企业理财商贸经典管理模式的业务流程标准化与软件实现分析，本文主要内容关键词为：管理模式论文,业务流程论文,化与论文,标准论文,商贸论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业理财模式根据企业理财能力成熟度和流程管理特征可以分成五级不断进化的模式：商贸经典管理模式、商贸仓管管理模式、商贸商务管理模式、财贸一体管理模式和财贸专业管理模式。其中，商贸经典管理模式适用于初创期企业或人员少、业务单一、交易量小的企业，此类企业的管理多呈现不规范、非正式、粗放型的特征。商贸经典管理模式通过对企业业务流程的梳理，只将企业最核心的业务按照手工流程秩序迁移到软件系统中来，业务范围聚焦于经典物流环节。其特点是各流程间聚合度低，软件系统业务处理过程简单明了，与手工方式相比几乎毫无差异，企业转换轻松，上手快。本文拟就企业如何借助软件实现商贸经典管理模式的业务流程标准化与软件实现过程进行分析。
一、业务范围描述与单据构成界定
商贸经典管理模式主要完成商贸过程中购货、销货、调拨、盘点及收付款业务五大环节的管理及账表的自动生成与稽核。其选用的票据流主要由购货单、购货退回单、销货单、销货退回单、内部调拨单、盘盈盘亏单、收款单、付款单共八类单据构成。
二、业务流程及其标准化分析
商贸经典管理模式业务流程主要包括购货/付款流程、销货/收款流程、购货退回流程、销货退回流程、仓库调拨流程、盘盈盘亏流程六大流程，其标准化业务流程如图1～图6所示。
图1 购货/付款流程示意图
图2 销货/收款流程示意图
图3 购货退回流程示意图
图4 销货退回流程示意图
图5 仓库调拨流程示意图
图6 盘盈盘亏流程示意图
购货/付款流程示意图中“购货单入库”流程登记仓储实物账；“购货单审核”流程登记库存商品财务账和往来账的应付账款贷方；“购货单审核”到“付款单制单”之间的虚线表示一对多的非必须经过的生成关系；“付款单审核”登记往来账的应付账款借方。
销货/收款流程示意图中“销货单出库”流程登记仓储实物账；“销货单审核”流程登记库存商品财务账和往来账的应收账款借方；“销货单审核”到“收款单制单”之间的虚线表示一对多的非必须经过的生成关系；“收款单审核”登记往来账的应收账款贷方。
购货退回流程示意图中“购货退还单发货”流程登记仓储实物账；“购货退还单审核”流程登记库存商品财务账。
销货退回流程示意图中“销货退回单验收”流程登记仓储实物账；“销货退回单审核”流程登记库存商品财务账。
仓库调拨流程示意图中“调仓单生效”流程登记仓储实物账。
盘盈盘亏流程示意图中“盘盈盘亏调整单确认”流程登记仓储实物账；
“盘盈盘亏调整单审核”登记库存商品财务账。
三、账表输出
账表输出是系统向信息使用者提供信息的主要通道，也是系统性能的主要表征。商贸经典管理模式基于八类单据至少应该提供57种报表：采购仓储类4种报表，即验收入库汇总表、验收入库明细表、验收统计表、验收统计表(按单据类型出)；采购财务类7种报表，即采购明细账、采购汇总表、采购明细表、采购统计表、采购统计表(按单据类型出)、在途物品明细表、暂估物品明细表；采购业务类2种报表，即进货价格对比分析表、采购增减变动分析表；采购稽核类1种报表，即验收/采购/收票/付款情况统计表；库存仓储类7种报表，即仓库实物进销存总账、仓库实物进销存汇总表、仓库实物库存分布情况表、库存实物进销存明细账、库存实物收发流水簿、库存实物进销存日报表、库存实物盘点表；库存财务类3种报表，即存货总账、存货进销存汇总表、库存物品明细账；库存稽核类1种报表，即账/实库存稽核表；销售仓储类4种报表，即发货出库汇总表、发货出库明细表、发货统计表、发货统计表(按单据类型出)；销售财务类8种报表，即销售收入明细账、销售成本明细账、销售收入/成本/毛利明细账、销售汇总表、销售明细表、销售统计表、销售统计表(按单据类型出)、已售待发物品明细表；销售业务类2种报表，即销货价格对比分析表、销售增减变动分析表；销售稽核类1种报表，即销售/发货/开票/收款统计表；往来账款类9种报表，即往来账款总账、往来账款明细账、往来账款发生额及余额表、收付款汇总表、收付款明细表、采购及付款情况明细表、采购及付款情况统计表、销售及回款情况明细表、销售及回款情况统计表；资金状况类2种报表，即资金总账、资金发生额及余额表；综合分析类6种报表，即通用分析、库存分析、库龄分析、物品周转率分析、保质期预警分析、安全库存预警分析。
以上列示的只是报表的种类，每类报表还应根据列报的需要，设置可保存的报表查询条件和输出格式，配合动态条件设置与过滤机制提供个性化的报表输出。
四、软件实现过程分析
系统的软件实现过程一般可以简化分解为首尾相连的三个步骤：系统设置、日常业务和期末处理。
多数管理软件都将系统的使用过程分解成初始设置、日常使用和期末处理三个步骤。一般规定初始设置是第一次使用软件时使用且只能使用一次的步骤，而日常使用和期末处理构成了工作循环的两大步骤。对于管理跨度和深度比较有限的软件，这种模式比较合适；对于支持能力成熟度模型的软件却未必适合。
(一)系统设置：系统设置主要包括用户管理、业务流程、企业规则、代码初始、初始余额五大部分。
