开发区档案工作调查分析，本文主要内容关键词为：开发区论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、开发区企业档案的现状
海淀区档案局对北京市新技术产业开发试验区的部分高新技术企业，在档案管理工作的状况、特点等方面做了一次比较全面的调查研究。调查时重点选择了82家企业。这82家企业在经营规模业务范围、管理方式和经济效益方面都不尽相同，从经济性质方面看，其中有：全民与民办集体企业53家，外商投资企业21家，股份制企业4家，联营企业2家，私营企业2家。
通过调查，发现这些企业的档案具有以下几个共同的特点：
1.综合性强。从档案类别上看，有文书类（包括人事、行政、劳资党群等）；经营类（包括商务，经济合同等），科技类、产品类、财务类，基建类等。从档案载体上看，除纸质文字材料以外，这些企业还形成了大量新型载体的档案，如照片、录音录像制品、计算机磁盘、光盘等。这些档案材料是企业生产、经营、科研等各项活动的综合产物，记录了企业开办以来的发展过程，是企业历史的缩影，同时也预示着企业的未来。
2.科技含量大。随着当前市场经济的发展，企业已将科学技术真正视为第一生产力，日益感受到它的重要性。企业中产生的科技文献，形成的科技类档案数量之多是前所未有的，例如企业商标的注册，专利的申报，计算机软件的登记，以及其他科研成果形成的档案材料。它们作为企业的一种信息成果，已成为企业无形资产中很重要的一部分。
3.现实重要性强。在企业的日常经营活动中，对各类档案进行着有效利用，使其在企业的经营管理、科研生产、技术交流等方面，以及在企业的知识产权保护，解决经济纠纷、劳动争议等活动中，不断地发挥着现实的作用，为企业直接或间接地创造着效益。它已成为企业生存和发展的基本条件之一。
4.具有长远发挥作用的潜能。试验区及其所属企业处在市场经济改革开放的前沿，是我国经济发展史中的缩影。从长远看，企业档案的管理不仅为当前的生产经营及各项管理工作准备了必要的条件和基本手段，而且也为企业和国家保管了今后——在企业档案的第二生命期内——长远起作用的珍贵的企业文化财富。这也是企业在进行物质文明建设的同时，也在进行社会主义精神文明建设的重要体现。
在各个企业档案工作的开展方面，情况却极不一致，可谓是千差万别。其原因主要是由于各企业在经营项目、规模大小和组织机构和人员素质上的不同，形成在管理方法和管理水平上的差异；又由于企业领导对档案工作的认识水平和重视程度的差别，造成了各企业档案工作发展的不平衡。从调查后的结果分析，上述82家企业，总的来说可以归纳为以下三种类型：
第一种，企业档案工作与企业建设同步发展，实现了档案的集中统一管理，建立了档案管理机构，配备了专、兼职档案管理人员，制定了一整套档案管理制度，具备了较好的档案管理工作环境。各部门的兼职档案员与档案室的专职人员能够密切配合，积极主动地做好档案资料的收集、整理、统计及归档工作，并能够做到使档案为企业的生产、经营、科研第一线服务，企业的档案工作实现了网络化。这些企业不但建立了综合档案室，而且设有专用设备较为配套齐全的档案库房，便于档案的安全保管和长期利用。这样的企业目前还很少，只有5家，约占被调查企业的6%。
第二种，企业开展了档案工作，建立了档案，有的也设立了档案室，但没有档案库房，档案材料实行分部门管理或保存，例如文书档案资料在办公（或总经理秘书室），会计档案在财务部，经营合同档案在销售部，科技档案在技术开发或生产部等。这些企业的档案管理制度都不够健全，一般只设一名专职（或兼职）的档案人员，在各部门管理的档案基本上都没有按照档案要求进行系统整理和集中统一的管理。这样的企业共有40家，约占被调查企业的49%。
第三种，企业档案基本上无人管理，各类文件材料一般都分散在各业务部门或个人的手中，企业档案工作处于自流状态。这部分企业的领导不重视档案工作，档案意识观念较差，他们把精力都放在生产经营方面，根本顾及不到企业的档案工作，没有把档案工作纳入到企业的日常工作和发展规划中去，更无明确的制度保证，缺乏依法制档的约束力。这样的企业共有37家，约占被调查企业的45%。
