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高校物资采购审计监督关键点控制的内容
为了充分利用现有审计资源，提高物资采购审计监督实效，必须探寻到物资采购审计监督的关键点，抓住了关键点，审计监督才能准确有效。本文的“物资采购”指购建仪器设备等各类固定资产和单价虽未达到固定资产标准但批量购进的各种基建材料、低值易耗品。具体包括各部门每年的印刷制品、学生生活用品、医药用品、办公消耗用品（复印纸、打印纸）和基建工程以及服务性业务支出（含物业管理、电梯、空调、电力设备等各种维护保养费）等。这些内容涵盖了高校教学、后勤、科研、管理等各部门，专业性强、涉及面广。全过程的物资采购审计是指对计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节实行全面审计监督。而物资采购审计关键点的控制是指在从计划到领用的全过程跟踪审计中，找到审计控制的关键点，运用职责分工控制、审核批准控制、实物控制等多种内控方法，以点带面加以控制防范，将物资采购审计全面纳入审计范围，从而提高审计质量，提高物资采购效益。笔者在找出物资采购审计监督关键点的基础上，构思了物资采购审计流程图（如图1所示）。
加强对物资采购审计关键点的控制
（一）加强制度建设，规范采购行为
完善内控制度是做好物资采购工作的基础，建立和完善物资采购管理制度，必须坚持如下原则：一是科学性，即要科学合理制定规章制度，使每项条款都建立在客观、公正、合法的基础上，经得起推敲，符合实践规律；二是针对性，即针对采购各环节的特点及其容易出现问题的关键点，制定相对应的条款，对症下药，并坚持先审计后付款的原则，在条款中明确规定未经审计的重要物资采购项目，财务部门不得支付任何款项；三是可操作性，即在制度中明确规定物资采购程序及内部审计人员与各相关管理部门及其有关人员在物资采购过程中各自的职责和权限；四是分权分层管理，即对不同层次、不同人员的职责和权限予以明确规定，并制定相对应的激励和奖惩制度。这样，有了规范的控制制度，并注意严格推行，就能实现以制度管理人、以制度管理采购行为，有章可行，有法可依，从而规避一个人从头到尾操作，实行真正的全程控制。
图1 物资采购审计流程图
（二）加强确保物资采购各环节有效顺畅运转的组织建设
加强物资采购工作的组织建设，实现物资采购工作的科学化和规范化，能更好地适应当前的买方市场。加强物资采购工作的组织建设，应从以下几方面入手：一要建立健全物资采购内部审计组织体系，督促大型仪器设备采购实行公开招标，实行全程跟踪和全面审计监督。内审组织体系应由审计部门牵头，其他各部门共同参与，各行其政、各负其责、齐抓共管；二要在总量和结构上合理配备内审人员，组建专家型、技术型、经济型等分类型专家库，从而可以针对不同项目、性质的采购任务，随机挑选评审专家；三要规范采购人员的职业操守，加强对采购人员的职业道德教育，增强其遵纪守法意识；四要建立健全采购人员奖惩机制、动态监督考核体系和退出机制，定期抽查考核，落实奖惩，进行必要的换岗交流，对不能胜任工作的人员及时进行更换。
（三）实行全程审计监督，把握好关键控制点
由图1可知，高校物资采购主要包括申请、采购、验收、付款四个环节，涉及物资使用、采购、验收和财务等各个部门，审计的关键点是：职责是否相分离、采购是否经授权批准、验收是否由专门机构负责、付款是否有适当的被授权人批准等。对这些环节必须从事前、事中、事后审计三方面采取如下针对性措施：
1.事前审计
