摘要：随着我国现代化社会经济的不断发展，信息技术也被广泛的运用于各个行业，现代社会是一个数字化的信息时代，在现代社会中，无论是生活和工作都离不开信息技术。随着信息技术的广泛运用，信息的收集和归档管理也变得日益重要，在当今信息数字化的时代，做好电子文件的归档管理工作尤显重要，不仅可以促进自身工作生活有条不紊的开展，还可以促进现代化社会经济的不断发展。
关键词：数字时代；子文件；归档
一、数字时代的电子文件归档
（一）电子文件的特征。
现代化的信息储存，是将文件运用信息技术以数字的形式进行收集和处理，然后统一储存在光盘等一些载体上，并且通过诸如计算机的电子设备在网络上存储，读取，处理和传输。在国家档案馆编辑的“电子文档存档和电子档案管理简介”中，电子文件的信息可以通过光盘或其他载体进行有效的识别和处理，并且可以通过互联网传输数字代码的顺序。
1.必须依靠现代办公设备。在现代化数字信息时代的电子文件必须以电子信息文件的方式进行处理和储存，同时必须依靠计算机的内部系统进行有效的运行。
2.操作性强，信息处理方便。电子信息文件在日常的收集，处理以及使用的过程中不受时间和空间条件的限制，可以及时的进行处理和更改。
3.信息在其存储的环境中很高。由于电子文件是通过光盘等载体进行处理和储存的，因此对储存的条件要求非常高，由于电子类产品的特殊性，在长时间的保存过程中，难免受到环境的影响，从而使载体发生氧化和劣化，因此需要对储存的载体的材料进行严格的处理，需要极高的抗磁性能。
（二）数字时代的电子文件归档。
数字时代的到来使电子文档从零开始，已成为所有单位日常工作中不可或缺的一部分。电子文件的存档是将文件从计算机或网络存储介质复制或刻录到可移动磁性或光学介质以进行长期存储的过程。对于文档存档，首先要识别和选择。为了识别存档的价值，应该不断改进具有保存值的电子文件，并寻求更好的存储解决方案。电子文档的载体稳定性差，易受攻击，因此归档方法的选择至关重要，它要求载体材料太硬并且需要多个备用盘，因为如果载体材料太差，则会影响到电子文件信息的有效运用和处理，无法正确的读取有效信息。同时也会因为经过多次的备份存档，给电子归档工作增加一定的工作量。
对于电子文档，一种简单而安全的方法是使用网络切换归档和使用CD存储。电子文档归档网络电缆可以通过信息管理网络在各个业务管理组织和档案部门中打开，并且可以建立连接到信息管理网络的归档专用子系统，具有保存值和非互联网访问权限的电子文件可以通过系统传输到文件中。部门和档案部门在与其他有关部门协商后，对文件格式等方面提出了具体要求。
二、数字时代电子文件归档中的问题
（一）电子文件信息容易被修改和盗取。
在现代化的信息时代，电子文档以多种方式取代了以前的文本资料。它由起草人直接写在磁盘上，经过修改处理后直接储存在办公信息系统内，由文件信息管理人员和技术人员共享，由于缺乏一定的保密性，电子文件信息容易被修改和盗取，同时被改动后的文件难以进行修复。不同的人可以在不同的时间和地点获得相同的文件。因此，对原件的识别是一项非常困难的任务。
（二）电子文件信息需要不断维护更新。
随着技术的创新，计算机系统不断更新，电子文件的存档通常需要对载体进行更改，并且很难长期存储。在数字时代，信息正在爆炸，技术循环不断缩短。电子文件的存储和应用必须适应不断变化和变化的计算机系统。为了确保电子文件的存储和可读性，通常需要转换自己的结构和格式。同时，电子文件不再存储在固定的载体上，并且它们的原创性是不可识别的，并且人们可以以不同的方式输出。电子文件对保存和维护有很高的要求，它需要适合磁性和光学介质的存储环境，甚至温度和湿度的控制必须满足一定的要求。因此，需要在一段时间后进行复制并更换运营商。
（三）在数字化时代，电子文件信息缺乏一定的安全性。
1.由于电子文档易于复制，修改和不留痕迹，因此在传输过程中可能会发生信息泄露。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.在日常工作中，由于部门不同，所运用的信息和储存的文件也不相同，在进行系统的更新中，文件的可读性会有一定的限制，无法确保在工作中的正常使用，同时由于计算机系统的不断升级更新，会在一定程度上造成电子文件的不完整性。