二、存在的主要问题
通过调查，反映出在企业的档案工作中普遍存在着一些问题，主要表现在以下几个方面。
首先是思想认识方面。虽然多数企业的领导已具备初步的档案意识，知道档案工作不仅是积累一些资料，也是企业现实工作和未来发展的需要，但对照《档案法》的准则和档案集中统一管理的要求，还有一定差距，思想上还存在着“档案工作是软件，可以等一等，拖一拖”的错误认识。很多企业都把全部精力、财力、投入到生产、科研等经营项目上去，而无暇顾及档案管理工作，致使其大大滞后于其他方面的建设与发展。
其次是管理制度方面。多数企业的档案材料均由各部门分散保管，没有建立一个机构来集中统一管理本企业的档案，在档案管理方面尚未形成一套科学合理的管理制度，档案的形成、积累归档、保管和利用等都无章可循，随意性较大，使档案的完整、准确、系统、安全等都难以得到有效的保障。试验区的企业，大都具有技术资料多和人员流动大的特点。由于一些文件资料平时保存在具体办事人员的手中，碰到人员流动时，往往造成不必要的遗失。个别企业中已经发生了基建图纸的丢失，造成在地下管道施工中，由于找不到准确位置，而将其他管道损坏。还有的企业由于科技档案材料管理不严，被人窃走，而造成知识产权被侵权事件，使企业蒙受了巨大的经济损失。
第三是业务规范方面。多数企业尚未建立档案库房，有些企业虽设档案室，但未完全达到“八防”的要求。已开展档案工作的企业，在业务管理上多数还是凭经验进行，在档案材料的形成、整理、立卷、保管、利用等方面都缺乏科学性和规范性。各企业现有档案人员多数不具备专业知识，而由于工作繁忙（许多档案人员都是身兼数职）和人员流动在等原因，也很少有机会获准参加岗位业务培训。各企业在招聘新人时，往往只注重科技人员和管理人员，根本不招收档案专业人员。长此以往，造成企业档案人员的业务素质普遍不高，无法适应工作发展的需要。
三 健全和发展企业档案工作的办法
对于今后全面治理和健全发展试验区企业档案工作，我们认为应当从以下几个方面采取措施。
1.组织企业的领导和有关人员学习《档案法》等法律、法规文件，增强档案意识，并结合各企业中发生的大量实际事例，从正、反两个方面，学习、体会企业档案工作的重要性，引其对档案工作的重视。
2.举办企业档案管理人员培训班，即对他们进行企业管理知识和档案专业知识、专业技能的培训。
根据《档案法》的有关条款和试验区的具体情况，制定必要的奖、惩制度，对于在档案的收集、整理、保护和利用等方面成绩显著的企业和个人，应给予表扬、奖励；对于拒不贯彻、执行《档案法》，档案工作开展不力的企业、个人，应提出批评。对于造成档案损失的，要追究当事人的责任。“没有规矩，不成方圆。”必要的奖、惩制度，是推动企业档案工作健康发展的重要保证。
4.各企业应本着档案管理获取最大效益的原则，根据本企业的具体情况，制定档案工作的计划，在机构的设置，人员的选用，设备的配置，规章制度的制定等方面，都应以适度实用为原则，既保证档案工作的顺利开展，又要尽可能减少不必要的人力和物力的消耗，避免增大企业的负担和开支。
试验区内的企业，应当根据各企业的现状，采取不同的发展措施。对于档案工作开展得不错，已经实行集中统一管理的企业，下一步的任务除了进一步完善制度，强化管理，争取上档次以外，还要在档案信息的全面开发和综合利用上多下功夫，逐步形成企业的信息网络系统，充分发挥企业档案的整体功能，力争为企业创造更大的效益。对于还未实行档案集中统一管理的企业，当务之急则是设立本企业的档案管理机构，配备一定的专、兼职人员，制定统一的管理制度，将各部门保管的文件、材料统一归档管理，维护本企业档案的完整性、系统性、准确性与安全性。对于那些实在没有能力保管本企业档案材料的，我们有一个设想：可由各地区的国家档案馆（例如试验区的企业可由海淀区档案馆）开辟出一处库房，专门为这些企业保管档案材料，并制定一套实际操作的管理制度，这样既可使这些企业的档案得到安全保管和有效利用，又可解决他们的实际困难。
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