文件管理理论与文书（件）学——学习国外文件管理理论后的思考，本文主要内容关键词为：文件管理论文,理论论文,文书论文,国外论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
正当我国档案工作经历了十年动乱之后，处于恢复发展改革开放之时，国外的文件管理理论、文件生命周期理论以及文件中心等思想，逐渐传入我国。近年来，上述理论以及各种思想在我国频繁传播。最初于八十年代初期，美国档案学家谢伦伯格的《现代档案——原则与技术》翻译出版。1990年翻译出版了国际档案理事会的《“文件与档案管理规划”报告选编》、1992年又翻译出版了《现代档案与文件管理必读》。最近在《中国档案》1996年第5 期上又看到了黄霄羽的《国际档案大会关于文件管理的研讨》一文，今年5 月又看到了韩玉梅同志主编的《外国现代档案管理教程》一书，更全面系统深入地介绍并评析了国外的文件管理理论、文件生命周期理论、文件中心以及档案管理、事业管理等内容，是一本很有学术价值的好书。以韩玉梅教授为代表的我国档案学外语人才，诸如张恩庆、黄坤坊等，从最初翻译前苏联的档案学著作到近年来介绍欧美档案学著作，她（他）们数十年如一日，应该说对我国档案事业发展和档案学建设是有功的，作出了杰出贡献，我国所有老档案工作者们都会记得她（他）们的。现在新一代人又已脱颖而出，如孙钢、黄霄羽等，我们也要感谢他们的贡献。不管是老一代的还是新一代的，是他们给我们介绍了国外的档案学理论和知识，是他们给我们传授了国外档案学的知识和素材，这是我们永远不会忘的。
从上述一些著作看来，确实可以看到西方档案学在近几十年来的发展，文件管理理论已经成为西方现代档案学的重要组成部分，而文件生命周期理论更是客观正确地揭示了文件运动的过程及其规律，成为文件管理理论的基础和核心。文件中心又是文件管理理论、特别是文件生命周期理论所阐述的一种组织形式，可以说是西方现代档案学成熟发展的重要标志，甚至把文件生命周期理论与来源原则并称为现代档案学的基本理论。我认为我们应该热烈祝贺国外档案学家的这一重大学术成果的诞生。我们不仅要承认它、肯定它，而且要结合中国的实际情况来学习它、吸取它，它的产生和形成是符合马克思主义原理的。一切正确的思想理论都会在客观上符合马克思主义原理。
西方档案学在这几十年里获得如此重大的发展，给了我们什么启示呢？或者有什么经验教训呢？我们中国有没有形成这样的学术理论呢？这确实都是我们大家应该认真思考的问题。现在我先发表一点想法，以期抛砖引玉。
（一）
在中国，文件管理理论有没有呢？我看应该说是有的，而且有自己的特色。从历史来看，中国的文件管理与档案管理的历史一样十分悠久。中国的档案学产生在20世纪30年代，尽管那时档案学的水平还不算高，但文件管理，或称文书处理、文件处置和档案管理的理论探索都已经有了，而且是同时进行研究的。最显著的例证就是当年周连宽的文书处理法、档案管理法同时出版，那时，在档案界中已经存在着文书与档案是同一事物的两种工作的思想认识。
新中国建立后，档案工作适应社会发展的需要，也蓬勃发展起来。早在50年代召开的第一次党的档案工作会议，就讨论并通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》以便从1955年起把省（市）以上党的机关文书处理和档案工作在科学方法上统一起来。1956年国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》，这是我国国家最高行政机关发布的第一个关于全国档案事业建设的法规文件，它除了在一系列档案工作的重大原则问题上作了明确规定外，更提出了全面推行文书处理部门立卷、建立统一的归档制度的具体任务。这都充分反映了当年档案界存在着有关文书与档案、文书工作和档案工作既相区别又相联系的思想。由此也可体会到潜藏在深处的做好档案工作的基础在于文书工作的思想。特别从国务院关于加强国家档案工作的决定中，以及《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》中，更可以深切体会到，当年的中央秘书局和国家档案局，不仅可以管辖全国档案事务，而且还可管辖同做好档案工作有密切关系的一切文书事务工作，诸如推行文书处理部门立卷、勿用铅笔、圆珠笔批示文件等，虽然在决定中、条例中都没有明文规定，中央秘书局和国家档案局可以管辖一切档案事务以及文书事务工作，但实际也是这样做的。档案事务与文书事务或者至少有关档案事务的文书事务，统一由国家档案行政管理部门管辖的思想是十分明显的。
