外国档案鉴定工作的发展与启迪，本文主要内容关键词为：启迪论文,鉴定论文,外国论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
外国档案鉴定工作产生的历史较早，古代就出现了档案鉴定工作的萌芽。到了近代和现代，不少国家已形成了较为科学和完善的档案鉴定工作制度。迈入新世纪，研究与探讨外国档案鉴定的发展与演变，对我们开展这项工作是有益的。这就是恩格斯所重视和提倡的一个工作方法，要学会从“历史的启迪”中创新。
（一）古代外国的档案鉴定工作
早在公元前2500多年以前，古代两河流域的苏美尔人就已经有了繁荣的档案事业，并且已经认识到，对于重要性不同的档案文件，应当区别对待。他们把重要的文件写在又重又厚的大块泥板上，放在窑内烘烤，使泥板变为陶板，坚固耐久，不重要的文件则写在又轻又薄的小块泥板上，而且不经烘烤，十分易碎，也不耐久。这种处理文件的作法，从某种意义上说有点类似于今天人们管理电子档案的办法，即从电子文件产生的源头起就考虑到要保存重要档案文件的问题。
古代罗马帝国的统治者也有类似的做法。他们把重要的文件写在坚固耐久的羊皮纸上，而把不重要的文件写在木板上或者纸草上。
到了中世纪，中国发明的造纸术传到了欧洲，纸质文件的数量迅速增加。这时，在欧洲的某些封建王国，个别行政管理机构的登记室已经演变成为机关档案馆。这些机关档案馆往往由于库房不够用而需要剔除和销毁一部分档案文件。当时，这种活动不是有计划的，也没有什么固定的挑选和淘汰准则，所剔除和销毁的大部分是年代久远的和行政机关不再需要的文件，而在这部分文件中有一些往往正是历史上最珍贵的和最有价值的。
古代欧洲自治城市档案馆在挑选和剔除档案文件方面也没有考虑过采用什么固定的标准，而只是把那些被认为是有用的留下来，把那些被认为是无用的或者重复的退回原发文机关或者卖掉。
从整体来看，古代外国的档案鉴定工作还处于自发阶段。但是，正是在这个漫长的岁月中积累起来的实践经验，为以后科学的档案鉴定工作创造了前提条件。法国大革命后第一个关于档案鉴定工作的法令就继承和吸收了中世纪自治城市档案馆淘汰档案文件的主要经验和做法。因此，可以认为，外国档案鉴定工作在古代就有了萌芽。
（二）近代外国的档案鉴定工作
波兰著名档案学家卡林斯基(G.Kalensik,1881～1943)把世界档案鉴定工作的历史划分为三个时期：第一个时期是从法国大革命开始到1880年为止；第二个时期是从1880年开始到第一次世界大战结束为止；第三个时期是从第一次世界大战结束开始到第二次世界大战为止。（注：The American Archivist,1976.No.1）
(1)1789年的法国资产阶级大革命推翻了法国封建国王的统治，没收了封建主的档案文件，并且建立了全世界第一个近代意义的国家档案馆。
天真的革命群众认为，只要把带有封建标志的档案文件全部销毁，就彻底打倒和消灭了封建主阶级，就建成了“政治平等的大厦”。为此，他们在1793年7月17日雅各宾专政的第三个土地法令中明文规定：必须在三个月内全部焚毁一切带有封建特权标志的文契，藏匿而不焚毁者处五年苦役。
为了整理国家档案馆所接收的旧政权时期的档案文件，也为了缓和焚毁契约的过激行动，革命政府于1794年6月25日颁布了《共和历二年穑月七日法令》。可以认为，这是外国近代史上第一个关于档案鉴定工作的政府法令。该法令把旧政权时期的档案文件分为四类：有用文件（包括地产契据等）、历史文件、无用文件、封建文件。后两类文件一律销毁。
