摘要：随着我国社会的不断发展，机关工作所反映出的活动以及真实记录的各类档案信息已成为推动机关事业发展的助推器。作为机关工作的重要组成部分，档案管理在机关工作中的重要性也越来越高。但现阶段机关档案管理工作中仍然存在着很多问题是需要解决的。本文以机关档案管理工作中存在的意义和作用为切入点，对机关档案管理工作中存在的问题进行研究，从而提出有针对性的解决方案。
关键词：档案保存；机关档案；档案管理
对于机关而言，机关档案的管理工作较为繁琐和复杂，传统的机关档案管理方式已经不能满足当今新时代发展的需要，因此必须对机关档案管理工作进行改革和创新。机关档案管理工作为了适应新时代发展的要求，必须在管理工作上具有新思维和新方法，这就需要打破常规，不断进行尝试，坚持解放思想，与时俱进，不断开创工作新局面，从而适应新形势下机关档案管理工作的新常态、新要求，实现机关档案管理工作的创新发展，让机关档案更好地为机关各项工作服务。
1机关文书档案管理的重要性
机关文书档案管理工作是单位日常管理工作的重要组成部分，是做好其他各项工作的前提和基础，按照机关工作的闭环理论，没有规范的机关档案管理工作，机关工作的完善就缺少最后一环。在信息化网络的今天，机关文书档案工作也要紧跟时代的步伐，利用现代化的技术手段，做好文书档案的收集、整理、保管、利用，实现档案资源的高效共享。机关文书档案是机关多项工作的真实记录，可以对机关各项工作起到很好的促进和凭证作用。机关文书档案工作规范化、标准化管理是实现档案管理现代化的基础。为实现有效的档案资源高质开发利用，必须加强机关文书档案管理工作。
2档案管理工作所存在的问题
2.1对档案管理工作认识不足
在长期的发展中，机关档案工作在管理上仍然存在着管理不规范，制度落实不到位，工作缺乏连续性的现象。这些问题出现的原因存在多个方面，但最主要的就是机关管理对于档案管理的重视力度不够。有些档案管理工作人员对于档案的保存存在一定的误区，他们认为档案管理只是单位其他工作的一部分，并没有那么重要。所以，就只是对档案工作进行相应的收集和保存。很多工作人员也认为档案资料只需要他们记录一下姓名、日期，归档就好。认为工作没有任何权力，枯燥乏味。所以，很多人一提到档案工作就觉得麻烦，没有意思。放在档案室中的资料不丢失，不缺页少码就好。因此，这也就表现出，现在的档案管理工作是没有办法跟上社会发展的大节奏的。
2.2机关工作人员不稳定
档案管理工作在发展过程中，由于机关人员工作不稳定，对档案工作本身也会造成严重的影响。一是一些专职或兼职的档案人员对于工作的责任心不强，不能静下心来对档案工作做一个长远的规划。二是档案的工作人员对档案业务知识了解不透彻，很多管理人员对于这个工作岗位的知识想象得太过简单。三是对相关的管理和收集资料工作不熟悉，不能从大方面上把握档案管理的节奏。因此，造成档案管理上缺乏持续性。四是由于档案管理人员的水平参差不齐，或是档案工作人员身兼数职，档案管理者年龄较大，对档案工作的投入精力少，有些工作不能及时处理，从而严重影响了档案工作的发展。
2.3大部分档案归集整理工作不能一次到位
以社保机关和地税机关的档案归集及整理为例，虽然机关每年都会对档案进行定期整理，但是效果仍然不明显，很多时候存在事倍功半的结果。有的时候因为页码少写数字，就要重新填写，有的时候因为文件顺序不对还要重新整理。这种反反复复的情况就会造成工作的拖沓和人员的不耐烦情绪。象社保机关有时档案需要一年整理一次，存在很多开户的企业文件资料，都要进行统一归档，这样就会将工作积攒的越来越多，使得在工作过程中非常匆忙，档案管理工作就不扎实。
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3新形势下档案管理工作的思考建议
3.1树立机关档案管理工作的新思维
