面向用户需求的电子文件管理与利用策略研究
林 林 黄 笑
摘 要 电子文件的管理和利用面临着向用户需求演化的挑战，为做好电子文件信息服务与科学管理，结合用户获取信息的关注点，分析电子文件需求具有增长性、递进性和规律性的特点，并从用户需求角度出发，针对电子文件的文件类型、内容信息、信息服务，提出电子文件管理与利用策略。
关键词 电子文件 管理 利用 用户需求 策略
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、音频、视频等不同形式的记录载体。电子文件包括数字化文件、数据（库）文件、网页文件、音频视频文件等类型，以实现教育、学习功能为主要目标的电子文件开发利用成为各国档案馆服务的重要组成部分。Web2.0 时代，互联网作为电子文件的公众信息服务平台之一，已发挥越来越重要的作用[1]10。发达国家的电子文件利用注重类型多样和服务导向，对电子文件的利用服务呈现出多元化特点。为顺应这一发展趋势，我国电子文件的管理应以文件价值为基础、以用户需求为导向、以高新技术为平台，从面向用户的电子文件需求特点出发，探析电子文件管理与利用策略，推动电子文件的管理和利用开发。
一、面向用户的电子文件需求特点
面向用户开展电子文件管理，不仅是科学管理电子文件，还要关注档案利用者如何获取和利用电子文件，档案呈现的方式会影响档案利用者对档案利用的实际效果，所以面向用户的需求需要关注档案利用的信息情景及档案利用者的心理因素。近年来，电子文件发展迅速，在线利用成为重要方式，从用户的角度出发，电子文件需求呈现以下特点。
1.电子文件需求的增长性。电子文件需求的增长性体现在用户对电子文件的需求及电子文件自身增长两个方面。其一，生产、生活成本降低是需求膨胀的重要原因，以最小的付出换得的“更多与更快”[2]4。用户会选择最简便的方式获取信息，“最省力法则”是用户信息行为的重要影响因素，电子文件比纸质文件更容易检索和获取，电子文件需求总量膨胀。电子文件需求膨胀还体现在检索习惯上，用户通过电子文件获得了所需要的信息，随着使用次数的累积，通过电子文件获取信息会成为更加便捷和重要的渠道。其二，电子文件最终会成为自动化办公和信息社会的文件主体，随着我国数字档案共享战略推进，电子文件利用也有着现代信息化优势，多方面的因素会促进对电子文件需求的增长。
2.电子文件需求的递进性。用户对电子文件的需求是一项逐渐深入的过程，电子文件需求的性质是会发生转变的，需求具有基本需求和高级需求之分，而高级与基本两者之间的关系是相对的。早期的档案管理和利用是依托档案机构实体，提供纸质服务，随着电子文件的出现，改变了档案管理和服务的方式，早期的纸质开放相对于档案的封闭式管理是一种高级需求，然而网络出现以后，快捷获取电子文件已经转化为一种基本的利用需求。随着电子文件的发展，单纯的网络获取也会成为一种低等级的需求，无法满足用户对档案信息的利用需求，深层次的档案信息服务会成为相对的高级需求，电子文件的管理和利用也要以变革来面对用户需求的发展，寻找新的突破。所以电子文件需求除了在量上增加外，在电子文件获取方式和内容方面也会有新的发展。
单轴抗压强度试验在微机控制电子式万能试验机上进行，将试样放置在试验机的承压板中心，然后反复调整底部的圆盘至平衡状态[17-19 ]。按 0.01 mm/min 的位移速度施加轴向应力，加载至试件变形破坏。记录破坏载荷，按照公式(5)计算抗压强度。强度计算公式：
3.电子文件利用的规律性。尽管档案用户的信息需求互不相同，但是电子文件利用并不是无规律可循，从信息需求产生到信息获取行为是一个无限循环的过程。首先，用户感知自己的信息需要，信息是用来消除问题的不确定性，面临信息需求的困境，用户会寻求不同类型信息，当用户认为所需的档案是解决问题的确定性方式时，会通过各种方式获取档案信息资源。然后，用户采取了信息获取行为之后，一方面，已获取的档案信息引发新的思考，会催生新的信息需求；另一方面，通过寻找之后，用户没有获得所期望档案信息，用户会求诸于其他获取途径，或者寻找其他类型的信息。最后，经过尝试和思考，用户会展开第二次的档案信息需求思考和获取行为，从而进入下一阶段的循环。从电子文件利用的规律性角度，电子文件的管理和利用不再是简单地提供有证据效力的档案文件，而是电子文件的管理和利用必须知识化、精细化、智能化。档案工作者不能等待用户发现自身的信息需要，而是启发式地提供信息帮助，主动展示档案的价值。
二、电子文件管理与利用策略
