现阶段高校教学档案管理存在的问题及对策
毛英俊
（宁波卫生职业技术学院 浙江·宁波 315100）
摘 要 本文以《高等学校档案管理办法》为依据，结合实际，对现阶段教学档案管理工作中出现的突出问题进行了阐述，并给出相应的对策，以适应新时期档案管理的需要。
关键词 现阶段 教学档案管理问题 对策
1 教学档案的定义及意义
教学档案简单来说，就是教学资料，是指教师、学生、教学管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学改革、教学管理（包括教育评估和教学评价）等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音、录像等文件资料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等工作就是教学档案管理。
教学档案是学校教学活动的真实记录，是在教学管理、教学实践、教学研究中直接形成的原始材料。因此，教学档案是衡量学校教学管理水平和检验教学质量的重要标志，是学校各项评估工作的重要内容。搞好教学档案的管理对于搞好教学工作（包括教学基本建设、教学改革和教学管理），甚至对搞好整个学校的工作，都具有十分重要的意义。这主要表现在以下几方面：为师生员工提供真实的历史资料，为教师进行教学改革提供有效地服务；为领导决策提供依据；为教育评估和教学评价提供真实的原始资料。
（1）环境全面感知。智慧校园中的全面感知包括两个方面，一是传感器可以随时随地感知、捕获和传递有关人、设备、资源的信息；二是对学习者个体特征（学习偏好、认知特征、注意状态、学习风格等）和学习情景（学习时间、学习空间、学习伙伴、学习活动等）的感知、捕获和传递。
2 现阶段教学档案管理工作中存在的问题
随着高校各类新专业的增开，教学规模也相应变大，对教研室任课老师及教学管理者提出了更高的要求，也使教学档案管理工作面临新的挑战，所以实际工作中出现了以下几个突出的问题。
（1）没有按照规定时间上交教学资料。规定上交的各类表格、计划等都有限定时间，如不按期上交将会影响正常教学秩序。但在实际执行中，分院个别教研室经常会延期上交，即使不停地打电话催，也还是以各种理由晚交，所以每次都是教学管理人员持续不断地催促，才匆忙收集上交。
（1）出现上述第一、二个问题的根本原因是高校全体教职工对教学档案管理的重要性认识不足，个别新进教师对规定时间上交教学资料很反感，认为这不过是走形式而已，觉得现阶段上交这些汇总表、计划、成绩单等多此一举，所以对收集、整理教学资料能拖就拖，也就无心仔细检查再上交。
（4）没有专用的教学档案室。因学校条件限制，现阶段分院的教学资料只能暂时存放在仓库里，而仓库各类杂物较多，且专用的档案柜都已存满教学档案，对以后的教学档案管理工作相当不利。
针对这个现象，首先要提高学校全体教职工（包括领导及教学管理者）对教学档案重要性的认识，利用每周三下午教研室活动日时间，组织全体教职工认真学习《高等学校档案管理办法》及学校制定的教学档案管理办法细则，加强相关知识的宣传，使全体教职工自上而下都认识到教学档案对提高学校教学质量的重要性，改变对教学档案管理“说说大家都知道，要做时就敷衍，一忙其他就拖”的短视行为。
（3）电子版教学资料没有存档，且电子档案还没有普及。在实际教学检查中，发现分院个别教研室老师没有将电子版教学资料存档，或者存档了没有备份，网络安全意识不足。导致纸质版教学资料一旦因自身问题损毁或丢失无法及时补交，影响正常教学工作。现今还是以上交纸质版教学档案为主，电子档案没有普及，老师们普遍反映整理纸质资料劳动强度太大，也不利于节能减排。
3 做好现阶段教学档案管理工作的对策
（2）上交的教学资料错误百出。各类汇总表、计划等没有仔细检查就上交，经分院教学办审核后，会发现各种各样的问题（如：纸质版表格忘记签名、教学日历格式不对、实验计划不全等），结果只得返工修改，再次催上交就超过了限定时间。
