十四冶建设集团云南第四建筑安装工程有限公司
摘要：建设工程的档案因为涉及的范围广、专业性也比较强，所以在档案移交和收集过程中存在很多问题，这不仅不利于对工程建设质量的有效监管，也为日后的维修、改造带来不便，需要积极采取措施做好档案收集工作。本文通过建设工程档案在收集过程中存在的问题进行分析，结合实际情况，提出一些有效的对策，以期能够将这个问题得到很好地解决。
关键词：建设工程；工程档案；档案收集；对策
随着工程项目的设计施工到竣工验收，都有一大批相应的文档资料和施工图纸等产生，需要进行及时的收集，作为该项工程的档案来进行保管。建设工程通过对工程档案进行收集，不仅可以有效掌握工程建设的具体情况，而且还可以为以后的维修以及改造提供便利。所以，对于工程建设的档案进行有效的收集，具有非常重要的意义。
一、工程档案的概况
1.工程档案的含义
工程档案主要是指在工程建设活动中，从前期的准备、设计、施工管理到后期的竣工验收，这段时间内所产生的有价值的图文声象资料，并对这些资料加以收集和整理，作为档案予以保存。
2.工程档案具有的作用
工程档案的收集不仅是该项工程技术和经验的总结，而且还可以具体反映工程质量的优劣，并且对于日后工程项目的维护和改造具有非常重要的借鉴作用。首先，工程档案就是对于该项工程技术和经验的总结。由于在工程建设的过程中，不断有新的方案和技术投入使用，所以工程档案也是在不断更新变化中，但是因为有了这些档案，使得工程项目的发展过程具有非常清晰的脉络，尤其到了后期工程的保养和改建，都需要利用工程档案，来进行设计施工。其次，工程档案是重建的主要依据。由于工程项目在建设完成以后，可能在投入使用的过程中出现一些灾害、损毁，需要重新修复才能继续使用，这个时候就需要该项工程前期的档案作为依据，来进行施工。最后，工程质量可以通过工程档案得到准确信息。由于在工程建设过程中，很多工程都是组合在一起进行施工，这就容易导致对于部分项目的工程质量不能进行有效检测，但是通过工程档案里面的数据和图纸等资料，我们就可以清楚的知道工程建设的过程，了解当时具体的施工状况。
二、工程档案在收集过程中存在的问题
1.没有树立档案收集的思想意识
由于对工程档案的管理意识不强，没有建立相应的档案管理制度，并且档案的价值长远才可以体现，所以在工程档案的收集过程中，相关的档案管理人员责任经常出现不作为的现象，工作积极性不高。
2.收集的工程档案不符合规范要求
在工程档案的收集过程中，一方面由于工程建设从前期准备到后期竣工验收，不仅内容比较复杂，时间跨度长，而且专业性比较强，所以导致收集的工程档案经常出现不完整、不规范的问题。另一方面的原因就是工程专业性比较强，而档案管理人员的水平有限，不能进行有效的管理，也会导致收集的工程档案不符合规范要求。
3.部分资料不能及时收集归档
一般情况而言，施工期间的档案收集都是建设部门的任务，但是在施工管理过程中，建设部门的主要精力都集中在工程的进度、质量、检测等方面，经常忽视对于一些资料、图纸的收集整理，及时归档。等到项目快要完工，时间跨度太长，再回过头来收集资料，就会使得很多宝贵的资料丢失，导致档案的收集出现问题。
4.工程档案的不能有效接收
在很多工程的建设过程中，一般都是建设单位将工程资料进行收集汇总，然后移交建筑管理部门档案室工作人员。所以，在施工现场的档案收集是缺少档案室人员的参与，最后只能是被动的接受，使得档案在收集过程中出现的问题不能及时发现解决，使得接受出现脱节问题。
5.档案收集人员的专业素养不够
对于工程档案的收集工作，一方面需要收集人员具有一定的工程类的文化知识，看懂相关的资料和图纸；另一方面需要收集人员具备一定的技术水平，如使用作图软件进行电脑绘图等技术。但是，以目前的收集人员的专业素养还是有很多的欠缺，需要经过相应的培训，获得提升。
三、工程档案收集过程中的有效对策
1.提高思想认识，完善档案管理、激励制度