在60年代中期，中国的文件管理理论继续有所发展，诸如今天的档案是昨天的文书，今天的文书是明天的档案，这种认为档案是从文书转化而来的理论、文书与档案是同一事物的两个不同形态的理论，特别是老前辈曾三同志后来发展起来的关于档案形成规律的探索和研究，更在实际上已开始把文件与档案作为在同一个历史过程中的事物来探索并研究它的发展规律性，提到了规律的高度。这就是中国的文件管理理论的形成和发展的特色。我认为文件管理理论形成的理论基础乃是文书与档案的区别与联系的理论，文件管理理论只有以研究档案工作和档案事业建设发展的现代档案学为基础，才会产生和发展并有其存在的意义，这也许就是中国的文件管理理论的特色。我并不以为中国没有文件管理理论，或者说对文件管理理论没有什么研究，相反，丰富得很。我也十分赞赏作为西方档案学的重要组成部分的文件管理理论产生形成的重大意义。中国的文件管理理论只有吸取当代西方档案学的文件管理理论以及文件生命周期理论的精华，才能使中国的文件管理理论升华为科学理论。现在有人提出不要对国外的文件生命周期理论评价过高，也有其一定的道理。但我觉得，其实不一定是评价过高或过低的问题，而是不要对我们自己有中国特色的文件管理理论熟视无睹，不盲目地崇拜和推行国外理论。我们必须结合中国实际，学习和吸取国外档案学理论中一切好的有用的东西。陈兆祦同志依据文件运动周期理论提出将文件整个运动划分为四个阶段，即文件制作阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段和文件的永久保存阶段。前两个阶段属于文件处理范围，后两个阶段属于档案工作范围，前两个阶段的工作状况如何将直接影响后两个阶段的工作，前者成为后者的前提条件。这就是在西方文件管理理论的启示下，从中国自己的经验和情况总结概括出来的理论认识。
（二）
全国解放后，我国马克思主义的现代档案学，随着档案事业的发展而创建起来。档案学的最初体系结构大体是在档案学理论体系基础上建立了若干分支学科。如档案学基础理论、档案管理学、文书学、科技档案管理学、影片照片录音档案管理、档案保护技术学、档案文献编纂学、中国档案史、外国档案史等，而其中文书学、档案管理学、中国档案史又是建设最早的分支学科，其他分支学科都是后来逐步建设发展起来的。尽管文书学也从提高机关工作效率来加以研究，但从根本上来说，文书学一直是作为档案学的一门重要分支学科来建设的。是作为档案管理的一门基础学科来建设的。过去称它为文书处理学，后来又称为文书学，现又有称为文件学的，大多把立卷和推行文书处理部门立卷以及建立归档制度等作为主要研究内容。应该说潘嘉同志在这方面的研究是有贡献的。实际上这些不同名称的分支学科也就是当时历史条件下有中国特色的文件管理理论，是作为档案管理的前提的，但那时由于国家档案事业和工作的发展水平尚属初期阶段，许多工作的具体业务如鉴定文件、著录文件等，还没有发展起来，同时也还有解放前的旧文书处理研究的影响，因此还不可能有以全面的档案事业为出发点的、更完善和科学的作为档案管理前提条件的文件管理理论出现。
大概到70年代末、80年代初，文书学作为一门独立学科，不应属于档案学的观点似乎相当普遍。那时在全国范围内，秘书学、行政学也开始发展起来，又出现文书学应归秘书学、行政学来研究的学术见解，文书学是档案学的一门分支学科和文书学是一门独立学科的分歧意见，在《中国大百科全书图书馆学、情报学、档案学》卷中，也有所反映。我作为个人来说始终坚持文书学应属档案学的一个分支。因为文书与档案、文书工作的关系密不可分。我们研究文书学首先是从档案工作的需要出发。但为了恰当地处理分歧意见，并尊重和吸取不同意见，我提出了文书学是否可以分为两种的主张：一种是仍属于档案学的分支学科的文书学；一种是研究机关文书工作的独立学科。当我首次读了谢伦伯格的《现代档案——原则与技术》一书后，看到书中将文件的管理与档案的管理分为两编单独阐述，这就使我更坚定信心，更加坚持自己的观点和认识了。最近看到韩玉梅同志的《外国现代档案管理教程》一书以“外国文件管理”、“外国档案管理”、“外国档案事业管理”为题名分编撰述。西方现代档案学已经明显地把文件管理理论融入了研究内容之中，并成为西方现代档案学的重要组成部分。在此启示下，我想我们应该明确建设一门作为档案学的分支学科的、从档案管理研究需要出发的文书学（文件学）——文件管理理论，文件与档案的一体化研究也可列入文书学（文件学）——文件管理理，或者干脆把文件管理理论并入档案管理学中，作为首要的篇章。至于研究改进机关工作，提高工作效率的文书学则仍可继续作为秘书学或行政学的一门分支学科来建设发展。现在是加强与档案管理紧密联系的文件管理理论研究的时候了。过去的情况已经在一定程度上延缓了我国对文件管理理论的研究，当然我们的文件管理理论是从中国的实际出发的，是有中国特色的文件管理理论——文书学（文件学）。
