档案编研工作中的新探索——编辑《档案摘报》的体会，本文主要内容关键词为：档案论文,编辑论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2003年4月中旬，正当北京市人民在市委、市政府领导下打响了抗击非典的战役时，北京市档案馆旨在为北京市领导和中心工作提供档案信息服务的《档案摘报》创刊了。《档案摘报》是围绕北京市的工作大局和市委、市政府领导的需求，按照确定好的主题摘编档案信息，直接送给市领导参阅的信息性刊物。编发《档案摘报》是北京市档案馆探索档案服务新领域的一项新举措，是档案馆工作与时俱进的结果。它沟通了档案馆提供档案信息直接为市领导和北京市中心工作服务的渠道，拓宽了档案馆为社会服务的层面，进而促使档案工作人员培养大局意识，多角度、多层面地开发档案信息资源，为北京市的改革和建设做出更大的贡献。《档案摘报》在2003年共编发了11期，受到了北京市领导和国家档案局领导的赞扬和鼓励，有文字的表扬，也有口头的褒奖。这就表明北京市档案馆在档案服务创新工作中又迈出了卓有成效的一步。本文将从3个方面探讨《档案摘报》在档案服务创新方面的特色，并就做好摘报编辑工作的必备条件谈几点认识。
一、《档案摘报》在档案服务创新方面的特色
《档案摘报》是直接为北京市委、市政府领导和中心工作提供信息服务的，其特色主要表现为下面3个方面：
（一）《档案摘报》在档案编研工作的服务对象和服务领域方面有新的拓展。
过去，档案馆编研工作的服务对象主要是科研人员，其编研成果主要是为各学科的学术研究，特别是历史研究提供史料参考，而直接把市委、市政府领导和北京市的现行工作作为服务对象和编研目的的编研工作比较少，特别是将历史和现实有机地结合起来的编研成果更少。《档案摘报》作为一种回朔性参考信息，以其档案史料与现实需要相结合的特色和优势，直接为北京市的领导和工作大局服务，应该说在档案的服务对象和服务领域方面有所创新和拓展。例如，2003年《档案摘报》第1～5期，就是针对当时北京市委、市政府领导北京人民抗击“非典”的工作大局，摘编了馆藏民国时期和解放后有关传染病防疫和卫生工作的档案史料。而第6～11期则摘编了解放后1949～1992年关于北京城市总体规划的档案史料，目的是为市委、市政府正在着手进行的北京城市总体规划的修订工作提供历史背景的参考资料。
（二）《档案摘报》在服务理念和服务手段方面更强调针对性和时效性。
《档案摘报》是通过关注北京市各行各业改革和建设的现实需要和发展态势，分析和捕捉到其中的重点、难点和热点，根据需求确定主题，把馆藏中具有参考价值的档案史料摘编出来，及时地送市委、市政府领导参阅。它十分强调服务的针对性。其次，《档案摘报》采取了不定期而根据需要及时调整发刊周期的做法。如非典期间，根据当时北京市工作大局的需要，在两个月的时间里，我们与时间赛跑，连续出版了5期。我们认为这样做可以更好地针对现实的需要提供服务，更好地发挥其参考作用。
（三）《档案摘报》在提供档案信息形式上采用了摘编结合的方式。
我们在编辑《档案摘报》时考虑到，市委、市政府领导工作繁忙，每天需要阅览处理的文件和信息非常多。如果将选出的档案原文提供给领导阅读，不利于领导们在单位时间内获得较多的档案信息，影响档案作用的发挥。对此，局馆领导做过明确指示，即在尊重档案原文的基础上，将其中的信息进行摘抄编辑，制作成既能反映历史原貌，又便于快速阅览的刊物。虽然这样做加大了编辑工作的难度，但是从换位思考的角度来看，其结果是增加了刊物的可读性，有利于实现我们编发《档案摘报》的初衷。
二、办好《档案摘报》需要具备的条件
（一）编辑人员必须更新观念，培养大局意识。