对于船舶数据缺失问题，目前相对简单有效的一种解决方法是基于聚类分析的最近邻填补算法，将马氏距离与灰色分析法相结合计算K个近邻，从而提高数值填补的准确性，减少记录属性的限制，扩大应用范围。对于船舶数据冗余问题，目前普遍采用的相似重复记录检测方法大多基于对数据库中的记录进行排序的思想，主要有生成关键字对记录进行排序、N-Gram方法和优先权对列算法等。为满足后续应用对原始数据的需求，数据预处理过程不对原始数据进行完全覆盖，而是在经数据预处理得到完整性和有效性较高的数据之后对原始数据进行选择性覆盖，应用服务器将根据需求从分布式数据库中进行针对性的提取。船舶“脏数据”预处理过程见图3。
最后，建议将教学档案管理工作质量同年终考核挂钩，使相关老师更能意识到教学资料归档的重要性，提高教学档案管理工作的积极性，增强工作责任心，减少人为因素对教学管理工作的负面影响。
抑制就是约束、压制，不同学科对抑制作出了不同的解释，社会学认为，抑制是指为了保护自我形象而采取的回避和退缩的行为，是个体为了避免来自外界的批评和嘲讽而采取的一种自我保护措施，是在特定场合或具体任务面前缺乏信心的表现。[1]每个人都是生活在现实社会这个大家庭之中，个人的行为不但会受到国家的法律、法规和社会道德规范等的约束，而且还会受到来自个人内心准则的制约。
其次，建立完善的教学档案管理机制，学校领导要重视教学档案管理工作，除在各分院教学办有一名兼职教学档案管理员之外，各个教研室也要设立一名专门对接教学资料的老师。教学办负责整个分院教学资料的汇总、归档等管理工作；教研室对接老师负责本科室的教学资料收集、整理、检查无误后上交等工作，各司其职，齐抓共管，使教学档案管理工作能顺利进行。严格按照上级部门及学校制定的教学档案管理制度执行，明确权责，按要求规范各类教学资料的分类、归档和管理办法，以及相关的查阅、保密制度等。教学档案管理人员要定期进行档案管理相关培训学习，不断提高档案管理水平。
（2）现阶段是互联网+向大数据时代进发，这是社会信息化发展的必然，教学档案管理也应该紧跟时代潮流，要充分利用计算机相关软件及网络技术，建立统一的电子教学档案专用数据库，利用计算机及相关终端设备对教学资料进行收集、整理、统计、归档等管理工作。教学档案管理要明确保管期限及价值，对保存期限10年以下的一般类手工纸质版教学档案要逐步用电子档案来代替，减少纸张使用，利于节能减排；也减少了教学档案管理者的纯手工工作量及错误，减轻了劳动强度，提高了管理的效率和质量。利用校园局域网，在做好相关安全措施的前提下，实现学校不同部门对教学档案的共享及查阅，从而提高档案的利用率。
现行的水权交易市场一定程度上可以解决上述问题。譬如，借助水权交易市场水资源可以进行有效分配，一方面满足历史使用者的权利，另一方面满足其他新的水需求。此外，水权交易市场使得缺水者通过市场而非开发新水源来满足用水需求，这显然有利于环境保护。长远来看，水权交易市场能够激励人们发展和使用水资源保护技术。可见，水权交易市场既可以满足新的用水需求，又可以推进环境保护，有利于公共利益的保护。
（3）要设立专用的教学档案室，完善的硬件条件无疑是提高教学档案管理水平的基础，同时也是保证教学资料质量的必要条件之一。在《高等学校档案管理办法》中明确规定，高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
在高等教育不断深化改革的今天，我们对教学档案要进一步科学化管理，要与时俱进，不断学习和提高自己的教学档案管理水平，改进教学档案的管理方式，为学校的教学改革及发展服务。
参考文献
[1]姚纪平.高校教学档案工作之我所见[J].2013(03).
[2]杨杰.高校教学档案规范化管理之我见[J].攀枝花大学学报,2002(03).
[3]郭宏文.浅谈高职教学档案的规范化管理[J].黑龙江生态工程职业学院学报,2012(01).
中图分类号： G473.3
文献标识码： A
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