魏琳
国网江西省电力公司景德镇供电公司
摘要：随着信息化技术的普及，越来越多的企业开始使用计算机来进行档案管理，这将使得电力企业的档案管理变得更加高效而且准确。文章主要分析了信息化背景下电力企业档案管理面临的挑战，提出了电力企业档案信息化管理的措施。
关键词：信息化；电力企业；档案管理
引言
在市场竞争非常激烈的大环境下，电力企业要想实现持续发展，就要在管理上进行不断地创新。但是在信息化背景下，传统的档案管理必须进行变革，以适应现今电力企业对于档案管理的需求。我国的电力企业在信息系统的建设方面落后于发达国家，所以为了使得我国的电力部门管理与控制水平均达到较高的水平就需要加快电力企业档案信息化管理的进程。
1信息化背景下电力企业档案管理问题分析
1.1档案硬件设施投入不足
档案室应该是管理规范而且环境良好的地方，在很多单位的档案室不符合要求，一些单位在建设过程中只对硬件设施进行了完善，然而档案管理不规范，导致档案利用受到影响。还有一些单位的档案室，成了杂乱资料的堆放地，与现代科学化管理差距很大。
1.2档案管理的信息化程度不高
在科学技术快速发展过程中，计算机技术被应用到了各行各业，其在现代办公中起到的作用非常大。但是，在档案管理中，计算机技术并没有得到广泛的应用，信息化建设进展缓慢，忽视数据库的建立与全面性，只为了应付差事去建立，造成数据库管理的质量不高，发挥不了明显的作用。
1.3档案管理人员水平不高
档案管理人员配置方面也存在着一定的问题，通常情况下档案管理人员都是由其他人员兼任，导致档案管理水平不高。很多的档案管理人员对档案管理不了解，在调阅档案方面都是采用比较原始的手工操作方式，这样会导致档案出现发黄、字迹褪色的问题，对档案的完整性以及安全性会产生很大的影响。
1.4档案信息安全意识淡薄
档案管理的一个重要原则就是安全，而当信息技术引入档案管理工作中后，更要加强安全意识，采取先进技术进行信息安全防范，以防止信息泄露，对单位和工作人员自身造成不利影响。目前各单位档案管理的信息化建设状况良好，管理人员的素质也得到了普遍提升，但仍然存在少数单位管理人员安全意识淡薄的现象，对于网络安全并没有防范意识，所以在工作中并不注重必要的安全防范工作，这就会为数据安全留下了隐患，不利于档案管理的正常运行。
2信息化背景下电力企业档案管理措施分析
2.1加大信息化档案管理资金投入
电力行业档案事业是政府基础设施整体规划和服务人民群众的重要资源信息载体，国家、地方政府和电力企业应加大电力行业档案事业资金投入。档案工作经费应做到年初有预算安排，尤其是档案维护、档案防护、档案抢救、档案信息化平台建设等方面，应给予充足的资金保证，要建立专项的预算项目。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要按《档案馆建设标准》、《标准化档案室建设实施细则》等规范要求，建设好规范化、功能完善化的综合档案室，配置专用档案柜，做好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等安全防护配套措施。应在国网公司统一协调下，强化单位间档案管理工作的协作交流，建立统一、标准、全面的电力行业档案现代化管理软件和数据库，实现统一标准、统一规划、统一设计和统一操作规范。通过添加密集架、电脑、扫描仪、复印机、监视器、消毒灭菌机等现代化设备，促进档案现代化管理平台建设，进一步提高电力行业档案管理现代化、信息化、公开化、人性化服务水平。应通过反复整改完善建设，实现档案库房、借阅室、办公室三室分开，同时，组建完善的运行管理队伍，通过定期和不定期相结合，对档案库房安全设施的运行工况进行详细检查，确保配电、温湿度装置、消防、监控等设备处于良好运行工况，提高档案管理工作质量水平。
2.2合理利用计算机技术软件
通过建立统一标准的电力档案管理系统软件，结合现代信息网络技术使传统纸质版静态档案管理工作向现代电子版动态管理工作转变，实现管理标准系统化、操作电脑规范化、传递信息网络实时准确化和资源共享电子节能重复利用化。在室藏档案资源信息数字化处理过程中，要求档案管理人员或专业的数字处理人员严格按照电子档案制作技术要求和规程标准来制作与管理档案。电力工程图纸、设计报告等纸质文件进行扫描时，应严格按照《电力工程档案管理》各项技术指标要求进行档案分类、编码和扫描存档操作。同时，还要加强数字处理过程中档案的安全保密工作。
2.3加强信息化档案管理队伍建设
计算机以其高速运算与极强数据处理能力，给电力行业档案管理工作带来了强有力的科学管理手段与先进的检索方法，提高了档案管理效率和质量水平。标准化档案管理软件平台，对档案管理人员的知识技能提出了更高的要求，要求管理人员不仅要具备图书、情报、档案学等专业档案管理知识，同时还应具备现代网络通信信息技术应用能力和电子文档信息加工处理能力等。要改变常规“重藏轻用”的管理理念，通过专业知识技能培训、专题讲座、业余进修、交流学习等手段，有效提高档案工作者的专业知识和掌握运用现代信息网络技术的技能，培养高素质、高水平的档案管理专业队伍和熟悉档案信息专业的复合型人才，以适应电力行业档案管理现代网络信息化发展需求。
2.4档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
2.5整合电力行业档案信息资源，促进开发利用，做到服务创新
电力行业档案是一种社会公益性资源，应转变常规服务于政府、电力企业和电力行业的思想，要树立档案是社会资源的观念真正服务于人民大众，真正实现电力行业档案资源社会化、商品化和服务价值。要在不违反《档案法》相关保密、使用权限和国网公司商业机密等基础上，建立完善可靠的电力行业档案信息更新、发布和共享机制，有效提高电力行业档案信息的公开、共享和人性化服务水平。要对档案资料进行合理权限设置，准确限定那些资料是保密不公开的、那些资料是属于社会共享的，并在此基础上将电力行业档案资料有效推入市场中，实现档案资料的社会化服务性价值。要主动了解电力行业工程建设管理者、企业和人民群众对档案资源信息的需求，积极为相关单位和人员提供及时有效数据信息资源服务，如：提供有价值的文字、图片、多媒体等资料，充分挖掘现存档案资料所具备的历史、文化价值。通过市场竞争不断提升档案管理和开发利用水平，一方面可以向企业或个人提供有偿性公开共享资源，便于档案管理单位利用该部分费用改善档案管理硬、软件条件，实现档案管理工作的可持续良性发展；另一方面，可以有效拓宽电力行业档案服务领域，确保档案资料更好地为电力工程规划建设和社会发展服务。
结束语
电力企业在我国国民经济中扮演着非常重要的角色，对我国经济利益有着最大的贡献，所以我们要提高对电力企业管理的重视程度，特别是加强对电力企业档案综合管理工作的重视。电力企业档案综合管理工作中尚存在许多不合理的地方，需要尽快解决，从而努力提高电力企业档案综合管理的效率与质量，给其经营决策提供有效实用的参考。
参考文献：
[1]韩丽娜.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务,2012（17）.
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[3]张学俊.电力行业EPC 项目档案管理探讨[J].档案管理，2013（12）.
论文作者:魏琳
论文发表刊物:《基层建设》2015年28期供稿
论文发表时间:2016/4/6
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