奥地利为了防止人们过分热衷于销毁档案文件，在1832年也颁布了关于鉴定工作的法规，即《关于剔除和销毁登记室和档案馆无用案卷的规章》，该规章把不得销毁的案卷分为两类：一类是对行政机关有实际价值的（这是主要考虑的）；另一类是有历史价值或其他价值的。这个规章也像法国的《共和历二年穑月七日法令》一样，只作了原则性的规定，而没有进一步规定什么样的案卷不得销毁，也没有具体指出销毁问题应由什么人作决定。
普鲁士于1833年颁布了该国关于档案鉴定工作的第一个规章。这个规章要求由行政机关决定档案的鉴定销毁问题，根本不考虑档案文件的历史价值。
俄国从1830年起多次颁布关于档案鉴定工作的法令，目的在于允许许多行政机关自行决定档案鉴定销毁问题。
总之，从法国大革命开始，诞生了科学的档案鉴定工作，其标志在于：政府开始颁布关于档案鉴定销毁问题的规章条例。不少国家开始以政府的规章条例为依据，按照价值的大小确定档案文件的存毁。但是，直到1880年为止，在国外所颁布的关于档案工作方面的规章条例都是比较笼统的。卡林斯基把这个时期称作“粗线条规章时期”。
(2)从1880年起到第一次世界大战为止，是近代外国档案鉴定史的第二个时期。在这个时期，各国政府关于档案鉴定工作的规章条例有了越来越详细的规定，而不再是原则性的和“粗线条的”，其所以如此，是因为“粗线条的”规章条例已经不能适应客观发展的需要。
首先，国家的作用和行政管理活动扩大了，国家的行政管理机关越来越多样化，国家的管理活动越来越深入到公民的生活中去，于是，行政管理文件无论从品种或数量来说都大大增加了。为了妥善地处理日益增多的文件，必须为鉴定工作制定比较详细、比较具体的规定。
其次，有些行政机关的官员因向造纸厂出售废品而得到好处，于是热衷于“剔除和淘汰”档案文件。为了避免因官员们无知或不诚实而造成无法挽回的损失，也有必要在规章条例中作出比较详细、比较具体的规定。
总之，越来越详细的规章条例表明了各国政府对档案鉴定工作的日益重视。这种情况也促进了对档案鉴定实践的总结和对档案鉴定理论的探讨。德国档案学家迈斯奈尔(H.O.Meisner)的鉴定标准就是在这样的形势下诞生的。
迈斯奈尔是普鲁士机密国家档案馆馆长，他把来源于一个机关的全部文件看作一个起源完整的文件体，并在1901年提出了一套鉴定标准。该鉴定标准包括三个组成部分：
第一，一般的鉴定销毁问题，作决定时必须尽可能当机立断；
第二，从档案所涉及的事项考虑鉴定销毁问题；
第三，从档案来源所考虑的鉴定销毁问题：(1)每个机关都注意保存关于该机关行政任务的文件，如关于该机关的设立、组织、区域、业务划分和人事的文件等；(2)关于政策、程序和有普遍适用性的总卷一般由中央机关保存；(3)中级机关只保存关于该机关本身行政任务的文件，而不保存上下级承转的文件；(4)下级机关的特殊文件，只要是由于该机关本身行政活动而产生的，都是重要的；(5)司法机关的文件，如果与该机关的主管业务活动有关，如果反映了永久性的权利和制度、重要的历史事件、政治局势的发展过程和以往的风俗习惯等，就应加以保存。
迈斯奈尔的这一套鉴定标准，是对当时档案鉴定实践的系统总结，其中，“高龄案卷应当受到尊重”被称为“年龄鉴定论”，对许多国家的档案鉴定工作发生了重大影响。不少国家都遵循这一原则，为本国的档案文件规定了一个禁止销毁的界限年份，即凡是该年份以前产生的档案文件一概不得销毁。
（三）现代外国的档案鉴定
(1)鉴定决定权的转移
