计算机技术在物资采购审计中的应用，本文主要内容关键词为：计算机技术论文,物资采购论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着市场经济的发展，国有大中型企业以及政府投资项目的物资采购越来越规范，以招投标确定供应商的方式逐渐成为物资采购方式的主流。公开招标、邀请招标、议标、单一来源采购等方式的综合运用，既有利于选择最优供应商，降低采购成本，又便于采购方在法律允许范围内，灵活选择招标方式，提高采购效率。然而，在当前尚不完善的物资采购市场，仍然存在一些违规行为，围标、串标、假借资质等现象时有发生，甚至个别采购人员利用手中的权力，与供应商私下串通，谋取个人利益。在政府投资项目中，物资采购往往金额较大，属于隐患多发领域，因而也是政府审计关注的重点。 物资采购的流程 尽管目前没有明确统一标准的物资采购流程，但国有大中型企业、政府投资项目的物资采购基本包括以下四个步骤： 第一步，制订采购计划。采购计划是在综合考虑各种影响因素的条件下，对本企业的采购管理目标、国家相关政策、体制进行分析的基础上，对采购活动做出具体的安排和规划。由各使用部门提出需求，经有关人员审核批准后，最终在采购计划部门形成年度、季度和月度采购计划。 第二步，组织采购实施。为保证采购产品质量优良、价格便宜、交货及时和技术先进，采购部门要按照采购计划对相关的供应商进行筛选、认证，并确定采购价格。通过分析供应商的生产能力、供应的稳定性、资源的可靠性、价格的合理性以及其综合竞争能力，确定供应商及采购价格。目前，除了法律规定允许范围内采用有限竞争性招标之外，主要通过公开招标的方式来确定供应商及价格。也有一些企业通过公开招标确定供应商短名单后，在短名单范围内再一步采用邀请招标。 第三步，签订采购合同。合同管理部门根据中标通知书与供应商签订采购合同。 第四步，验收入库结算。安排供应商在规定的时间将规定数量的物资交到指定地点，采购到货后，由质量检验部门对物料进行检验，检验结果录入到货单，安排物料入库，并交付使用部门。财务部门按照合同约定结算货款。 物资采购的风险点 （一）外部环境风险 改革开放以来，我国以市场取向为主导的改革取得巨大成就，但是，社会主义市场经济体制尚不完善，经济秩序和经济行为不够规范，以诚信为基础的管理理念和社会道德规范尚未确立。在这种情况下，市场在一定程度上存在无序竞争、权钱交易，影响了企业发展的外部环境，为物资采购中的腐败滋生提供了条件。 （二）权力风险 物资采购过程包括众多需要人为做出决策的环节，是在采购部门、使用单位和供应商等多方因素共同作用下完成的。因此，物资采购过程中存在许多权力相关者可以自由决定的空间，这些自由空间为滋生腐败提供了土壤，应予以重点关注。 如编制采购计划的权力者可能在编制采购计划时超出实际的物资需求和库存物资平衡，将一些实际并不需要的物资，甚至长期闲置在库存中的物资加入采购计划，以谋取部门或个人的私利；实施采购的人员可能为了照顾关系、人情，购买一些“关系货”“人情货”；甚至一些公司高层领导，运用手中的权力影响评标委员会意见，操纵招投标，并从中收受贿赂、中饱私囊，实现少数人的权力寻租。 供应商销售物资并获取利润是投标方的最终诉求。为了实现这一目的，一些投标方铤而走险，通过提供各种形式的“回扣”，拉拢腐蚀可以影响物资采购的相关人员。政府审计对于物资采购中存在的这种腐败问题必须重点关注。目前各国有大中型企业普遍实行集中采购，供应商众多，金额巨大，如何在众多供应商中正确选择关键供应商进行延伸审计，进而发现其中隐藏的违法违纪案件线索，成为物资采购审计的关键性、方向性问题。在信息化审计已替代传统手工审计的今天，计算机审计手段在物资采购审计合理选择供应商、发现公职人员收受贿赂的线索中发挥着重要的作用。 计算机技术在选择延伸供应商中的应用 （一）运用Excel分类汇总功能，确定金额较大的供应商 物资采购供应商众多，逐家延伸、逐笔落实在审计时间、审计力量上都是不允许的，合同金额大小是选择延伸供应商的首要考虑因素。审计人员可参考3%-5%的回扣率，结合审计要求的重要性水平及实现目标考虑，选择合同金额在目标金额以上的供应商作为重要延伸厂家。 