摘要：会议是企业管理过程中进行问题沟通和解决的重要途径，在企业发展中发挥着重要的作用。做好企业会议管理工作，有助于企业高效的解决问题，能够帮助企业领导作出准确的决策。本文首先分析了现代企业会议管理工作中常见的问题，并提出了几点关于做好企业会议管理的措施。
关键词：新时期；企业会议管理；措施
1引言
会议的目的是通过与会者之间的交流和探讨，就某个问题或某件事情集思广益、达成共识，最终确定行动目标和行动计划的过程。企业通过加强会议管理，提高会议质量，有助于提高企业的整体工作效率，并且使企业目标快速高效的完成。然而，在现实中的许多会议中往往由于管理组织不善，造成会前准备不充分、会议管理缺乏规范性和科学性，最终影响整个企业会议的质量，不但问题没有得到很好的解决，还降低了企业的管理和工作效率，影响了各项工作和业务的正常开展。根据这些现象，本文探究了如何有效进行会议管理，提高会议质量和效率，使会议管理为企业的发展提供支持。
2新时期对会议管理的内在要求分析
2.1会议全过程管理维护会议利益手段的多样性
会议全过程管理是调整会议效率手段主要的手段之一，对于会议利益的维护作用更加明显。当前我国的会议全过程管理主导力量不明确，在会议全过程管理中带有明显的外力干涉痕迹，同时由于当前会议管理体制的差异性，我国的会议全过程管理更多的要承担决策任务，并注重对于会议过程的调整。因此会议全过程管理在强化会议中的调整手段具有多样性，其调整有益于会议内部管理的调整方式完善，充分提升会议效率和质量。
2.2会议全过程管理整合功能的独特性
会议全过程管理工作是一个统一的整体，其内部不同组成部位之间存在着密切的关联，在会议全过程管理的范畴下，会议的整体性表现在其动态性上，因此会议全过程管理在会议中具有独特的整合功能。在会议中，冲突的发生是不可避免的，利益冲突在一定程度上削弱了会议管理的整体性，会议全过程管理的利益整合作用可以消解会议活动中的利益冲突，形成整体性的会议力量，从而创造最大的会议利益。再者，会议全过程管理在会议中的作用日趋复杂化，会议全过程管理的作用主体是会议视野中的自然人，而在会议中，人是具有两面性的主体，尤其是在利益面前，人类会忽视公共利益而逃避自身的责任，并且在会议中更加容易出现两极分化，因此会议全过程管理要发挥其整合作用对于整个会议都至关重要，同时其整合功能的发挥也并非易事。会议全过程管理的整合性体现在对于会议各种利益的协调，均衡存在着利益冲突的双方，从而维护会议的正常运行，保证大多数人的会议利益和会议人格。
3现代企业会议管理工作中的常见问题
3.1会前准备不充分
现代企业会议管理效率不高的一个重要原因就是会前准备不充分，主要表现在：第一，会议目标不明确。很多企业的会议组织者往往在对会议目标不明确的情况下就贸然开会，或者会议目标空洞抽象，甚至与会者只是被通知开会而不知晓开会内容和目的，这就会严重浪费时间，达不到应有的效果。第二，会议时间安排不恰当。对于企业来说，可能会出现领导临时决定开会，会议管理者就要马上组织会议，对整个会议的流程、时间安排等都没有很好的规划，然而这时候与会人员可能工作繁忙，这样就很难将心思全部投入到会议当中，影响会议效果；还有部分企业无计划会议、临时会议太多，这时候与会人员更是无心会议，再加上会议主持人如果缺乏时间观念，更是会大大降低会议效率。第三，会议议题不适当。有些会议组织者为了节省时间，往往会将多个问题放在同一个会议上来让大家讨论，会议议题过多导致开会时间过长，与会者精力不足同样会降低开会效率；还有的会议组织者在安排会议议题顺序时不合理，没有按照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序安排议题，导致整个会议流程混乱，不但没有达到节约时间的目的，反而降低了议题讨论的质量，最终影响整个会议的效果。
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3.2会议管理缺乏科学性和规范性