1.用户管理：主要指操作员新增及授权，其一般可对应系统的“人力资源”模块。
2.业务流程：主要包括旧业务过程分析与整理(业务过程、岗位设置、票据流动、报表编制、内部控制)、新业务流程设计、单据选用、单据流程设置、单据生成关系设置、单据属性设置、报表选用、报表格式设计。其对应系统的“流程设计”模块和各类报表输出模块。
3.企业规则：主要指软件提供了许多用于设置业务操作规则的选项和参数。企业在使用软件过程中，可以根据自身的管理要求，个性化地动态设置。这些选项的设置，一般散落在软件相关的模块中。比如关于“我的系统”、“系统选项”、“期间管理”、“成本费用”、“扩展信息”等方面企业运作参数和规则的设置和选择。其一般可对应系统的“系统管理”模块。
4.代码初始：代码初始是指第一次使用系统时，为了将企业目前有关人、财、物的各类期初数据输入软件系统，必须首先设置的各类基础代码。比如：起始核算期、人员编码、物品编码、计量单位体系、仓库编码、往来客户编码、开户行编码等。这些代码设置主要集中在“期间设置”、“人力资源”、“部门设置”、“客户关系”、“计量单位”、“物品信息”、“物品属性”、“仓库设置”、“币种设置”、“银行账号”、“账龄管理”、“票据管理”、“功能维护”模块中完成。同时，这些模块还提供了相关代码的维护功能。
5.初始余额：初始余额是指第一次使用系统时，完成代码初始后，将各类余额资料输入软件系统。主要包括实物余额、存货余额、往来余额和资金余额四类。其对应系统的“初始数据”模块。
(二)日常业务：日常业务主要包括单据处理、账表生成、代码维护、内部管理四大部分。
1.单据处理：单据处理提供了单据的查询、修改和新增等所有处理功能。其对应系统的“我的业务”模块。
2.报表生成：主要包括报表格式定义、报表条件设置、报表生成、报表输出等处理环节。
3.代码维护：代码维护是指企业在发生物流、信息流和资金流的流动过程中，牵涉到的最基本的人、财、物基础资料变动的维护。它包括“人力资源”、“部门设置”、“客户关系”、“计量单位”、“物品信息”、“物品属性”、“仓库设置”、“币种设置”、“银行账号”以及“期间设置”、“账龄管理”、“票据管理”、“功能维护”等代码的修改和新增。
4.内部管理：主要包括：基于制度控制与系统控制的计划与修订；基于账表的检查与管理，如三账(财务、业务、仓库)稽核、往来稽核、管理指标分析与控制等；基于单据的检查与管理，如单据流程稽核与改进、单据字段控制、单据生成稽核等；基于人员岗位设置的检查与控制，如岗位设置为会计员、销售员、采购员、仓管员、质检员、财务经理、销售经理、采购经理、仓管经理、总经理，分别不同岗位制订相应的制单与审批额度控制；基于业务价格与财务成本的检查与管理，如物品标准成本稽核与调整、物品成本结转控制与调整、进价控制、售价控制；基于操作和审批授权的检查与控制，如功能级授权、数据级授权、标签级授权、单据级授权、流程级授权、字段级授权。一般而言，这部分工作应该由企业各部门经理在做好本部门相关工作的基础上站在企业统筹管理的层面对软件的使用实行全面的计划和调控。
5.运行维护：主要包括平台维护、数据库维护和应用数据维护三方面的工作。所谓平台维护是指有效保障硬件平台、操作系统平台和网络平台的正常运行；数据库维护是指有效保障和维护数据库管理系统的正常运行；应用数据维护是指有效保障数据备份和各类基础信息代码的维护。运行维护工作的好坏直接影响企业软件系统的顺利使用，企业不可等闲视之。
6.升级控制：升级控制主要包括同版本升级与跨版本升级两种形式，企业应积极稳妥地实施。一般而言，同版本升级对企业影响比较小，因此，企业同版本升级控制比较简单；而跨版本升级，由于其涉及管理范围和管理强度的变化，企业应谨慎对待。
(三)期末处理。
期末处理主要包括结束本核算期、返回前核算期、重算本期成本、账簿余额稽查等处理工作。
五、初始余额
初始数据包括实物余额、存货余额、往来余额和资金余额四类。其中实物余额是从实物管理的角度，将仓储实物按实物管理类别、仓储位置、属性的不同，进行实地盘点后统计的数量。因此，实物余额只需录入系统起始核算期期初的库存物品分实物管理类别、仓储位置、属性的物品初始数量，无需输入金额。存货余额是指财务账簿结存的存货的初始余额，包括存货的数量和金额。存货按存储的性质不同可分为库存存货、委托代销发出物品、受托代销物品三种，在存货余额中将会计账簿上的结存数量与金额，分此三种存货方式分别录入。往来余额用于录入往来账款的初始余额，按往来账款的性质可分为六种：应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付。如果每种往来类别都有部分余额，必须分别往来类别进行初始往来余额的录入。同时，如果往来账款采用多币种核算，还须区别币种输入初始数据。往来余额的录入目的主要是便于在日后的业务核算中，能准确地提供收付款的冲账数据。资金余额用于录入企业各对外结算资金账户的余额，主要用于管理企业的银行存款。
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