浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作
文/赵冬梅
事业单位档案文件的整理、收集与保管工作可以起到保护各项原始资料的作用，同时其也是事业单位执行社会职责、完成公共任务、不断发展创新的重要前提保障。在开展档案管理工作的过程中，应该不断结合现代的管理技术与科学理论，优化档案管理的方法，革新档案管理体制，使档案管理工作向现代化进程迈进。本文简单分析基层事业单位档案管理工作中的不足之处，分析如何做好档案管理工作。
1 基层事业单位在档案管理工作中的不足之处
1.1 对档案管理工作认识不足
档案是事业单位发展的见证，也是将文字资料进行规范化整理的依据。从原则上讲，各个事业单位都必须重视档案管理工作，以此保证档案、文件资料可以被完整的保存，便于日后的查阅与调研。但是，现实情况却是部分基层事业单位并不重视此项工作，认为档案管理工作任务过重，没有充足的人手负责此项工作，所以就会聘请一些即将退休的老员工处理相关工作，从而影响了档案管理工作的效率。
1.2 档案管理方式过于落后
随着现代科学技术的不断发展与进步，很多计算机处理技术、文字处理技术、信息收集技术等都被应用到档案收集、处理工作中，使得档案的储存脱离纸质化，增加了数字资料、音频资料、图片资料等储存形式，改变了传统档案管理工作的方式。但是，现阶段这种管理方式并没有被应用到实际的工作中，很多基层事业单位都在应用最原始、最简单的文字收集，再由人工进行处理、总结的工作方法，不仅影响了档案管理工作的效率，也影响了档案管理的现代化进程。
根据GB/T50801.2013中规定地源热泵系统能效的测试时要考虑到热源侧流量，而在深一步的探究时发现，地下水热泵系统在实际的工作中，当机组功率一定时，热源侧流量与热源侧的进出水温度是一一对应的，所以在构建该模型时不考虑热源侧流量。同时，考虑到天气变化可能会导致室外温度对系统的EER产生一定影响，所以将室外温度也作为输入参数之一[4]。
2）督导评价。教学督导人员通常由校内专业技术水平高、教学经验丰富的高年资教师担任，监督“教”“学”并引导教师提高教学水平和指导学生提升学习效率。高校成立专门的教学督导队伍，督导人员通过随机听课、跟踪听课、观摩教学、教学检查等形式参与实践教学，对教学质量进行评价，并及时将评价意见反馈给师生，指出存在问题，提出改进建议，帮助教师和学生增强“教”“学”效果。
1.3 部分基层事业单位的档案管理工作多头化
随着我国社会、经济的不断发展，很多政策及制度也在不断的完善，因此事业单位的各项工作也在不断的进步、规范。基础事业单位也要对档案管理工作实行统一的管理，这样才能使各种资源更好的运转。但是，现阶段我国很多基层事业单位的答案管理工作存在着整体性不强及多头管理的问题，例如，人事资料由人事部门保管、会议资料及工作总结由秘书科保管、财务资料由财务科保管等，这样的管理方式无法对事业单位的各项资料进行总体管理，也不便于日后的查阅与调拨，所以严重影响了事业单位的工作效率，也不利于事业单位的发展与转型。
2 如何做好基层事业单位档案管理工作
2.1 丰富档案管理的方式
为了进一步加强基层事业单位档案管理工作的质量，提高工作效率，首先应该改变传统、单一的管理方式，利用先进的科学技术实行多样化管理，最终实现信息化、数字化、虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式可以扩大基层事业单位大男子与的储存总量，还能大幅减轻单位的库存空间，而且无纸化的档案管理可以简化查阅资料的流程，使得各单位间文件的传递、流通变得更加便捷，以便更好的开展各项联合工作。
2.2 档案收集无纸化
校校共建。不同于建在社区由社会组织运营的“希望来吧”，南通市陆洪闸小学的“希望来吧”建在校内，由学校行政人员、党员、团员及骨干教师组成“希望来吧”工作小组，协同南通大学、南通航运学院及诸多企事业单位的热心志愿者百余人，定期为外来务工人员子女开展教学辅导、心理咨询、主题活动。如“儿童心理健康教育”“为新小市民过集体生日”“新小市民亲情聊天”等，让孩子们走进“希望来吧”，就仿佛走进了如家一般温馨的港湾。
现代化的资料收集方式更多，可以利用电子计算机将资料以图片、电子文档、音频、视频文件、压缩文件等无纸化储存。利用现代的缩印、扫描、摄影、声音输入等技术可以将资料完整的保存下来，这其中不仅节省了工作人员的时间，减轻了工作人员的工作辅导，还可以更加真实的保存资料、文件，提高了档案管理的工作质量。而且实行无纸化档案收集，还可以减少对纸质资源的浪费，更加环保。
2.3 提高档案管理工作人员的综合素质
为了最大化的优化档案管理工作的模式，最重要的一点就是提高工作人员的综合素质，只有这样，工作人员才能熟练运用各种计算机管理系统，高效开展档案管理工作。可以选拔工作表现突出、责任心强的组织工作人员，派其进行技能学习，再将学习到的先进管理模式传授给其他员工，以此提高整体员工的综合素质。
2.4 建设、完善档案管理的制度
建设、完善档案管理的制度不仅可以有效的指导档案管理工作，保证工作的高效率，还能确保工作人员的工作更加规范、标准。因此，基层事业单位的领导人员必须完善各项规章制度，使工作人员的操作受到约束，这样可以有效避免档案管理工作中发生盲从、随意的现象。同时，工作人员一定要认识到规范操作的重要性，定期参加学习，提高自身的思想认识，以此使档案管理工作更加高效、有序的开展。
结束语：
综上所述，基层事业单位的档案管理工作中存在一些急需改进的问题，相关工作人员一定要重视档案管理工作，结合新时代的科学技术，优化档案管理工作模式、提高工作人员的综合素质，使档案管理工作更加符合我国经济发展的要求，为日后的利用档案、管理档案提供便利，以此促进档案管理工作的现代化进程，进一步促进基层事业单位的不断发展。
（作者单位：梅河口市中小企业服务中心）
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