中山市水库水电工程管理中心 广东中山 528403
摘要：在推进中山市现代化水利工程建设过程中，工程档案服务于中山水利事业发展的作用日益凸出，它是控制检验水利工程质量的重要依据和环节，是提高水利工程质量的重要手段，对建设工程后期的竣工验收和正常运行后的管理、维修、养护、发挥效益等，都具有十分重要的意义。而水利工程档案的重心是收集整理和同步管理，为此，本文结合中山水利工程建设实际，对水利工程档案的收集整理及同步管理问题进行解析，希望对促进在建或已建水利工程的建设质量、管理效率和发挥效益等起到有利的借鉴作用。
关键词：水利工程；收集整理；同步管理
1前言
2006年以来，是中山市水利事业高速发展的时期。在这时期，中山市结合《珠江三角洲地区改革发展规划纲要（2008～2020）》的实施，按照可持续发展理念，为构建安全的防洪、用水和水生态体系，推进完成300余项城乡水利防灾减灾工程、排涝工程、水环境综合整治等水利工程建设任务，为中山市经济社会的发展和人民生活的安居乐业提供了水安全基础保障。水利工程档案工作在支撑项目建设过程中发挥了重要的参考与利用价值，因此进一步提高和加强水利工程档案的收集整理和同步管理显得尤为重要。
水利工程档案，是指在水利工程建设和运行管理过程中所产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的载体记录，它是工程建设和管理人员工作成果和历史成就的体现，在水利工程建设过程中发挥着非常重要的作用【1】，主要包括项目工程的立项、批复、招投标、设计、施工、监理、竣工验收及使用维护等全过程中形成的有价值的材料，具体收集范围见《工程档案归档范围和保管期限表》（附表1）。
2水利工程档案的特点
2.1综合性强，材料多元化。水利工程档案除了与其他档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，由于在项目实施过程中涉及到国土、农业、林业、市政、交通、环保等，因此与电力、机械设备、建筑等多个专业也有着紧密的联系，档案内容比较丰富，是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合，形成了水利工程档案特有的多元性和综合性等特点。根据项目工程所走程序，一个工程的档案资料可以包括工程项目建设前期的规划、可行性研究报告、设计方案、环评、立项、招投标、施工合同等，建设过程中所产生的施工评定、相关材料质检报告、施工日志、监理、工程变更、会议纪要、工程签证单、部分地下或隐蔽工程的检测验收，竣工后监理检验资料、竣工验收资料、试运行等。通过对这些档案资料的查阅，可以有效了解工程建设的具体情况，在水利工程的评价和验收中发挥出极大的参考价值。
2.2 档案形成时间较长。在水利工程项目实施过程中，需要经历勘测、规划、设计等阶段，加上工程规模设定、技术、资金、施工条件等因素影响，经常会出现跨年度施工的情况。例如一般的外江、内河及山塘水库护提工程、小型闸站新建及维修加固、河道疏浚等工程，从施工建设到投入使用通常只要几个月就可以完工；而中大型的河道清淤整治、水库及泵（水）闸新建或重建、排涝设施、水环境整治、海堤加固等水利工程，则需要数年或更长的时间才能完成。由此造成工程档案的形成时间较长、周期差异较大，给档案的收集整理及同步管理工作造成一定难度。
2.3档案原始资料具有比较大的价值。工程档案的整理工作往往是和工程建设同步开展，在整个工程建设周期都会伴随着对档案的同步管理。在项目实施过程中，如果监理单位形成的各种评定材料、施工图、检查表、报告、音像表，都是在原始资料基础之上不断进行积累，其价值往往不言而喻，一旦这些材料缺失，就有可能会造成很大损失【2】。
2.4工程档案的复杂程度比较高。由于水利工程的组成设计、功能结构比较复杂，导致工程档案的组成复杂程度较高。在水利工程施工过程中，受到各种因素的影响往往比较多，如投资情况、规划方向、拆迁征地、季节性因素等，在施工过程中都会处于不断变化的状态。这些因素的产生造成工程档案资料的复杂和多变，档案收集工作的工作量也会比较大。
3当前水利工程档案收集整理和同步管理过程中存在的一些问题
3.1档案管理制度不够健全。受到资金、办公条件的影响，有些水利工程参建单位没有形成健全的档案管理规章制度，或建立有档案规章制度，但在实际执行过程中经常会出现不按章办事的现象，加上档案管理人员的工作水平和经验不足，导致各类水利档案资料存在收集及整编不规范、不完整、不准确的现象，导致档案管理工作效果打折扣。
3.2资料不能及时整理归档。工程建设期间，涉及到业主、设计、主管部门、监理、施工等部门，一份文件有时要经过各部门的领导或经办人传阅、签字后才算完整，在文件传阅或审核的过程中，有时会因方案技术调整或其他因素出现反复，造成文件长时间不能回到资料管理人员手中，这样就有可能造成文件资料不能及时存档，存在文件遗失的风险。由于档案管理人员不专业，或责任心不强，对别人交来的文件资料不及时整理并归档，也容易造成文件资料遗失。【3】