从1917年俄国十月社会主义革命开始到1945年第二次世界大战结束为止，是现代外国档案鉴定史的第一个时期，也是卡林斯基近代档案鉴定史的第三个时期。这个时期的特点是：档案鉴定销毁的决定权全部或局部地转移到了档案管理机关的手中。权利转移现象首先出现在俄国。1918年6月1日列宁签署的《关于改革和集中统一管理档案工作的法令》明确规定：“各政府机关未经档案管理总局批准，无权销毁任何案卷、来往文书或单个文件，违反此规定者，将受到法律制裁。”（注：《马克思恩格斯列宁斯大林毛泽东关于档案文件材料的论述》，档案出版社1985年版第45页）
后来，法国1936年7月21日的法令也规定：无档案局许可，不得销毁行政文件，档案管理部门对机关文件行使监督权。
俄国和法国之所以都把档案文件的鉴定销毁决定权完全交付给档案机关，是因为这两个国家都实行了档案工作的集中化管理。权利的转移使档案工作者对待档案鉴定工作的态度发生了大转弯：从厌恶和反对变为积极地提倡和支持。
美国在这个时期内也把一部分鉴定销毁的决定权交给了档案机关，他们在1939年制定的《文件处置法》规定，在国会闭会期间，档案部门可在有限的范围内拥有批准销毁权。后来，直到1950年的《联邦文件法》才承认了档案工作者对联邦机关文件的全权处置计划。
只有英国，由于文化背景的不同以及古典档案管理学派的影响，在权利转移方面踏步不前。
形势的变化以及责任的加重，迫使档案工作者不得不思考和研究如何进一步搞好档案鉴定工作的问题。正是在这样的条件下，卡林斯基的鉴定标准应运而生。
(2)卡林斯基的档案鉴定标准
卡林斯基接受了迈斯奈尔的鉴定理论，并且总结了波兰档案鉴定工作的实践经验。他的结论是：文件价值的大小取决于在活动中产生文件的那个机关的职能是否重要。机关内案卷的价值也取决于它所记载的职能的意义。
从机关具有不等的价值这一观点出发，卡林斯基提出了按来源排列档案全宗的想法，他认为，应把档案全宗划分为两类：A类和B类，A类是最高管理机关的档案文件，B类是只具有暂时价值的下级机关的档案文件。
凡对国家利益和历史、对公共行政管理、对公民权、对学术研究有永久重要性的案卷，属于A类，应当永久保存。A类案卷一览表由主管机关制定，并需征得国家档案管理部门的同意。
只需保存一定时期的案卷属于B类，一般地说保存30年或不足30年，届时销毁。
在B类文件内，先按保存时间长短分类，然后剔除重份文件。
至于独份文件，卡林斯基建议按照以下七项原则进行鉴定：
第一，一般原则。要求从四个方面进行考虑：要考虑历史时期；要考虑行政部门；要考虑机关权力的大小；要考虑职能的区别。
第二，法律依据。
第三，行政要求。
第四，历史依据。
第五，地理依据。
第六，替代价值。
第七，典型全宗。（注：The American Archivist,1976）
卡林斯基的这套鉴定标准由于强调文件产生机关职能的重要性，被称为职能鉴定论，它在外国档案鉴定工作中具有广泛的、深远的影响。
(3)前苏联档案鉴定工作的特点
前苏联档案鉴定工作既吸收了以往资本主义国家成功的经验，也在社会主义建设中不断地总结经验，发挥了自己的独创性。例如，他们接受了“年龄鉴定论”，在革命后的1919年把1811年规定为禁毁年份，后来又在1925年把禁毁年份改为1825年，凡1825年以前的档案文件除毫无价值者外，一律不得销毁（这个禁毁年份一直执行到1957年）。
前苏联也注意到，在鉴定时必须重视法律要求。对于各种契约和会计凭证等，都必须根据苏联法律上精确规定的法律时效或审查期限保存下来。如果这些文件涉及到外国的法权范围（如外贸协定等），还要依照外国法律所规定的法律时效加以保存。