（三）
档案室是我国档案工作中的特有机构，它历史悠久，如果从宋代的架阁库算起，已有千年左右，如果从清代档房算起，也有四五百年了。因而档案室也是我国国家机关工作的历史传统，它的产生和发展决不是偶然的。到了近代，特别是1911年辛亥革命后，国家机关中逐渐出现从清代的档房发展成为档案室这样的近代档案机构，到国民党统治时期，机关档案室更普遍地在全国发展起来。全国解放后，新中国的各级国家机关仍保持着这种传统机构。从档案学来说，也就是我们已形成了中国所特有的档案室的概念。档案室是机关档案工作的机构。这种机关档案室的概念是欧美一些国家所没有的。据悉，英语、俄语等词汇中都不分档案馆、档案室的，档案、档案馆等都用一个词来表示。
由于欧美一些国家没有机关档案室，也没有档案室这个概念，因此没有像中国那样的档案室传统。但是有它自己所特有的传统，那就是文件管理的传统。正如韩玉梅同志在《外国现代档案管理教程》（以下简称教程）中告诉我们的：“国外文件管理机构有两种形式：一种属机关的内部机构；另一种独立于机关之外，归档案部门管辖，属档案系统。前者起源于中世纪的欧洲，后者起源于本世纪40年代的美国。”前者在欧洲，“当时文件管理和档案管理的界限没有明确，欧洲一些国家，如德国、英国实行的是登记室制度。”〔1 〕波兹奈尔说：“登记室是办公室与档案机构之间的中间环节，这表明登记室所进行的是机关文件管理活动，是机关内的文件管理机构。”“登记室制度在欧洲一些国家一直延续到今天。”〔2〕
至于文件中心，则最早出现在美国。二次大战期间，美国海军部由于文件数量剧增而设立了临时库房，“这种临时性库房就是文件中心的最初形式。”〔3〕由于办公用房租金昂贵，以及传统习惯等因素， 各联邦机构内部均没有设立类似于欧洲‘登记室’那样的专职文件管理机构。”战争结束后，美国联邦政府“各机构纷纷仿效海军部成立了过渡性保管机构——文件中心。”后来美国档案界又“提出了分区域建立联邦文件中心，……1950年，美国颁布了《联邦文件管理法》，……从而确立了文件中心的法律地位。”世界各国受美国文件中心的影响，“于是文件中心或类似的机构在一些国家应运而生。”〔4〕
那末，我们究竟是继续坚持档案室制度好呢还是改建为文件中心制度好呢？依我之见，一切应决定于国家和机关的具体情况以及历史传统和习惯，难以断定孰优孰劣，不能一概而论。一般说来，我们现在国家机关都设置机关档案室，暂时保存档案。只有永久保存的档案才移交给国家档案馆保存，机关档案室起了文件中心的作用。这样有什么不好呢？何必还要取消档案室，然后再成立或改称文件中心呢？对机关来说，档案文件在一定期间保存在机关档案室，不是利用更方便了吗？而且还减少了许多交接环节和手续，这恐怕也是一种节省。当然我并不否认国外文件中心的许多长处，也并不反对在有需要和有条件的地方建立文件中心，但是一定要认真调查研究，切勿急于求成。从中国的实际情况来说，为了吸取文件中心的经验及其长处，似乎在中国建设联合档案室比文件中心更有利一些，也可能更现实些。也许有人说国外在文件中心的文件都不叫档案，只有进了档案馆的文件才称档案，而我国在机关档案室的文件就称档案，这就不合理了。其实，在国外多数国家保存半现行文件的机构都叫文件中心，但是各国也不尽相同，如英国称“中间档案馆”，德国既有称“中间档案馆”，也有称“文件中心的”，法国则称“文件中心”“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”，在前苏联则称“机关联合档案馆”。从以上情况可见，在这些国家保存半现行文件的地方，究竟是叫文件还是叫档案也是很不一致的。因此在我国不管文件是进档案室暂时保存也好，还是进档案馆永久保存也好，一律都称为档案，这有什么不好呢？
以上是我的一些初步认识，可能还有了解错误或不了解的。因此我们应很好学习现代档案学，特别是对文件中心、文件管理理论、文件生命周期理论等问题还有待于更深入的了解和研究。现在确是应对我国档案学的有机组成部分——文书学（文件学）、文件管理理论等问题加强研究的时候了，这才是当今繁荣和发展我国档案学的应循之途。参考文献：〔1〕《外国现代档案管理教程》韩玉梅 第49页。〔2〕同上，第50页。〔3〕同上，第51页。〔4〕同上，第51～52页。