事前审计涵盖从采购需求的提出、专家论证、项目立项到物资管理部门确定采购的一段流程，其中主要涉及两个环节：一是采购需求环节，这一环节审计的主要内容是物资采购是否经授权批准；审计的关键点是检查“设备采购请购单”有无批准签字；可防止的错弊包括固定资产购置失控和各使用部门盲目购置固定资产；二是立项环节，这一环节主要审计项目的必要性和可行性论证；审计的关键点主要有三个：(1)内部报告控制，主要审查采购申请报告内容是否详尽，所购物资、设备的功能、型号、尺寸、大小是否注明，是否从科研、满足教学需要角度提出标准化要求；可防止的错弊是避免今后购回的设备、物资无法满足需求而造成浪费；(2)职责分工控制，主要审计设备处是否将项目汇总后报学校预算委员会审核，项目是否经过专家论证；可防止的错弊是使用部门自己书写请购报告，内容简单且无外部证据来证明其公正性、可行性和科学性；(3)预算控制，主要审查财务处的资金是否到位，审批手续是否齐全上述审计的具体运作流程是：学校各部门凡进行物资采购，都必须在项目立项前向审计部门报审，填制“固定资产采购审核表”，注明物资名称、采购理由在审计部门备案后，按先后顺序分别到设备、财务系部、校领导处审批。审计部门通过对以上关键点的控制，可以有效避免先采购后审计、无计划、无经费、先斩后奏等行为的发生。
2.事中审计
这一阶段是物资采购的核心阶段，也是物资采购审计的关键，应对采购方式和供货商的选择、采购决策、采购招标等进行全面审计监督。并根据不同的采购方式，采取符合性测试和实质性测试相结合的审计程序，找准控制的关键点，切实搞好物资采购的事中审计。
在采购方式选择中，对纳入政府集中采购范围的项目一律实行政府采购，由使用部门自行在中央政府采购网上采购，审计部门采取事后核对法，直接上网核对价格；对其中批量在20万元户以上的项目，选用公开招标法进行校内二次招标。对中央政府采购网上没有的项目，采购方式可选择网上竞价、公开招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式；审计部门采取全过程审计法，从市场调研、入围单位的筛选、公开招标等进行跟踪审计。审计中要把握好以下几个关键点：
第一，招标文件的起草。招标文件作为合同的附件，在法律上与合同一样具有同等效率，是以后投标、评标、订合同的依据。招标文件由谁来起草、有无固定模式、文件内容是否的完整等内容是审计的关键点。其中文件的起草一定要有使用部门、职能部门、专家、法律顾问共同完成。
第二，入围单位的筛选。审计的关键点主要有两个：一是如何妥善处理同类同质企业竞争问题，即招标小组确定的入围单位是否在同一起跑线上，是否将生产规模、知名度、资质等级相同的放在一起竞争，做到既充分竞争，又公平竞争。如南京审计学院在新校区工程外墙面砖采购项目中，为确保采购到质优价廉的面砖，招标前就对市场所有面砖生产企业进行了调研，首先确定同一档次的八大名牌产品，然后在名牌中选择最低价的“金舵”牌中标。“金舵”之所以能报出低价，是经销商为“做量”取得厂家支持，以零利润投标，靠厂家返点保本；企业为拓展市场，树品牌，根据学校在高校中的影响力（全国唯一一所审计专业的本科院校），给予经销商充分支持，最后三方取得了“三赢”效果；二是招标小组向所有投标人提供的信息是否都一致，所有参加竞争的投标商是否受到同等待遇。向供应商函证或电话调查就可以解决这一问题。
第三，资质审查。审计部门除要审查供货方的营业执照、资质证书、质量保证体系文件及经营业绩外，关键点是借用资质和挂靠单位问题，对这一关键点可以从三个方面予以关注：一是尽量让生产厂家投标，避免中间商和经销商，特别注意审查生产厂家的委托书原件；二是尽量让知名企业、名牌企业和诚信企业参加投标，因为这些企业是产品质量、风险防范、履行合同能力的保证，投标价能体现真正的成本；三是采取明察暗访的方式，对经销商的业绩和实力进行核查。还可以亲自到厂家进行现场调查，对投标单位的规模、生产能力、诚信度等进行进一步了解，确保那些信誉好、实力强的单位能够入围。
第四，评标专家的确定。评标专家是招标评标过程中的一个重要角色，而优秀的评标专家对评标结果以及项目的完成能起到十分重要的作用。专家的入库关应由设备处负责，审计部门主要应控制好专家出库关，即每个标段评审专家的确定。其中关键点是在开标的前一天或当天，从评标专家信息库中随机抽取专家，且严格保密，防止专家被收买。另外，评审专家的组成要尽可能做到校内、校外相结合，至少有三分之一的外聘专家。