前苏联档案鉴定工作的特点表现在以下三个方面：
第一，要求有党性原则。
第二，要求遵循全面性原则。
第三，大力推行文件保管期限表制度。
前苏联编制的保管期限表有三种：
①国家档案馆为在整理过程中便于剔除应销毁文件而制定的文件保管期限表；
②政府各部和各主管机关为便于本部门鉴定销毁文件而制定的文件保管期限表；
③适用于所有各机关、团体和企业的典范文件的标准文件保管期限表。
(4)文件数量急剧增加
第二次世界大战结束后，外国的档案工作有了快速发展。从1945年开始到60年代结束为止，外国的文件带有两个明显的特点：一个特点是文件增加速度大大加快。以美国联邦政府为例，在第二次世界大战结束时，文件的年产生量已达200万立方英尺，到1954年，联邦政府各机关拥有的文件已达2300万立方英尺。在这样的情况下，要求鉴定和挑选文件的压力比以往任何时候都大。
另一个特点是文件的种类进一步增加。
为了适应客观的需要，档案工作者开展了关于档案鉴定问题的科研活动。
在这个时期内，前苏联档案学者认为，凡有政治意义、科学历史意义以及实际意义的文件，应当永久或长期保存，否则不需保存。他们把鉴定标准分为四级：①永久保存；②长期保存；③暂时保存；④立即销毁。（注：《苏联档案工作的理论与实践》中译本，中国人民大学出版社1959年，第75～80页）
美国档案界为了应付文件洪流而进行了富有创新精神的研究工作。
(5)谢伦伯格的文件价值学说
早在1940年，美国档案学家布鲁克斯(C.Brooks)就认为文件有三种价值：对原机关进行有效行政管理的价值；对于研究文件产生机关行政管理史有用的价值；历史价值。
谢伦伯格(T.R.Schellenberg,1903～1970)进一步发展了布鲁克斯的观点，并且提出了一套比较完整的文件价值学说。他认为，文件具有双重价值：一种是对原产生机关有用的原始价值，或叫第一价值，主要由原产生机关鉴定；另一种是对其他机关和私人利用者有用的从属价值，或叫第二价值，由档案机关在原产生机关协助下鉴定。
谢伦伯格认为，档案文件的从属价值（第二价值）包括证据性价值和情报性价值。所谓证据性价值，就是由于能够证明文件产生机关的组织、职能、政策、决定、程序、作用和各种活动而具有的价值。所谓情报性价值（信息性价值），则是指公共文件由于含有公务机构所处理的人、地、问题等独一无二的情报资料而具有的价值。
谢伦伯格发展了卡林斯基的职能鉴定论。他指出，档案工作者在判断文件的证据性价值时应该把一个机关的文件作为一个整体看待，并且大体上了解三个方面的情况，每个机关在所属机构等级体系中的位置；每个机关所执行的职能；每个机关在执行一定职能时所进行的各种活动。
谢伦伯格认为，档案工作者在判断文件的情报性价值时，应当关心文件所包含的情报资料，应当考虑文件的内容。为此，鉴定者应当具有关于研究资料、研究需要和研究方法之类的专业知识。鉴定工作可在单件材料的基础上进行。鉴定时必须了解三个方面的情况：情报资料是不是独一无二的；情报资料是否集中和便于利用；情报资料本身的重要性如何。（注：谢伦伯格著《现代档案——原则与技术》中译本，档案出版社1983年版，第154～155页、163页）
谢伦伯格认为，证据性价值应当有十分硬性的标准，而情报性价值则不是绝对的，应当因时因地制宜。不同的档案机构在评价同类型文件时可以使用不同的标准，因为对一个机构有价值的东西可能对另一个机构并没有什么价值。
(6)关于鉴定问题的争论
