最终达到电子档案管保管和利用的根本目标。
参考文献：
[1] 宋玲玲 . 谈电子档案的保管与利用 [J]. 黑龙江科技信 息 ,2017(08).
[2] 徐学莉 . 如何做好电子档案管理风险防范工作 [J]. 赤子 ( 上中旬 ),2017(04).
论文作者:张静
论文发表刊物:《大众科学》2017年10期
论文发表时间:2018/4/19
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