3.3档案管理人员的业务素质急需提高。水利工程档案管理工作是一份对专业知识水平要求比较高的职业，很多档案管理人员在开展水利档案实践过程中，存在水利专业储备知识不足、经验不够的现象，对水利工程建设周期涉及的水利综合性知识、技术、标准等，存在着一定的认知距离和不足，无法保证各类水利档案资料收集的齐全性，很多都是被动对参建单位移交过来的资料进行收集和整理；对工程建设和验收的相关标准规范不熟悉，也容易造成对档案收集、同步管理缺乏有效的控制和安排，造成水利档案整编工作把关不到位的情形。
4做好工程档案收集整理与同步管理的有效措施
4.1加强指导，引领水利工程档案收集整理和同步管理工作走向制度化、规范化轨道。2006以来，中山市水务（利）局先后印发《关于做好水利工程建设项目材料收集整理及竣工档案移交工作的通知》《关于加强镇（区）水利工程项目档案管理的通知》《关于做好水利工程建设项目材料收集整理及竣工档案移交工作的通知》《水利项目档案整理与验收工作指引》等文件，以规范水利工程项目竣工档案的收集、整理、移交及验收，确保水利工程档案的完整、齐全、准确和及时归档；要求各直属单位、各镇（区）水利所在水利项目建设中，切实负起项目法人（业主）职责，力促水利项目档案做到提前介入、同步检查、把关验收、标准移交。
在中山市档案局的指导下，近年来主要开展的档案专项验收的主要项目有：中顺大围东河水利枢纽工程、西河水闸重建工程，中珠联围坦洲大涌口水闸重建工程、三角福隆泵站重建工程、民三联围三宝水利枢纽工程、张家边泵站工程、阜沙镇鸦雀尾水利枢纽工程等。中山市水务（利）局联合市档案局多次现场指导开展项目档案的收集、整理等，要求各参建单位及时做好同步管理工作，即在施工建设过程中，分步抓好档案资料管理、收集和整理，做到环环不漏，保证资料的完整性；在工程建设过程中，认真履材料把关责任，尤其是对竣工图的审核签字把关。档案验收（预验收）成为工程验收中重要的一环，做到工程完工，档案基本完成。
4.2加大资金投入和管理力度，为开展水利工程档案工作提供充足的软、硬件设施。为顺应新形势、新任务下档案工作更好地为水利工程建设服务的目标，相关部门和单位要重视档案工作，建立健全水利工程档案管理制度，配备专业的档案人员，着力提升档案服务功能，切实将档案的收集整理和同步管理纳入到日常工作中来，逐步建立统一领导、分级负责、各方协作的水利工程档案管理机制；要设立专门的档案室，做到档案库房、阅览、办公三分开；购买足够的档案袋、档案柜，配备专用电脑、复印机、扫描仪、照相机等设备设施，配备防虫、防鼠、防潮和防火等设施，确保各项档案设施齐全；持续做好档案室日常管理工作，让其通风、温湿度等各项指标都达标，确保各类水利工程档案资料保存完好，避免档案受到不良环境因素的侵害。
4.3加强档案管理人员培训，提高其业务素质。要充分利用省、市每年开展的水利工程档案培训机会，加强对从事水利工程档案管理工作人员的培训力度，使其不仅具有丰富的档案管理知识，熟练掌握档案收集整理的技术要领、标准和规范，还深化其对水利工程事业的认知水平，熟悉水利工程建设及管理的基本情况。日常工作中，档案管理人员应该熟悉水利工程档案的具体程序和流程，做好各个阶段的工作安排，掌握水利工程项目各阶段工作、各类资料的内容和数量【4】。档案管理人员还应该做好平时的学习工作，注重档案管理知识和水利工作专业知识、信息化专业知识学习相结合、相促进。
4.4加强“中山文档平台”推广应用。中山市文件与档案管理服务平台在全市大集中架构基础上，实现“多馆室一体化”管理模式，主要分为管理平台和利用平台，其中文件中心、档案中心为该平台核心功能，涉及的范围涵盖水利工程档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对水利工程档案数字化工作中的文件或材料收集、扫描、数据转换、正文录入、校对、著录、审核、归档、质检入库等处理环节的管理功能，同时也包含水利工程档案在线移交、档案开放管理、保管期满鉴定、统计、馆室一体化、文档一体化的管理。当相关人员需要查看相关资料时，其可以通过账号和密码登陆该平台，利用平台的检索窗口对所需的工程技术资料档案进行检索和下载，让这些档案资料发挥更大的作用。
5结语
档案管理在水利工程建设过程中发挥着非常重要的作用，针对当前档案管理中出现的问题，应该引起足够的重视，认真分析问题发生的原因，然后及时采取针对性的措施，不断提高对水利工程档案收集整理和同步管理的工作效率、质量。
参考文献：
[1]坚持打基础 加强体系和能力建设 全面提高西藏应急管理工作水平[J]. 中国应急管理. 2018（03）：33-34.
[2]提高档案安全管理工作水平的浅思考[J]. 路璐. 山东煤炭科技. 2018（10）：19-20.
[3]浅谈资料档案管理在水利工程建设中的重要性[J].王雯 青年时代 2018（1）
[4]突出“四个注重” 不断提高外资登记管理工作水平[J]. 工商行政管理. 2011（05）：55-56.
附表1 工程档案归档范围和保管期限表
论文作者:苏康枝
论文发表刊物:《防护工程》2019年第6期
论文发表时间:2019/6/25
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