创新思维就是超越原有思维模式的局限，对所有方法进行重新的组合和排列，只有突破了传统思维的障碍，才能更有效地树立创新思维，从而在很大程度上提高其创新能力。机关档案管理人员为了进一步突破其思维的障碍，就需要在日常机关档案管理工作的过程中不断地转换看问题的角度，扩展其思维的视角。创新机关档案管理工作的思维需要机关档案管理人员不断地拓宽其视野，丰富知识及专业的素养，及时地熟悉和掌握机关档案管理工作的现状和发展动态，在实践中采用创新思维推动新时代机关档案管理工作中不断发展。
3.2建立机关档案管理工作的新机制
各机关要根据工作实际需要，加强机关档案管理工作，设立档案室或指定专人负责机关档案管理工作，切实把机关档案管理工作纳入本单位发展整体规划，列入工作考核检查的内容，统一部署、同步实施，还要定期听取档案部门工作汇报，及时研究并协调解决机关档案管理工作中遇到的重大问题，为机关档案管理工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。特别要加强机关档案硬件设施建设，机关档案管理硬件设施主要包括机关档案设施库房、机关档案阅览室以及机关档案陈列室。机关要加大机关档案硬件设施建设的投入，支持档案部门做好档案收集、保管和利用工作。
3.3对文书处理程序予以严格规范
机关文书的处理工作应始终保持合理、连贯、递进的程序，为此制定严格、详细的文书处理流程规范十分必要。在实际工作过程中，公文处理流程十分复杂，且环环相扣，无论哪个环节、哪个科室出现问题都会对整个机关文书处理流程产生严重影响。这就要求机关内部不同科室之间应该相互配合、协调运行，有效提升文书处理的合理性和科学性。此外，办公室主要负责文书的收发、传递、催办、批办等工作，且需要将这些工作落到实处，对文书的处理情况予以及时掌握，而不是表面的收发工作，为确保机关健康、可持续发展打下坚实基础。
3.4加强机关档案基础设施的建设
有关部门要对档案管理的价值和意义有一个全面的认识，在此基础上才能强化档案室管理建设。档案管理需要规范而标准的管理空间，另外还要配置系统化的硬件设备与软件设备，确保档案管理工作能够方便、安全、高效的展开。档案室要与办公室和阅览室区分开，配备的设施要符合国家标准，落实好防盗、防火、防潮、防高温等安全管理措施。
3.5加强机关档案信息化的建设
实现档案资料的数字化管理，将所有的档案资料数字化，实现资料数据的永久保存，实行纸质文件与电子信息共同运行的管理模式。应用软件系统完成数字化档案平台的构建，强化电子信息的归档与管理工作，建立相关的工作规范与技术方面的保障。建设机关档案的网站搜索系统，方面档案资料的查询与利用。
3.6强化机关档案安全体系的构建
机关档案室一定要完善的安全保障方面的体系，注重档案安全的教育和宣传，完善安全管理的制度和有关的应急方案，确保档案实现安全管理。完善网上信息的审查工作，对档案的分类和解密工作要严格，做好档案信息保密事项。
4结语
总而言之，在数字时代的今天，机关文书档案管理工作显得尤为重要。档案是机关以往工作的记录，对其未来发展建设具有非常重要的意义。个别机关文书档案管理工作或多或少存在一些问题，只有不断加强学习档案管理新技能，完善档案管理的主要方法，健全制度体系，档案管理工作才能逐步走向现代化和科技化。
参考文献：
［1］任丽霞．对做好机关档案管理工作的几点思考［J］．才智，2017.
［2］黄爱红．关于创新机关档案管理工作的几点思考［J］．办公室业务，2015.
［3］欧阳文兵，林红棉．制约档案公共性的政策性因素［J］．兰台世界，2014.
论文作者:帕提古力•朱马
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/26
标签：档案论文; 机关论文; 管理工作论文; 工作论文; 档案管理论文; 文书论文; 档案室论文; 《基层建设》2019年第3期论文;