为了能够有效解决工程档案的收集问题，首先要树立正确的档案管理意识，尤其是建设部门的领导要重视档案管理的收集工作，在各方面要给以大力支持。其次，还要建立相应的档案管理制度，明确档案管理和收集人员的职责，增强档案的管理意识，保障工程档案收集的顺利开展。再次就是要建立相应的奖惩制度，对于那些建筑单位档案管理工作做得好的，要给予一定的奖励，表现特别优秀的档案管理和收集人员要着重给予物质和精神奖励；对于那些在工程建设中，对于档案的管理不到位的建筑企业以及相关责任人，要给以一定的教育和惩罚，加大对于工程施工的监测力度，确保档案管理工作在各个建筑单位有效开展起来。最后就是要加大宣传和教育力度，要求大家都来重视档案的收集和管理工作。在具体的实施过程中，可以通过专题报告、档案巡回展览等方式，对大家进行教育，提升大家对于档案收集的重要性认识。
2.采取各种对策，确保收集的工程档案规范、完整
很多建设单位在施工管理过程中，由于种种原因，经常使得收集的各种文档和图纸存在缺失的问题，这就导致收集来的工程档案存在不规范、欠完整的问题。对于这个问题的有效对策，首先就是加强对于档案收集的监管，在工程招投标过程中，明确要求施工方必须要将工程档案完整移交纳入工程合同，并且要提供一定的保证金作为抵押。同时，还要将档案管理工作纳入到工程质量验收体系，加强监管。这样就能确保建设单位有效收集档案资料，做好档案管理工作。同时还要将档案管理工作纳入到工程质量验收体系中，确保档案。其次，就是在档案的收集过程中，发挥监理的作用（如下图），确保收集整理的档案能够做到规范、完整。在具体的施工监督过程中，监理一方面通过手中的权力，严格要求施工单位认真做好档案的收集、整理工作，否则拒绝签署后面的施工令；另一方面还要注意利用自身对于工程项目的熟悉，严格要求档案的管理部门规范操作，确保收集上来的档案资料符合具体的实际情况，内容能够准确、有效。
3.加强档案收集管理人员的业务能力和敬业精神
在加强档案收集和管理的过程中，不仅要规范各项制度和要求，而且还需要对于档案收集和管理人员进行专业的培训，提高档案工作人员的业务能力和技术水平，建立一支高效的档案管理队伍，更好地进行档案收集工作。同时，在培训的过程中，还要强调工作人员的服务意识和敬业精神。不仅在档案的收集过程中做到严谨负责，保证档案资料不会出现遗漏一切有价值的文档或图纸等资料。并且在工程结束以后就应抓紧整理成册，尽快及时移交，不要出现拖拉现象，确保收集的档案规范、完整的移交给接收单位。
结论
长期以来，由于建设工程档案的内容比较复杂，而且专业性比较强，所以给档案收集工作带来很多困难，再加上过去的档案意识落后，管理制度不到位以及管理人员专业能力有限，使得档案的完整性和规范性受到损害，造成很大的损失。所以，在今后的档案收集整理过程中，要转变观念，建立科学的管理制度，积极提升工作人员的技能，确保工程档案的建立能够符合相关的要求，发挥档案应有的重要作用。
参考文献：
[1] 龚志军.城市建设工程档案收集的难点及策略[J].智能城市，2016年第3期：53-56.
[2] 孙建华.建设工程档案移交存在的问题分析及对策研究[J].兰台世界，2006年第24期：43-44.
[3] 谢 军.淮南市重点建设项目工程档案工作现状与对策[J].工程与建设，2014年第3期：428-429.
[4] 周青扬.浅谈工程档案的收集存在问题与对策[J].南方论刊，2012年第7期：85-86.
[5] 徐 宁.大型建筑工程档案管理的难点与对策[J].城建档案，2012年第12期：24-26.
[6] 刘 梅.工程档案管理问题与对策研究[J].四川档案，2010年第4期：46-47.
论文作者:管亚萍
论文发表刊物:《基层建设》2016年8期
论文发表时间:2016/7/12
标签：档案论文; 工程论文; 过程中论文; 工程建设论文; 建设工程论文; 对策论文; 档案管理论文; 《基层建设》2016年8期论文;