（2）全文获取途径。全文数据库指的是集检索与文献全文提供于一体的网络性数据资源集合体，建立全文数据库既避免了人工查阅文献书目的繁琐，又简便了阅读文献的方式，便于为读者提供直接在线全文阅读的服务[6]171。我国原则上对电子文件进行集中式管理，然而又设立了多层次的专业档案机构或部门，电子文件资源呈现分散性的特点。建立电子文件全文数据库，能对电子文件进行综合整理，系统组织，减少用户在不同平台搜集文件的时间和精力。同时，专业的检索系统能提供多途径检索，可以适当调整检索策略，满足用户不同的文献需求。我国不同级别部门建设有所辖区域内的电子文件中心，然而由于缺乏统一标准，各部门之间缺乏协调，电子文件系统自建与外购共存，信息孤岛现象成为我国电子文件统一管理的障碍。我国对电子文件的管理，可以建设电子文件管理系统之间互联互通的共享渠道，降低电子文件交换的成本。
为了规范招投标行为、净化招投标环境，必须贯彻预防为主的方针，加强招标廉政风险防范机制建设。思想是行动的先导，高校营造良好的政治氛围、宽松的学术氛围、和谐的人文氛围和风清气正的廉洁氛围，需要领导干部带头坚定理想信念，提高党性觉悟，严格要求自己和身边的人，确保实现不敢腐的目标，强化不能腐、不想腐。作为高校管理资产的部门更应该要加强廉洁教育，杜绝贪污腐败事件的发生，要坚持对各级领导干部和与招标采购工作有关人员进行廉洁从业和反腐倡廉警示教育，加强审计、监察、财务等的监督，有效降低廉洁风险。
（2）社交媒体文件。社交媒体是利用网络平台，交流和传播信息的工具，类型包括现在的微信、微博、论坛、百科等等，信息交流工具更新换代周期短，未来还可能出现使用频繁的社交工具，社交媒体自产生开始，强势进入大众生活。
为了研究活性成分含量与抗氧化活性之间是否存在量效关系，根据含量及IC50值计算了各指标间相关系数，总多酚、总黄酮含量分别对DPPH·和羟基自由基的相关系数分别为0.799和0.648，证明总多酚、总黄酮含量分别对 DPPH·清除能力和羟基自由基清除能力有正相关性。
基于社交媒体的功能来看，社交媒体不仅仅是信息交流的平台，而且人们在社交平台上产生经济活动、社会活动的记录，在特殊情况下，也会成为社会纠纷中的评判依据。从社会记忆的角度，档案记忆客观上要求档案所反映的是人类生活方方面面的记录。社会记忆强调社会活动记录的群体性，通过社交媒体的零散记录，呈现了人类活动的某个片段。政府利用社交媒体发布政务信息和政府的其他政务文件一样，是履行职能的记录。政务微博的内容一般包含有政府工作动态、相关资讯、本地区的新闻报道等等，这些都体现了社交媒体的亲民性，成为政府政务活动的重要平台。
2.内容信息数据化。
社交媒体文件作为电子文件的一种，其归档问题也成为档案界的关注点。国外有众多国家已经开展了社交媒体文件归档的实践，比如，2010 年美国国家图书馆开始对Twitter 存档，澳大利亚国家图书馆开始对博客网页进行选择性地归档汇总，随后英国和加拿大也采取措施或者实施项目，对社交媒体文件进行归档[5]47。我国对这类电子文件的管理还在探索阶段，如何评判不同社交媒体平台的价值，建立相应的归档制度还有待于进一步研究。
预习是教学中重要的一环，是提高学生自主学习能力的有效途径，而如果只给学生课本，让学生预习，学生将感到无从下手。教师可以根据教学目标，为不同层次学生设计不同的预习任务，最大程度调动学生自主学习积极性。
（1）准而全的著录。准确全面的著录是电子文件利用的基础性工作，对文献检索，与其他信息的互联互通有至关重要的作用。为适应电子文件的管理和利用要求，档案著录需用词准确、内容揭示全面。我国目前使用的《DA/T18-1999 档案著录规则》也有可改进的部分，可增加电子文件著录的内容特征、来源、背景等，为适应用户检索的易操作性，应该增加著录项目，关键词、目录、主题等多个检索途径，提供检索的条件设置，如时间和来源设置。
1.电子文件类型多样化。
（1）政府网站文件。2017 年第三季度全国政府网站抽查结果显示，截至2017 年9 月1 日，全国正在运行的政府网站有29431 家[3]。政府网站作为政务信息公开的平台，是体现政府职能的重要文件来源，政府网站的文献主题分为政府信息公开类、在线办事类、公众参与类三类[4]22，三种类型的主题可以纳入电子文件管理的范围，其中还包括众多与民众交流的信息内容，比如征求意见稿，反映了政府决策的形成过程，是对政府工作信息的补充。澳大利亚、加拿大、瑞典等国家于1996 年就开展了网页归档工作，我国的Web 信息博物馆项目（2002）和国家图书馆的中文网络资源收集和保存项目（2003）开展了对网页信息资源的收集，其中政府网站归档是信息收集的重点内容之一[4]21。福建省的数字档案共享建设更是建立在政务数据管理的基础上，管理好政府网站文件是电子文件管理的重要一部分。
意识形态作为马克思主义理论体系中的一个重要概念，在马克思哲学革命过程中发挥了理论中间环节的作用，构成了历史唯物主义理论大厦的柱石。