3.网络的普及和由此产生的互联网病毒对电子文件的安全性构成潜在威胁。计算机病毒可以侵入计算机和计算机系统，通过各种渠道复制和感染其他程序，例如复制，传输和运行程序，窃取，篡改或破坏计算机中的软件和信息以及销毁电子文件的存储数据，导致信息泄露并导致某些信息丢失。
4.在电子文件信息日常的处理和储存中，缺乏一定的规范化管理。处理和储存工作不规范，会导致电子信息归档的不完整性，造成信息的丢失，会使文件产生一定的缺陷性。
三、电子文件归档管理的对策
（一）高标准严要求，走安全立档之路。
坚持“安全”工作理念，全面加强电子文件的安全保护。这是信息时代档案管理的基础工作，是档案业“建设”的基础，在进行电子文件的处理和归档中，应该建立健全相关的规范制度进行有效合理化的管理和规划，确保电子信息的安全和稳定性，避免在日常的工作和生活中信息的泄漏，这会在一定程度上造成不必要的麻烦。
（二）建立统一标准，走规范兴档之路。
严格遵循“电子文件归档管理规定”，实施标准化建设，建立统一的数据采集系统，主要包括电子文件管理，电子文件归档，档案信息资源的使用和存储。电子文档作为一种新型文档和档案，各有特色。管理中有许多新情况，要根据电子文档的特殊需要，突破原有的管理模式，制定相应的管理标准。如电子文件命名标准，注册标准，收集标准，归档标准，识别标准，保护标准，安全标准等，促进电子文档的管理向标准化，规范化，科学化的轨道发展。
（三）加强培训教育，走科学强档之路。
人是业务的基础，人才是成功实施文件信息化工作的关键。要实现档案的信息化和数字化，必须加强培训，提高档案管理人员的综合素质，着力建设信息技术档案队伍，档案管理知识，严格遵守行业规范，同时应加强对信息技术人才的不断引进和培养，增加电子文件信息在归档处理过程中的科学技术含量。
（四）务必超前介入，走全程监管之路。
为了确保电子文档存档的质量要求和技术要求，有必要介入并监督和控制电子文档的整个过程。文档工作者，文件管理员和网络服务提供者必须直接参与电子文档管理系统的开发和演示，并实现电子文档操作与办公自动化和文件管理系统数据的无缝集成。文件编制之初的设计管理过程，文件编制到最终归档的总体规划，按照统一规范和标准实施全面监督和维护，文件流程和工作流程的有机整合，以及电子文件的持续管理。
（五）明确工作职责，走文档一体之路。
从编队到归档的电子文件涉及多个部门，因此必须建立一个综合的文件管理模型。生成电子文档的文档部门，档案部门和网络服务必须明确界定其职责，相互合作，密切合作。档案部门应参与电子文档生成，操作，归档和管理的全过程，文件管理人员应及时对电子文件进行排序和整理；收集文件生成软件，进行设备环境和相关数据注册工作；两种形式的纸张和“电子”同时存档。这样，不仅保证电子档案馆“长效”的便利性，还避免了“短暂”的不稳定性，补充了纸质档案的优势，并解决了档案文件的凭证和基础。该角色确保其法律效力，提高档案使用效率，也为资源共享奠定了良好基础。
结束语
随着信息化技术的快速发展，电子档案的存档对企业的生存至关重要。电子档案将在企业和机构中发挥越来越重要的作用，它是办公自动化到工程管理的自然延伸。是现代企业管理中，提高效率的重要手段，我们的档案工作者应该抓住机遇，适应这种技术发展趋势，共同促进和提高电子档案在企业管理中的地位和作用，为现代化企业管理做出贡献。
参考文献：
[1]张正强.电子文件管理元数据的语义描述[J].上海档案，2014；（02）。
[2]张国庆.网络环境下电子文件归档.管理及特点[J].治黄科技信息，2013。
论文作者:胡容妃
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/19
标签：文件论文; 电子论文; 信息论文; 档案论文; 电子文档论文; 载体论文; 数字论文; 《基层建设》2018年第31期论文;