根据审计实施方案要求，取得近几年的物资采购合同台账，合并在一个表内。按照供应商名称进行排序后，对数据进行分类汇总，再按照金额大小降序排列即可。需要注意，合同台账中供应商名称即使有个别错别字或者多出空格等细微差异，都会使实际上的同一个供应商分成两个或多个进行汇总统计，因而需要审计人员在数据清理阶段将此类问题处理，以保证数据分析的准确性。 （二）运用Excel筛选功能和SQL多表连接分析数据，挑选违规确定的供应商 采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等多种形式。采购方式的选择决定着确定供应商的程序是否合法合规。《工程建设项目招标范围和规模标准规定》第七条规定“重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的……必须进行招标”。未依法招投标确定的供应商是选择延伸供应商的一个重要参考因素。在未通过招标供应商中，一些制度不健全、缺少监管的民营企业为了企业利益、个人利益，敢于冒违法违纪的风险进行商业贿赂行为。在这些民营企业中，甚至还有一些不具备供货能力和资质的企业成为供应商，其中可能存在商业贿赂行为。 从物资采购台账中筛选出未通过公开招标签订合同的供应商，分析合同金额，对于应招标未招标确定的供应商应重点关注。取得或编制出反映供应商经济性质及供应商生产能力、生产资质等相关表格。运用AO或其他数据库管理工具以供应商名称为主键，将多表进行连接，设置条件搜索出采购方式为“未招标”，供应商经济性质为“民营企业”，无相关生产资质的供应商为延伸重点。 SQL语句为： Select供应商名称 from物资采购台账a join供应商经济性质b on a.供应商名称=b.供应商名称join供应商资质表c on a.供应商名称=c.供应商名称 Where a.采购方式=未招标and b.经济性质=民营and c.生产资质=无 （三）运用互联网信息分析采购价格的合理性 审计询价是判断供应商价格合理性的一个有效途径，但审计接触各行业的物资采购，产品种类繁多，规格型号不一，给审计人员掌握市场价格增加了难度，每一类产品都选择市场上同类型厂家电话询价、传真询价等都耗时耗力。利用互联网上一些权威的网站发布的信息可以大大提高该项工作的效率。如中国建材在线（www.jc.net.cn），该网站基本涵盖了建筑工程所有材料设备的市场价、信息价、成交价，合理利用可以有助于快速分析供应商价格的合理性。中国政府采购网等网站也可以提供大量的有效信息。 （四）利用数据库分析库存物资收、发、存情况，选择库存长期闲置但仍有采购的供应商 根据审计实施方案中对审计范围的要求，取得近几年库存物资收发存的数据。如取得2011～2013年收发存统计表，利用AO或其他数据库管理工具，以存货编码为主键，建立多表连接，搜索产品在2011年期初就有库存，2011-2013年均未出库使用，但2011-2013年中仍然进行采购的产品。对搜索出的这些产品进行分析，关注金额较大的供应商，看是否存在商业贿赂行为。 SQL语句为： Select a.存货编码，a.收入金额，b.收入金额，c.收入金额，c.期末库存金额 From 2011年库存物资收发存统计表a join 2012年库存物资收发存统计表b on a.存货编码=b.存货编码join 2013年库存物资收发存统计表c on a.存货编码=c.货编码 Where a.期初库存金额is not null and a.发出数量is null and b.发出数量is null and c.发出数量is null and（a.收入数量is not null or b.收入数量is not null or c.收入数量is not null） 在选择延伸的供应商后，关注供应商以支付中介公司“咨询费”“服务费”等名义转出资金，最终支付给影响采购行为权力相关者一定的“回扣”，实现权力寻租的流转。通过银行账户查询资金去向等方式，坐实物资采购中利用职权收受贿赂等案件线索。标签：物资采购论文; 供应商关系管理论文; 供应商审核论文; 库存管理论文; 采购流程论文; 审计流程论文; 审计目标论文; 供应商论文;