首先，由于企业组织结构较为复杂，业务条线也比较繁多，不同条线之间的会议冲突或重复。一旦管理缺乏规范性和科学性，就可能由于会议安排不合理很可能造成不同条线之间的会议冲突。其次，目前企业在会议管理方面欠缺规范的另一个主要表现就是各类会议陪会现象较为严重，企业有些会议要求相关部门必须派人参加，但有些部门派出的参会者又与会议不相关，影响会议的质量和会后的信息传达。另外，会议时间过长。部分企业会议参与者在发言时不能很好的控制时间，发言内容则也多是理论套话，占据了大部分会议时间，造成会议整体时间过长，甚至一些大中型会议可能会开一天，不仅浪费了时间和大量企业成本，还起不到应有的效果。
4提高企业会议管理工作质量的措施
4.1提高会议管理工作的规范性加强企业会议管理的一条重要途径就是提高会议管理的规范性和科学性。首先，明确会议目的。企业管理者和会议组织者要正确认识到会议的价值，明确会议目的，在会前确立合理的讨论议案，使与会者更好地把握会议的主旨。其次，确定会议议题。在明确会议目的的基础上确立会议议题，议题数量要适中，并且各项议题之间要保持有机联系，防止由于议题过多造成会议混乱和时间过长而影响会议效率；另外，必须严格按照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的原则安排议题的讨论顺序和所需的时间。然后，制定合理的会议议程，明确参与会议的人员和人数，根据实际情况安排恰当的会议的时间和地点。
4.2掌握议事进度
主要通过语言方式和非语言方式进行控制掌握议事进度,议事进度对一次会议的成功可谓至关重要,进度控制得当,参会者跟着进度一步一步逐项达成会议目的。
4.3合理安排、制定会议计划
召开会议的时候，一般都由特定的会议管理工作者合理制定会议的议程，根据时间根据人员来安排会议的内容。控制节奏，把握进度，合理占用时间发挥好会议组织的作用，使每一个环节都能适当占用适当的时间取得合理的效果，确保会议的内容得到有效的解决。
4.4违规现象一旦出现进行处罚，起到惩戒的效果
针对监控中出现的种种违反制度规定的行为，进行一定的处罚，根据行为的严重程度进行不同程度的处罚。迟到或会议准备不充分这样的低级错误要进行较为严重的处罚，比如绩效扣分或一定程度的金额扣罚。另外对于不积极参与的人员，或者被查到没有做好准备工作的工作人员进行处罚，处罚方案参照公司规定。在这个过程中，纪检部门做好监督的工作。
4.5提高会议的组织能力和会议服务水平
提高会议的组织能力和服务水平的关键在于组织者及其相关的人员。会议前对会议的内容要清晰，准备要充足，要能把握住进度和节奏，把握住会议进行的方式。比如，会议以一种什么样的方式进行：展示PPT，抛出问题群策群力找到解决方案。会议需要的文件要及时准备。会议进行时，及时与会议人员做好沟通，记录相关事宜。会议后，对会议产生的文件等进行整理，以备不时之需。
5小结
综上，会议管理作为企业管理的重要组成部分，在帮助企业管理者制定发展规划、提高企业整体工作效率中发挥着重要作用。因此，企业会议组织管理人员必须改进当前会议管理中存在的准备不充分、会议管理不科学等问题，并采取积极有效的措施增强企业会议管理工作的规范性和科学性，加强会议信息沟通，进而提高企业会议的质量和效率，使会议管理更好地促进企业的发展。
参考文献
[1]李全中.浅谈改革会议会议管理的措施[J].中国管理，2014（3）.
[2]韦小柏.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业，2014（20）：149-150.
论文作者:赵丽凌
论文发表刊物:《电力设备》2019年第2期
论文发表时间:2019/6/3
标签：会议论文; 企业论文; 时间论文; 全过程论文; 议题论文; 目的论文; 规范性论文; 《电力设备》2019年第2期论文;