英国古典档案管理学派的代表人物詹金逊于(Hilary Jenkinson,1882～1961)1922年出版了一本书，名为《档案管理手册》。该书认为，档案工作者不应卷入鉴定过程，鉴定工作只能由那些仅仅考虑其行政需要的行政人员来完成。
美国现代档案管理学派的代表人物谢伦伯格于1956年也出了一本书，名为《现代档案——原则与技术》。谢伦伯格认为，英国的经验大部分不适用于美国，文件与档案既有密不可分的联系，又是两个不同的概念，区分开这两个概念，不仅是可能的，而且是必要的，他写书的目的就是要取代詹金逊的那本书。
针对谢伦伯格的著作，詹金逊写了一篇书评，题目是“现代档案——评谢伦伯格著《现代档案——原则与技术》”。这篇文章发表在英国《档案工作者协会会刊》1956年第1期。文章认为，谢伦伯格的两个观点是不能同意的：第一，该书把文件与档案分开了；第二，该书把鉴定问题写进了档案的定义。
詹金逊认为，在档案的定义里不应包括挑选鉴定的问题，因为每一份文件在某一个或某几个阶段都是经过挑选的，例如把文件放入案卷而不扔到废纸篓内。他说，谢伦伯格把鉴定问题放入档案的定义是一个可悲的结论，因为它会使档案接近于人为的汇集。（注：黄坤坊：《詹金逊与谢伦伯格的比较》，载《档案学通讯》1989年第5期，第76～80页）
看来，詹金逊所说的是广义的鉴定，而谢伦伯格所说的是狭义的鉴定。后者是人们普遍接受的。因此，詹金逊的批评丝毫没有影响谢伦伯格文件价值学说的广泛传播和深远影响。
(7)新时期外国档案鉴定工作的特点
从1970年开始，外国的档案鉴定工作又出现了一系列新的情况、新的特点，档案鉴定工作进入了一个新的时期。
第一个特点是文件的面貌有了明显的变化，不仅数量更大，品种更多，而且出现了与以往各种文件都不相同的新型文件——机读文件，或叫电子文件。例如，美国国家档案馆和英国公共档案馆都从1968年起接收电子文件，加拿大公共档案馆也从1973年开始接收这种文件。
由于文件的面貌发生了变化，鉴定文件的标准和方法也必须作相应的改变。
由于电子文件的信息与载体是可以分离的，电子文件就没有什么独一无二性和原始性的概念。因此，鉴定的时机就应作相应的改变，就是说应当在文件产生之前在计算机设计阶段进行，而不是在文件形成之后进行。鉴定的侧重点也应当是文件产生机关的主要职能、活动、任务、事务处理和工程流程（目的在于挑选出最能反映它们的文件），而不再是文件的证据性价值。（注：《第十三届国际档案大会报告集》，第102～103页）
举例来说，英国的电子文件鉴定工作包括两部分鉴定分析：情报分析和系统分析。情报分析的目的是评价电子文件的内容和确定永久保管的文件，这种分析是在自动化设计阶段，即在自动化系统开始运转之前进行的。系统分析的目的是解决与国家保管和利用文件有关的问题，它要考察该系统的目的和主要职能、主要文件、文件的输入、输出和传输办法等。
第二个特点是在鉴定标准上增加了一些新的考虑。例如，从70年代起，美国的档案工作者认为，该国的鉴定标准一览表上没有包括内在价值是一大缺陷。所谓内在价值，是指一份文件由于某些独一无二的因素而需要保存其原来实体形式的生而固有的价值。显然，这是对谢伦伯格文件价值学说的补充。
特别值得提出的是，从70年代起，美国的档案工作者把费用因素纳入了鉴定标准。他们在保管档案所获得的效益和所花去的费用之间进行权衡，考虑所花的费用是否值得。
(8)关于文件价值的争论
谢伦伯格的文件价值学说大大促进了档案鉴定工作的发展。但是，究竟应当如何评定文件的价值，人们还没有一致的看法。
