刍议新形势下学校档案保密与利用工作的问题及对策
李 烨
摘 要 ：目前，我国的信息量呈爆炸式增长，信息化社会中人们对于信息的开放性与共享性提出了更高的要求。但对于部分信息来说，比如学校档案，具有一定的保密性质，需要有专门的机构、人员进行管理。新形势下，加强档案的保密与利用工作十分必要。文章就当前学校档案保密与利用工作中存在的问题以及相应的解决措施作出了详细的阐述。
关键词 ：新形势；学校档案；保密与利用
一、新形势下学校档案保密与利用存在的问题
档案在现实意义上具有一定的社会价值，它是保存国家、机构以及个人的重要资料。学校的档案保存着教师、学生的私人信息，也存有学校的一些重要资料，对其进行保密与利用是一项十分重要的工作。但就新形势下学校的档案保密与利用工作进展情况来看，存在着一些问题急需解决。
1.档案保密与利用工作比重失衡
学校的档案保密与利用是一个系统的工作，每个部分都要环环相扣，缺一不可。学校的档案工作分为收集、汇总、整理、保管以及利用等多个环节，每个环节都要求要有保密性，并且保管工作是重点工作，需要将所有档案分门别类保管妥当。如果档案的保管出现保存不完整或者遗失，有些资料和档案是无法复原的，就会造成工作的失误；如果重要档案泄露，也会给学校带来不可估量的损失。与此同时，在保管的过程中还要注意档案的归纳与分类保存，有序的档案管理会为学校其他工作提供更多的便利。
目前，学校档案管理更加注重的是档案的保密与保存工作，其实档案管理还有一个重要环节就是档案的利用，这是档案保存的最终目的，也是档案管理工作的重要部分。一些学校档案管理工作存在理念上的误差，认为档案保密工作要优于利用工作，觉得保密比利用更加重要，管理人员更加侧重于档案的保密，忽视了档案的利用。事实上保密与利用两者同样重要，档案的保密工作是档案管理工作的前提保障，是档案工作顺利进行的保护伞；而档案的利用工作是档案管理的目的与意义，如果不能很好地利用档案，发挥档案的作用，那么档案的管理工作也就失去了其原有的意义与价值。[1]
2.档案保密与利用制度不完善
科技的迅速发展使得许多工作更加自动化、信息化、便捷化，但信息化的推行，无疑给档案保密工作带来了一定的难度。目前，部分学校档案，尤其是中小学的保密与利用工作的管理制度存在明显的漏洞，并没有明确的档案工作的规章制度以及工作操作流程与方法。档案管理工作的科学性、系统性程度不足，制定体系不健全，都会导致档案的丢失、遗漏甚至泄密、信息公开等不可逆转的问题。档案的保密与利用需要完善、健全的档案管理制度，这样才能使档案的保管有章可循，确保档案的保密性以及档案的充分利用。部分学校的档案管理中并没有完整的保密与利用的相关制度，档案室人员职责划分不明，有些准则制定存在一定的疑问和模棱两可的地方，这些都对档案的管理造成一定的威胁。[2]学校的档案管理工作，尤其是档案的保密与利用还无法做到每个环节都能够有相应的制度管理，并且对已有管理制度的执行力还很欠缺，也没有强有力的监督管理体制，这种层面的档案保密与利用缺乏管理的不可抗性。
杀人偿命的另外一层含义即是一命抵一命，相比较于自由刑或者金钱赔偿，当出现这样的结果时，被害人及其家属的心理会得到最大程度的抚慰，所以说死刑制度能够最有效地发挥抚慰作用。
3.档案保密与利用管理人员安全意识不足
首先，要做好档案管理的保密工作，这是根本性的前提。做好保密工作就要确保信息网络的安全，管理人员要定期巡视检查网络安全问题，此外管理人员也要严格遵守档案使用、利用的操作程序，要凭证使用，不能无故借用。其次，在保证安全性与保密性的前提下，做好高效的档案利用工作。可以设立健全的档案使用准则，依据准则进行档案的借用，也可以创立档案利用平台，利用先进的网络信息化平台进行档案的利用，更加高效、便捷。