（3）主题式信息集成。政府网站和社交媒体是用户利用电子文件的主要途径，通过网络传播电子文件内容，数字信息易被其他信息覆盖，所以文献的组织方式非常关键。电子文件的利用方式众多，电子文件的利用应向内容深度化、服务精细化方向转变。电子文件本身的数字化信息为计算机切分和理解文本内容提供了可能，已经有很多比较成熟的汉语分词技术，比如邹海山提出的一种基于词典的正向最大匹配和逆向最大匹配相结合的汉语分词方案；应志伟等基于一个实际的文语转换系统，改进最大匹配算法；徐飞等提出了叠加算法切分词，算法运用提高了汉语切分的准确性以及切分速度，能部分解决分词规范、分词理解、歧义切分等问题[7]127。利用计算机技术将文本内容进行切分与理解，可以为进一步文献服务提供基础，通过主题式组织信息符合用户对数字形式文件的阅读习惯。
3.信息服务层次化。电子文件改变了传统文件检索繁杂的困境，也提高了对查阅者的素质需求，计算机水平、档案基础知识水平、知识结构都会影响用户对档案利用的程度，用户本身的素质是多层次的；不同年龄阶段、职业特征、空间位置等，用户会有不同的档案需求，用户对电子文件的需求是多层次的。不同的用户需求所对应的文献类型不同，比如证据效力大小有差异，国家机关以及其他职能部门依职权制作的公文文书优于其他书证，电子文件的类型具有多层次。转变职能、服务公众是档案机构的必然选择，档案馆或者文件中心的服务理念也从被动向主动转变。
电子文件相较于其他类型的文献具有的独特性，能够最大限度地给予真实数据。收集电子文件的边缘数据，除了电子文件本身能够提供信息外，其相关的信息收集行为也是可记录的。相关的大数据技术可以给档案事业的发展提供新的契机，在实地查阅档案，档案馆一般会要求实名登记，而通过网络查询，可通过IP确定读者的身份，网页的Cookie、日志等记录其阅读路径，用户的阅读过程都可以通过数据表现和模拟出来，为用户档案需求的挖掘提供了可靠的数据，而大数据为分析用户行为提供了科学的方法和工具。大数据一方面可以分析利用高频次的档案，找出重点需求的档案；另一方面，用户查询和阅读第一批次档案后，也可能会寻找第二批次的档案，档案资料之间就产生关联。分析用户的检索行为，电子文件信息服务就可对档案资源划分需求层次，揭示深层信息需求和潜在信息需求。基于用户信息行为数据，在电子文件利用方面，可以采取推送与推荐相结合，开展更高层次的定制服务。
当今，电子文件管理和利用不再是简单的信息畅通，而是现代档案管理与信息技术相结合的产物，面向用户需求的电子档案的管理利用已向多元化、多层次的服务型转变。档案工作者不再只是文件的“保管员”，应顺应用户需求的规律，开展有针对性、技术性、知识性的信息服务，提高电子文件管理和利用水平。
参考文献
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Research on the Strategies of Electronic Document Management and Utilization Based on Users' Needs
Lin Lin, Huang Xiao
Abstract The management and utilization of electronic documents are facing the challenge of evolving to users' needs. In order to do a good job in the information service and scientific management of electronic documents, this paper, according to the concerns of users' access to information, analyzes the characteristics of electronic documents, such as growth, progressiveness and regularity.From the perspective of users’needs, this paper puts forward the management and utilization strategies of electronic documents according to the types, contents and information services of electronic documents.
Keyword electronic document; management; utilization; users' needs; strategy
中图分类号 G273.5
文献标识码 A
收稿日期 2018-11-26
DOI： 10.16565/j.cnki.1006-7744.2019.12.13
★作者简介： 林林，福州大学图书馆研究馆员，硕士生导师，研究方向为档案管理；黄笑，福州大学图书馆，硕士研究生，研究方向为档案管理。