“档案泛化”论驳议，本文主要内容关键词为：档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，我国档案界相继出现了几种拓宽档案概念外延的意见，最典型者有三：
其一，是何嘉荪先生主张的“提前归档”说，该说从运动阶段入手，把现行文件转化为档案的入口无限制地“提前”，“有文必档”，乃至“把全部现行文件都宣布为档案”。（注：何嘉荪《“文档一体化”路在何方？》，《档案学通讯》1996年第6期。）其二， 是从国外引进的“口述档案”说，该说从“填补空白”入手，把“事后追忆”的“口述史”和“口头传说”的录音或文字记录，混同于历史上“直接”、“同步”形成的原始记录。（注：傅华《国外口述档案工作概述》，《上海档案工作》1993年3期。）其三， 是以霍振礼先生为代表的“实物档案”说，该说从信息材料的种类入手，把非文献类的“一般自然实物”和“社会产品实物”，也归入了“可以转化为档案实物”的行列。（注：霍振礼《实物档案的崛起与档案定义的表述》，《档案学通讯》1993年5期。）以上三说，就是本文所要探讨的“档案泛化”论。
一、“泛化”论与“两个一体化”的发展趋势相悖
“两个一体化”即“文件与档案管理一体化”（以下简称“文档一体化”）和“文献信息管理一体化”（即通常所谓“图、情、档一体化”）的发展趋势，乃是机关（含企业事业单位，下同）档案工作的“现行化”和整个档案工作的“信息化”，而决不是以档案工作取代相关工作，以档案机构取代相关机构。
1.为什么“提前归档”说有悖于“文档一体化”的大趋势呢？
笔者认为，“文档一体化”的重点，应该是现行文件与半现行文件（档案室档案）的统一管理。这种“统一”，不是把现行文件“统一”成档案，而应该是更加注意发挥半现行文件为现实的生产、经营、管理、科研等各项职能活动服务的作用，即类同于现行文件的作用。这就是机关档案工作“现行化”的趋势。
有鉴于此，那就非但不能“把‘收发文登记’宣布为‘归档’”，而是可以考虑延伸文件的前档案阶段，把“进馆”作为文件转化为档案的标志。档案室档案可改称半现行文件。档案概念外延不是应该“扩大”，而是应该“缩小”。
为什么可以把档案室档案改称半现行文件呢？因为它们所具有的，仍然主要是与现行文件相类似的“对于原机构的原始价值”，即第一价值。其作用范围、作用性质与现行文件比较接近，而根本不同于档案馆档案。它们还没有转化为严格意义上的“历史记录”，而是处于待命备用的“休眠”状态，并随时可能经“激活”而苏醒，从而为现实的生产、经营、工作活动效命疆场。半现行文件的类现行性、可激活性和一定程度的内向性，（注：黄存勋《企业文件的生命周期与企业档案编研工作》，《中国图书情报工作文库》，中央编译出版社1996年第1版。 ）就是机关档案工作“现行化”的内在根据。
在电子文件的网络化管理系统中，已经开始了网上采集的形式，出现了文书处理或文件办理与“归档”过程同步进行的现象。怎么理解这个现象呢？笔者认为，可以从两个方面加以解释：
其一，在网络化的办公自动化系统中，文件已经从手工运作的单向流动向网上的多向运动转变。同步“归档”，既可看作是机关档案室（半现行文件管理机构）对现行文件管理的监控与提前介入，也可视为同一文件的多个“克隆”文本同时运动于不同阶段。文件生命周期理论可以而且应该对此作出理论阐释。
其二，文件的“现行”与“半现行”两个阶段的交叉或部分叠合或同步运动，恰好证明这两个阶段十分紧密，甚至密不可分的关系，证明文件的前档案阶段延伸至“进馆”前的合理性，证明“归档”已不宜再作为文件转化为档案的标志。“归档”可以改称“归卷”了。
2.为什么“口述档案”说和“实物档案”说有悖于“文献信息管理一体化”的大趋势呢？
笔者认为，“文献信息管理一体化”，档案工作的“信息化”，乃是国家信息化、社会信息化的重要内容之一。在网络化、一体化的国家信息系统中，在全球性的互联网络、信息系统中，各级各类文档一体化信息系统，只可能成为相应的“文献信息管理一体化”系统的子系统，成为相应内部网、局域网和国际互联网的子系统；而绝没有将档案信息系统无限膨胀为包罗万象，全面取代各信息子系统的社会信息总汇与中心的可能性。“口述档案”说和“实物档案”说的问题之一，就在于企图越俎代庖，将相关机构的职能一并囊括在档案机构之下。
二、“泛化”论与各相关学科已达成的共识相悖
文献信息科学、历史科学与管理科学的诸多相关学科，在信息材料（信息源、情报源、信息载体、参考材料、史书等）的分类问题上，事实上早已大体达成了共识。其分类体系大体如下图。