我国的火力发电厂由于所处区域不同，其燃料的供应渠道也会出现很大不同，以本文的西门子9F燃机为例，其燃料为天然气，因火电厂的地理位置关系，这些天然气的来源可能是四川普光气田，西气东输的一线或二线，也可能是液化天然气，因此其天然气的组分无法保证恒定，难免会使燃机燃烧产生的NOX排放量出现差异。这就要求火力发电厂在天然气燃料进厂时对组分、品质进行把控与监测，对偏差较大的进行适度调整，减少NOX排放量。
学校的档案管理相关人员一直留有传统的档案管理理念与方式，认为档案管理主要就是对保存的各类档案做好相关的保密工作，重视保密工作忽略了同样重要的档案利用工作。档案的利用是体现档案管理工作价值的直接方式，也是设立档案管理部门的初衷所在。因此，档案管理人员应该纠正偏向保密工作的错误理念，两手都要抓，两手都要硬，平衡好两者之间的关系，将档案管理工作的真正价值体现出来。
二、新形势下学校档案保密与利用问题解决的措施
无论采用哪种轴系对中方法，都必须达到质量要求。在系泊试验和航行试验时，通过测量和分析轴系运转时的热态参数来评估轴系校中质量。测量记录见表3和表4。
1.权衡好档案保密与利用工作间的关系
通过对互联网资料、研究报告和相关案例的整理和分析，可以将现有政府引导基金扶持新兴产业发展的主要模式总结如下：
面对学校的档案管理，在新形势下我们的任务仍是十分艰巨的。由于所属工作的特殊性，需要档案相关管理人员时刻保持危机意识，存有安全意识。但是，就学校的当前状态来看，学校的档案管理人员对档案保密与利用的安全意识还不够强，在工作中仍存在大大小小的各种漏洞，甚至还存在着侥幸的心理，安全意识的薄弱会导致档案工作出现不可挽救的损失。由于一些档案留有的是秘密文件，这些数据的上传本身就具有一定的风险，如果工作过程中不留心、不小心将档案资料外传是无法撤回的。意识决定行为，意识的不足和缺失必然会导致档案工作的问题，没有意识也就无法结合自身实际工作情况做好提前预防、应对各种可能发生的风险。[4]
在新形势下，档案管理工作已经脱离了传统的完全人工操作的状态，步入到网络化、信息化的时代。档案管理的手段与方法有了一定的改进与完善，这种变革使得档案管理工作更加便捷，效率得到大幅度的提升。但是，在速度与效率不断加速的同时，也带了不可避免的弊端，那就是档案信息极易泄露和拷贝，档案的保密性受到冲击，风险系数大幅度增加，极易被网络故障或是网络黑客盗取档案信息等一些重要资料，风险与效率是并存的。[3]
2.设立档案保密与利用的监察机制
由于需要确保档案管理的安全性、有序性以及档案高效利用，对于档案管理进行定期的检查、监管与维护，要设立档案管理的监察机制。监察机制的设立能够从侧面强化档案管理的安全性，而增加档案工作的安全性也能够在监察的过程中及时发现问题，立刻进行整改，提高档案利用效率。监察档案管理工作需要一套完整的档案监察机制，需要学校依据现有情况，立足自身的发展进行全方位、系统化的制定，形成的规范或是制度需要设立专门的人员严格执行。
学校档案管理工作中可能出现的问题也侧面反映出当前档案管理工作的难点和应该改进的地方，需要学校领导部门和档案管理员相互配合，针对问题找对策，共同完善档案的管理工作。
学校的档案管理室是学校的重要保密场所，相关档案管理人员也需要较强的责任心和安全意识，这是档案管理工作最基本的素质之一。由于工作具有特殊性，因此档案管理人员要时刻保持自己的警惕性和严谨性，时刻留有安全意识，在工作中更要严格按章办事，丝毫马虎不得。安全意识不仅是要时刻保有档案工作的安全意识，还要有一定的政治、档案的敏感性，对于敏感词和敏感的内容要严守自己的口风，不能将私密的内容外泄，这也是对学校、老师、学生私密资料的负责。
监察机制的设立能够有效减少意外事情的发生，避免不必要的麻烦，也为学校的档案管理工作提供了一个安全的保护，提升档案工作的安全性与利用价值。
3.提升档案管理人员的安全意识