第五，评标办法的制定。任何评标标准和方法都有一定的局限性，特别是人为主观因素往往发挥着一定作用，因此很容易引起歧义。这就要求审计部门在开标前，应充分听取各相关部门意见，认真审查评标标准和方法，其审查的关键点是根据不同物资设备的性质，选用相应的评标标准，一般分为价格标准和非价格标准。以价格标准作为评标标准，采用同等条件下最低投标价法或次低价法。以非价格标准作为评标标准，可以采取综合打分、无记名投票、低价中标等方式确定。总之，审计部门要在开标前明确评标办法并对外公布，接受投标单位的监督，坚决杜绝因不正当的人为操作而影响招标结果的情况发生。
第六，标底的保密。对于工程类项目招标，对标底的保密显得尤为重要，否则有失公平。投标单位在利益驱使下，往往无孔不入，总是设法摸清竞争对手的标底。审计部门有责任确保标底的安全完整，在选择编标单位上，必须严格控制知情范围。如南京森林公安高等专科学校在基建工程招投标中，为确保标底的保密，设定了权限范围，指定专人负责，对编标单位的选择仅限基建处长和审计处长知道，与项目有关的人员，从校领导到具体经办人员，均在开标前不知晓有关招标的任何内容，从而最大限度地防止标底泄露。
第七，开标过程的把关。在开标过程中，审计部门要严格执行公开、公平、公正原则，组织好开标工作，完全杜绝开标过程中的“暗箱”操作。因此。审计控制的关键点是实地观察开标过程，确保开标过程是在客观、公正、透明、高效环境中进行。综合评标时，各方代表不应带有任何倾向性，特别是要求有关领导不作带头发言，避免起误导作用，这需要委派有一定经验且资历较深的审计人员参加评标工作。
3.事后审计
事后审计主要包括合同的审查、验收付款、评估工作和采购信息反馈四个环节：
第一，合同的审查。它既是物资采购审计的一个环节，也是高校经济合同审计的重要内容。审计部分主要审查：合同主体资格是否合法；合同标物的数量、单价、型号是否和中标内容一致；合同的条款内容是否具体完整；合同双方的违约责任是否明确。审计的具体方法是将合同的各项条约与招标文件、评标办法及评标结果（会议纪要）进行核对，必要时请学校法律顾问审核把关。
第二，验收付款。对验收环节主要审查独立性控制和职务不相容控制情况。其关键点是要以实地观察形式确认有否相对独立的验收部门或验收小组对货物进行清点验收。对付款环节主要审查授权控制情况，付款凭单未经被授权人的批准即支付货款，可能导致付款环节失控。因此，审计控制关键点是实质性审查会计记录，即审查付款凭单是否经过适当被授权人批准、付款凭单后是否附有经财务部门审核尤误的“固定资产审核表”及其所附请购单、验收单、合同和发票。
第三，评估工作。物资采购结束后，审计部门应对采购的每一环节、每一事项进行总结评估，肯定成功经验，找出存在的不足，提出针对性和可操作性强的建议，为向决策者和使用部门反馈意见作好充分准备。其控制的关键点是要掌握第一手材料，客观公正地对物资采购项目做出准确评价。审计监督的具体方法是对所购设备的质量、所选厂家的服务等情况，向使用部门进行跟踪调查了解，可自制评价表格，让使用部门打分，并按采购项目类别建立采购档案，以全面掌握物资采购的最终状况。
第四，采购信息反馈。采购评估结果的反馈是整个物资采购审计关键点控制中的最后一个环节，信息反馈有利于各部门、各环节及时总结本次采购成功经验和存在问题，及时弥补可控的失误，并为以后的采购打好基础。因此，这一环节的控制关键点是确保信息的真实性和时效性。前者指信息的内容要真实可靠，能反映事物的原貌，不得虚构；后者是指向预算审核委员会、设备处及使用部门反馈信息要及时，让这些部门及时准确掌握信息，以便应付物资采购后续可能出现的新问题，也能及时进行总结，为以后工作打好基础。
按照构建社会主义和谐社会的要求，高校内部审计为构建和谐校园服务，认真履行审计法定职责，控制好物资采购审计的关键点是提高高校物资采购审计工作质量行之有效的方法。但由于各高校办学规模、办学经历、机构建制的不同，决定了审计切入点具有不同的时间性和阶段性。因此，物资采购审计的关键是要结合本单位物资采购的实际情况，找准物资采购的关键点进行审计监督，以有效的审计监督促进管理水平、物资采购效率和效益的全面提高。
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