从框图可知，信息材料可分为文献、实物和人脑中的记忆三大类，档案仅是文献这个大类之下的三级类之一，它不同于现行文件，不同于非原始性文献（含一般出版物与其它参考文献），不同于非文献类的实物，也不同于人脑中的记忆及其转化形态。
什么是文献呢？简言之，文献即记录性材料。所谓记录性，系指以文字、（其他）符号、图形和光、电、磁信号（含数字信号和音频、视频信号等）存贮和表达信息，即记录信息的特性。
文献又有原始性与非原始性之别，原始性文献即广义的文件即原始记录（records）， 泛指一切组织和个人在办理公私事务过程中直接形成的记录和传递信息的工具。所谓“直接形成”，是指文件的形成过程与当事人、办事过程和文件自身工具功能的实现密不可分地联系在一起。档案只是处于特定运动阶段的文件，是一部分前档案阶段文件的归宿。
什么是狭义的实物呢？简言之，狭义的实物特指非文献类实物，即不具记录性的材料。非文献类实物又包括两类：一是自然界的实物，如岩芯、化石、动植物标本和农产品等。二是经人类加工或制作的实物，如工业与手工业产品、工艺品和实物类文物（文献类文物则应归属于文献）等。这些实物的价值，主要通过构成这些实物的物质材料本身来实现，来承担。它所包含的信息，也只有通过观察、测试或解析物质实体去了解，通过物理、化学、生物等诸方面性状来表达。漠视非文献类实物不具有记录性这一重要特征，把“原始记录性”硬贴于其上，是“实物档案”说在认识上的一个误区。
事实上，文献记录信息与非文献类实物存贮信息的方式，存在明显差别。例如，记录的信息比较容易转移，因为只需复制文字、符号、图形与信号等。而实物存贮的信息则与其附着的物质实体密不可分，一旦实体改变，信息的内容也就发生相应的变异。要转移实物存贮的信息，就只有把它们转化为记录信息，存贮于文献之中。
确有必要时，档案馆（室）当然可以少量收藏一些与馆（室）藏档案有关的标记与样品等实物，这样作的理由与我们可以少量收藏一些必要的参考文献相类似。但由于这些实物不具备记录性，不是文献，更不能称为“原始记录”，因而不是档案。至于确有保存价值的印章、旗帜等，可视为特殊载体档案，不应称为“实物档案”。
人脑中的记忆，可以转化为口碑（通过口头话语传播和保存）和民俗（通过行为与习俗表现）；也可以转化为文献，例如非洲和美洲一些国家调查口述史和口头传说的文字或录音记录，我国的回忆录和民族调查、历史调查的笔录或录音等。
一些论者所称的“口述档案”，便是指上述由人脑中的记忆转化而来的文献。此种说法，最早出现在非洲和美洲一些早期历史文献保存较少的国度，其原因是可以理解的。因为人们把这些由记忆转化而来的记录，视为非常稀缺、十分珍贵的历史档案的必要的补充和难得的替代品。后来，此种说法便逐渐传播开来。
笔者认为，“口述档案”说之所以不能成立，就在于它混淆了原始的历史记录与事后追忆的历史记录之间截然分明的界限。口述话语的记录具有两重性。针对这些话语所记述的历史过程而言，该记录并不具有原始性，绝不能将其视为历史档案。仅就口述史的调查活动，回忆录的写作与出版活动而言，这些口述记录方可视为现在进行的调查、写作与出版活动的“档案”。其含义与文稿档案、书稿档案等一批特殊门类档案相类似。正象不能把当代历史著述的手稿视为历史档案一样，我们也不能把口述记录称作历史档案。而“口述档案”论者却正是在记述历史活动过程的意义上称其为“档案”的，因而是难以立足的。
综上所述，“档案泛化”论试图打破现存的分类体系，以使档案概念的外延全面覆盖其他类型的信息材料，显然很难与相关学科业已达成的共识相兼容，仅仅是一种自拉自唱而已。
三、“泛化”论可能给档案工作实践带来混乱
“档案泛化”论在理论上的误区，与人们对档案与相关事物关系的正确认识相悖谬，使档案概念的外延变得难以把握，极有可能在档案工作实践中，尤其是在确定馆（室）藏档案收集和管理范围方面带来混乱，因而是不足取的。
那么，什么是恰当的档案概念呢？简略地讲，档案就是保存备查的原始记录，是办理完毕、仍有价值并集中保存的文件，是处于特定阶段（笔者认为应是永久保存阶段）的文件。
在这里，特别需要注意“保存备查的原始记录”这句话。这句话揭示了档案的本质属性，该属性所分解成的记录性、原始性和历史性，正可把档案与相关事物明显区别开来。这句话还全面展示了文件与档案形成和转化过程中两方面特征的对立统一：“原始记录性”揭示了现行文件伴随着社会活动过程自然形成的规律；“保存备查性”则从另一个角度揭示了人们有意识地积累和保存档案的过程。