监察机制的设立就是为了能够有效的监察与监督，督促档案管理工作有效、顺利进行。监察的内容可以包括档案保存室的监察，有没有按规定存放，有没有进行区域的划分或是对保密区域严加管控以及档案室环境是否配备灭火器材等，这些都是对档案室日常工作的监察。监察工作还要包括对档案网络信息安全的监察，由于部分档案需要保密，因此还要确保网络档案的安全性，是否有杀毒软件以及防火墙的设置，从而确保上网的安全。[5]监察还包含对档案管理人员的监督，是否能够按时上下班、是否能够顺利完成工作以及是否保持档案工作时的警惕心。
对于学校而言，提升档案管理人员的安全意识是十分必要的，学校除了可以对档案管理人员进行相关知识的培训，还可以引入专业的第三方辅助档案管理工作，设立定期的考核机制，促进档案管理人员安全意识的提升。比如，定期以各种方式进行档案安全管理的学习，请专业人员进行讲解，营造档案管理安全意识的氛围。安全意识的培养要从小事抓起，要在工作的点点滴滴中学习和领悟，安全意识的提升与加强需要每位档案管理人员内化于心，逐步成为习惯，转化为日常工作的一部分。
4.增强档案管理系统的安全性
在新形势下，我国的网络信息技术飞速发展，信息化已经基本实现全覆盖，信息的传送已经十分迅速和便捷。但信息化的时代也存在一定的危险系数，正是由于当前处于网络信息发达以及信息基本实现共享的状况下，我们更应该怀有危机意识，意识到其实快捷、便利的背后存在着安全的隐患，增强档案管理系统的安全性也迫在眉睫、刻不容缓。学校档案管理系统的运行中会有一些网络问题的困扰以及系统随时的崩盘与损坏，这都会造成档案管理过程中的误差，甚至是档案信息的泄露与丢失。
青辰用刀柄敲下一块石头，远远地投入洞中，静观半晌，没见洞内动静，心知岩鹰未在洞中，朝着唐玉烟做了个手势，二人一左一右，拽着绳索，朝着鹰穴接近。
学校在管理时要对档案管理人员进行培训，使档案管理人员对档案系统原理及流程有基础性的了解，同时培训档案系统的安全使用、保护、检查流程，让档案管理人员增强系统安全管理意识的同时，能够真正了解档案系统的运行流程、操作规程等。增强学校档案管理系统的安全性可以让校内相关技术人员进行系统的维护和定期的检查，或是定期要更新系统、检查漏洞，确保档案管理系统的平稳、安全运行，同时及时发现系统漏洞，及时整改维护。
三、结束语
档案的保密与利用工作对于档案管理是非常重要的部分，也是档案管理工作的基础和重中之重。就当前学校的档案管理工作而言，档案的保密与利用虽然初具规模，能够有效的进行，但仍存在着档案保密与利用工作比重失衡、档案保密与利用制度不完善和档案保密与利用管理人员安全意识不足等问题。需要立足学校的基本情况，从权衡好档案保密工作与利用工作的比重、设立档案保密与利用的监察机制、增强档案管理人员的安全防范意识以及强化档案管理系统的安全性等四个方面着手进行相应的改进。档案的保密与利用工作需要相关管理人员在日常工作中严肃对待，一丝一毫都马虎不得，也需要学校的支持和保障。只有各方面共同努力，做好科学管理、合理安排，才能使学校的档案保密和利用工作双管齐下，越做越好。
参考文献
[1]毛倩.新形势下档案保密工作存在的问题与对策[J].镇江高专学报,2002,15(63):25-26.
[2]杨健萍.浅析新形势下对档案保密与利用工作思考[J].卷宗,2018(13):2.
[3]萨如拉.新形势下对档案保密与利用工作思考[J].语文学刊,2016(10):95-96.
[4]蔡红梅.新形势下做好档案保密工作的几点思考[J].档案与建设,2013(6):64-64.
[5]聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].城建档案，2015(11):61-62.
DOI: 10.16653/j.cnki.32-1034/f.2019.008.045
（作者单位：福建省厦门集美中学）
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