《档案摘报》是直接为市领导和北京市中心工作服务的。因此，要编好《档案摘报》必须要转变观念，培养大局意识。在摘编工作中，我们感到最难把握的就是摘报的“选题”工作。好的选题能够抓住领导的视线，使档案信息的使用得到更好的发挥。但提出好的选题需要几个必备的条件。其中之一就是要能够在对北京市的中心工作和近期工作重点进行综合分析后，找到读者的需求定位。这就需要编辑人员培养自己的政治敏感性，不断更新观念，要把自己的视线从“档案馆”中移出来，去关注社会各行各业的建设和发展，关注北京市的中心工作和热点问题，从中发现档案史料满足社会不同需求的切入点和结合部。只有这样，才能提出好的选题，才能做好编辑工作。
（二）必须对馆藏档案和资料进行全面深入的了解和研究。
无论是在选题还是摘编工作中，除了要了解北京市的工作大局外，还必须熟悉馆藏，对馆藏档案做到胸中有数。这就需要编辑人员深入、全面地研究档案史料。不但知其一，而且知其二；不仅掌握档案史料目录，而且了解具体的内容和重点；不仅了解本馆档案史料的状况，还应掌握北京市其他档案馆馆藏档案的构成和特色。只有这样，才能在选题和摘编工作中，更好地将历史档案信息与现实需要结合起来，才能充分开发好档案信息资源。如前面提到，2003年抗击“非典”期间，我们编发了五期《档案摘报》，其中有关解放前后传染病防疫工作、公共卫生等内容的档案史料分别摘自“北平市卫生局”、“北平市政府”、“北平市警察局”、“北京市委”、“北京市政府”、“北京市卫生局”、“北京市卫生工程局”等若干全宗的几十卷档案和资料中。再如，第四期《档案摘报》上摘编了“北京市卫生事业费支出状况”，用图表的形式形象地反映了建国后北京市卫生事业费的支出情况。市委副书记杜德印看后在上面给予了肯定的批示：此期资料编得好，卫生事业费的比例能说明不少问题。而这条史料恰恰不是出于我馆馆藏。上述两个例子说明：了解读者需求固然重要，然而，熟悉馆藏档案的内容、成分，特别是馆藏档案的分类情况、目录体系、检索工具的状况等同样是做好这项工作的基础，只有同时具备这两个条件，才能为领导提供高质量和高效能的服务。
（三）需要有高效完善的档案管理基础工作做保证。
《档案摘报》是直接为市委、市政府领导服务，为现时工作服务的，其编发工作既要保证档案史料所传递信息的全面和准确，又要保证时效。这就给档案馆的基础工作提出了较高的要求。比如从馆藏建设方面看，内容充实，结构合理的馆藏是编辑摘报的物质基础。因此，馆藏中除按规定接收机关移交的档案和重大事件形成的档案以外，还应藏有一些名人档案、企业档案、专业档案、口述档案，以及在档案的基础上编辑的资料等，力求更加丰富和完整。再如档案检索工具是否科学实用，直接关系到摘报的质量和工作时效。为此，在档案检索工具的规划和制作上，覆盖的面应该更广，工作更深入。如目录体系更加完备，目录和文件标题在文字表达上更加准确和精练，关键词的使用更加规范实用，编目工作的成果能够及时地在局域网上推广使用。另外，局域网在规划和运行上应能够照顾到摘报编辑部门的工作特点和需要。在调档、归档方面，各项审批程序和手续，能够考虑到摘报在时效方面的需要等等。总之，编研工作的与时俱进、开拓创新离不开基础工作的发展和提高，二者应该并驾齐驱，互相促进。
（四）需要档案局馆领导、各处室同志们的关心和共同努力。
在2003年编发《档案摘报》的整个过程中，编辑部得到了本局馆领导的关注支持和各有关处室的大力合作。特别是办公室、保管处、利用处、计算机处、编目处等。在查阅目录、调档、归档、提供信息、计算机维护等方面给了我们很多帮助。办公室更是在摘报的印刷和发送方面提供了的质量上的保证。在工作中我们越来越认识到：编发《档案摘报》是一件重要工作，也是一个新生事物，离不开档案局馆领导和有关处室同志们的关注和共同努力。特别是希望熟悉馆藏、对馆藏档案研究感兴趣的同志，能够从不同的角度提供信息，或者在摘报的选题、选材、编辑形式等方面提出更好的建议，使《档案摘报》在质量和时效方面再提高一步，使其发挥出更大的作用。
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