贾浩1 任义生2 孙云龙2 段东辉1 孙烨1
（1.国网新疆电力有限公司阿勒泰供电公司 新疆阿勒泰 836500；
2.国网新疆电力公司 新疆乌鲁木齐 830063）
摘要：随着当今社会的发展，不论是政府机关还是企业，办公室在各单位中都处于一个组织中心枢纽的地位，其工作内容涉及组织运转的方方面面，有着发挥协调作用和调动各方面积极因素进行协调的职能，为领导服务、为部门服务、为基层单位服务、为干部职工服务。办公室还有一项重要的工作职责就是做好会务会议。会议是议事、沟通交流、优化决策的一种主要形式，如何高效、有序的做好会务工作显得尤为重要。
关键词：办公室；会务工作；协调；服务意识
前言
电力企业与其他单位企业相比，具有自身的特点。其办公室作为承担一个单位各部门协调枢纽职能的办公室，其重要性显而易见。它沟通上下、衔接左右、联系内外，推动单位各部门之间工作相互配合，其工作效率和服务质量的高低直接影响到单位的改革发展。办公室应该始终将全面提升工作效率和服务质量作为工作宗旨，以适应单位改革发展的新形势新任务，维护单位改革发展大局，保障科研创新任务的实现。会务工作是办公室的重要工作职责，它要求办公室人员必须具备出色的组织协调能力。本文现浅谈电力企业办公室工作经验，以及如何做好办公室会务工作这内容作简要阐述。
1 办公室沟通协调服务意识
协调和沟通，对办公室工作来说具有十分重要的意义。充分认识协调沟通的重要性，有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。
（1）沟通能力。
沟通是开展一切工作的前提。由于办公室工作接触面广，接触的人员多而杂。这就对办公室人员的沟通能力提出了更高的要求，只有不断地加强学习，尽可能多地掌握多方面的知识，不仅有关于电力方面的知识，还需要积极了解除了电力以外各方面的信息、实时政治，开发多种沟通渠道，熟练运用沟通技巧，善于争取别人的理解并适时发表自己的意见，与对方产生共鸣，从而达预期的目的。
（2）协调能力。
协调是各项工作开展的基础。上级政策的落实、工作效率的提高都离不开良好的协调能力。所以办公室人员要统筹兼顾，协调各部门的关系，采取合理的方式达到协调的目的，从而促进各项工作平稳有序地开展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆协调沟通能力是办公室人员综合素质的体现，并贯穿于办公室工作的各个方面。在沟通的基础上协调，在协调的基础上更好地沟通。通过沟通，才能使个人在集体中充分发挥自己的才干，才能使企业各部门在思想上同心，目标上同向，工作上同干，才能做到同舟共济，形成合力，建设具有卓越竞争力的世界一流能源互联网企业。
（3）做好领导的参谋和助手。
办公室是领导的参谋和“智囊团”。因此，办公室人员在为领导出主意、献计策的时候，要从领导的角度思考问题，树立大局意识，同时要具有较强的领会能力和对问题高度的敏感性。一是要有强烈的事业心和责任感。敢于讲真话、讲实话，对领导正确的决策要不折不扣地执行，当领导的决策不妥时要及时提醒，帮助领导做出正确的决策。二是要具有超前意识。领导没想到的，办公室人员要想到，领导想到的，办公室人员要想得更细更具体，并及时向领导提供信息并提出合理化建议。三是要多做调查研究。办公室要充分地利用自己的优势，深入实际，广泛征求广大职工的意见，搜集整理各方面信息，总结归纳，并及时地把情况反馈给领导，朝着人民电业为人民的的企业宗旨努力。
2 办公室会务工作思路
（1）会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。
开展会务工作，一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。为了进一步搞好办公室会务工作，现结合办公室会务工作特点，提出五方面工作思路。一是要进一步明确责任分工，确保工作任务分解落实到位；二是要进一步加强沟通交流，做到相互督促、相互提醒；三是要进一步提高思想认识，办公室工作无小事，考虑问题必须更加周到、更加细致；四是要进一步规范工作程序，确保各项工作规范化、制度化；五是要进一步增强担当意识，切实提高办公室服务的能力和水平。具体来讲，应该稳步落实会前准备、会中协调以及会后总结工作。
（2）会前筹措，精心准备。
要做好会务工作必须有目标、有计划，准备充分。会务工作的成效，主要取决于前期准备是否细致。首先，应该协助领导拟定会议议题，如总经理办公会和党委会议题。其次，根据议题的合理性帮助领导审核把关，比如经费、设备、资料等各方面因素是否合理。第三，制定会议议程、日程。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格形式。一定要做到明确、具体、准确，让参会者一目了然。第四，做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员。第五，做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单。发送通知时，要落实到位。建议将会议场地、与会时间、参加人等项目列一清单，根据清单项目一一落实场地准备工作和通知事由。通知单上附会议通知回执，确定最终的与会人数。
第六，提前准备会议材料。应该提前做好会议文件材料的复制及分装工作。第七，做好会场布置。主要包括座次安排，会议用品的准备（桌椅、茶具、照明、通讯、摄影器材等）都要提前备好。只有做好会前的准备工作才能保证会议的顺利召开。
（3）会中协调，做好组织管理服务。
做好会议的报到、签到工作，礼貌热情的接待与会人员；并对报到人员的电话联系方式进行详细登记，以备随时取得联系；将发放的材料准备充分，发送给与会人员。会议中做好记录工作，秘书人员在做好会议原始记录的同时，建议进行现场录音，以免遗漏重要内容。注意会场内外的保密工作，包括会场秩序的维护等。这些都是会务人员在会务工作中需要注意的事项。所以会中阶段会务工作的关键是协助与控制。
（4）会后及时总结整理。
会务人员送别参会人员，整理会议资料并及时把信息反馈给领导。也要有善于接待、应对办事的组织者在各部分之间分工明确各负其责的同时，还必须密切配合，通力协作，以确保步调一致，提高工作效率。
结束语
办公室将服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求，为领导服务、为部门服务、为基层单位服务、为干部职工服务。在会议方面，做好会前、会中、会后的准备、安排与落实是保证会议成功的前提，实行集中统一领导、密切协作、相互配合、步调一致，才能确保把会务工作组织好，办公室工作一般都是幕后工作，这也是由办公室的服务性质决定的，要淡泊名利，甘当无名英雄。
论文作者:贾浩1,任义生2,孙云龙2,段东辉1,孙烨1
论文发表刊物:《河南电力》2018年15期
论文发表时间:2019/1/22
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