德国的档案学者齐麦尔曼于1958年著文声称，文件的价值取决于利用者的需求，需求量越大，文件的价值就越大，德国的另一位档案学者策赫尔持相反的看法，他于1965年著文声称文件的价值是内在的，与历史学者的需求毫无关系。两种观点的对立，在外国档案工作者当中引发了关于文件价值问题的争论。
前苏联档案学者维诺格拉多夫认为，齐麦尔曼和策赫尔的观点都是片面的。他指出，文件的内在性是文件价值的客观前提，而利用者的需求是文件价值的主观前提。二者都不能单独决定文件的价值，只有二者相互作用时才能显示出文件的价值。
维诺格拉多夫分析了齐麦尔曼的错误。他指出，利用者的需求不是固定不变的，而是随着历史经验的扩大有所变化。回溯性文件的情报价值分为两种：现实的和潜在的。处于实际活动轨道的（即进入科学流通的）情报具有现实价值，只是有可能与之发生相互作用的情报则具有潜在价值。
维诺格拉多夫认为，有些情报所以长期隐藏在文件内，使文件长期处于“休眠”和无人问津的状态，只是因为人们的逻辑试剂还不足以把这些情报提取出来，或者对这些情报的传统加工方法还不能说明史料中所反映的现实的一切相互联系。显然，对文件的需求并不能表明文件内的所有各种情报，而只能表明需求者按照自己的逻辑思维和历史想像水平所能看到的那一部分情报。因此，根据利用者的需求（即全宗利用次数）来确定文件的价值，只能指出其具有现实价值的情报，而漏掉其具有潜在价值的情报。例如，大量的统计文件被宣传为无价值，由于不能用传统方法处理而销毁。但是，现在人们可用现代的情报定量处理法来处理，这就改变了关于这类文件价值的概念。
德国的档案活动家博姆斯(H.Booms)在70年代对“职能鉴定论”提出了质疑。他认为，按照文件产生者在国家机构等级体系中的意义排选应保存的档案文件，是德国唯心主义落后哲学的体现。这种哲学只把国家机关产生的文件看作“好材料”，而忽视了非国家的社会现象。
博姆斯认为，先前的档案工作者缺乏客观的鉴定标准，因为他们用推理法对待文件的价值。博姆斯反对从社会的一种理论观点出发用演绎法对待文件，而主张用归纳法分析比较小、比较易于驾驭的社会结构。他认为，不应推测未来的历史学者希望要什么，而应当用反映今天价值的文献记忆社会的各个方面，并把数量可以驾驭的文件交档案馆保存，他的结论是在鉴定文件时，只有社会舆论可以作为文件的价值尺度。
维诺格拉多夫指出，社会舆论是有阶级性的，不会有统一的社会舆论。因此，人们不可能用社会舆论作为文件的价值尺度。
到了90年代，博姆斯本人也感到自己的观点值得怀疑。他承认，用社会舆论作为文件的价值尺度是不切实际的，于是他也回到了“职能鉴定论”上面来。不过，他认为，文件形成者的职能是为了实现社会的需求和愿望，是体现社会舆论的，因此，在他看来，其修正后的观点与先前的观点似乎可以统一起来而没有什么矛盾。（注：《第十三届国际档案大会报告集》，第94～95页）
在这场争论中，也有个别学者持悲观的态度。例如，美国M.索尔顿(Mitchell W.Thornton)认为：客观的文件价值标准实际上是不存在的。在一切情况下，档案工作者的鉴定工作都是主观的。笔者认为，这种否定人类认识能力的不可知论当然是错误的和不值一驳的。
当前，不少国家的档案工作者在档案鉴定标准的问题上也取得了不少的共识。一般都认为应当保存具有法律、行政、历史、科学或文化意义的文件，应当销毁重份、副本、重复、雷同的材料，应当把值得保存的和不值得保存的文件分开，等等。迈入新的世纪国外档案工作者正在探索能否搞出大家一致赞同的鉴定标准，使档案文件能够更好地发挥社会记忆的作用。