【摘 要】在信息技术快速发展的今天，网络技术被运用在人们的生活与工作各个方面，从而引起企业中的文书档案管理也发生巨大变革，在办公逐渐地进入自动化过程中，文书档案的管理对企业发展发挥着重要作用，它一方面可以加快企业的现代化进程，另一方面可以提升文书档案的管理水平，因此，本文分析办公自动化环境下，为企业文书档案管理所带来的优势，然后提出办公自动化环境下如何加强文书档案管理的方法，希望能够对同行人士的工作带来一定的帮助。
【关键词】办公自动化；文书；档案管理；研究
一、分析自动化办公的在文书档案管理中的优势
（一）办公自动化可以提高文书档案管理的效率
在传统文书档案的管理过程中，工作人员主要依靠手工操作整理资料，不仅在收集与整理方面需要花费大量的时间，而且还要用纸与笔来分类与统计，这样既难以保证文书档案信息的准确性，又浪费工作时间，而运用计算机与网络技术实现办公自动化，能够提高文书档案管理中强大信息的处理能力，在文书资料收集、整理、分类以及储存中得到优化，同时也给文书档案的统计与查阅等带来便利，从而能够较好地提高办公效率。除此之外，随着社会的发展，电子信息技术不断的更新，出现光碟、闪存U盘与大容量移动硬盘等存储方式[1]，以及电子文件读取技术，这些都极大地提高信息的存储量，使得文书档案的管理工作更易于存储与读取，一方面能够实现文书档案的传递，另一方面能够提高文书档案的存储时间，通过这种电子技术的处理，使得文书档案不会受外部因素的影响，从而提高文书档案的稳定性。
（二）办公自动化可以实现信息的共享性
随着自动化办公技术的发展，将文书档案中的信息和载体实施分离，从而能够实现它与其他的信息系平台之间的共享性，经过横向和纵向、现实和历史信息的记录，这有利于文书档案管理信息能够实现交流与共享。此外，在工作人员的日常办公中，易出现文件在传递途中丢失的现象，而且传统文件的传递主要是通过邮政系统，因此会因为距离的长短而受到时间的限制[2]，在邮寄过程中也会发生文件丢失，由此给文书档案管理的工作人员对档案的归档等带诸多麻烦。而当前自动化办公的环境下，对文书档案的管理可以直接运用网络与计算机技术实施传递，这不但能够极大缩短文件传递时间，而且还能够有效提高文件的安全性，同时也提高文书档案的共享性。
（三）提高文书档案信息的检索效率
由于在办公自动化中，可以对文书档案的整理与分类归档工作实施一次性输入，从而就能够实现文书档案的多次利用的功能，所以在文书档案管理的过程中，工作人员只需将文书档案进行编号、著录以及签发等工作，然后操作鼠标就能够实现对文书档案的归档目标，这样就能够轻松的将文书档案从处理信息到归档的工作实现一体化操作，与此同时在办公自动化的系统中，还可以为文书档案资源提供多种检索的功能，从而实现文书档案信息的自动编目、标引以及分类等[3]，因此在需要使用文书档案时，就可以通过档案检索功能，即可浏览所需内容，这样可以提高档案利用率。
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二、在办公自动化环境中加强文书档案的管理建议
（一）进一步规范体制，实现统一标准
在办公自动化的环境下开展文书档案的管理工作，需要从规范体制与统一管理标准这个两个方面出发；在规范文书档案的管理体制中，要根据当前单位的实际情况出发，制定出适合本单位的体制。在单位内，可以将文件的管理和档案的管理统一起来，将二者制定统一的标准，实施统一的规划，促进二者的同步发展，将档案管理部门中对文件前期的指导和控制归入档案部门的职责，从而能够确保文件处理、归档以及查阅等各个方面的工作实现统一监督与指导[4]，在进行建设管理系统方面，还需要加强二者兼容性与应用性的软件控制，并将相关的技术参数、标准制定统一管理，包括数据的接口标准、安全标准和不同类型的数据进行转化的标准等，从而能够保证不同类型文件与档案能够在办公自动化的系统中实现顺利的检索与查阅。
（二）制定文书档案管理相关的法律
随着档案管理工作逐步地进入自动化，在未来的文书档案管理中已是大势所趋，通过自动化办公的模式进行档案的管理工作，其明显的优势是人们需要加强各方面的建设工作，从而能够保证文书档案的管理能够发挥更多的优势，从而能够保证文书档案的安全性，这其中一项重要的建设就是制定相关的法律，从而能够有效地对文书档案实施管理。我国实施依法治国策略，因此在处理任何的事情应按照相应法律规范实施，对文书档案的管理工作也是如此，针对当前电子档案信息易被修改，而且修改后难以被发现的问题，需要相关部门及时地制定法律法规规范电子资料的查阅与使用，从而才能有效促进各种电子文书档案的信息安全；此外需要对触犯相关法律的个人或团队，视情节的严重而给予相应的处罚，通过这样的方式能够有效地加强文书档案的管理。
(三)提高文书档案管理工作人员的素质
在自动化环境中办公，尤其是对于文书档案管理工作而言，需要提高自己对自动化操作的技能，这样能够在文书档案的整理与归档方面提高工作效率，同时能够在为人检索与查阅这些资料提供更好的服务；除此之外，工作人员还需要加强对新技术与知识的学习，及时地掌握其中自动化办公中的相关知识，使得文书档案的管理工作能够实现与时俱进，从而更好地适应现代社会对文书档案的查阅与使用，一方面在自动化的办公环境下，工作人员还需要加强自身对计算机的操作技能，这是进行自动化办公的重要方面，也是切实提高自动化文书档案管理工作的关键之处，另一方面需要掌握档案的相关理论知识，这样才能够与管理人员实现良好地沟通，进而推进文书档案工作的顺利开展。
三、结语
文书档案管理不仅能够将文书档案的信息资资料通过一定的方式进行集中的分配与处理，而且还能够为人们问题的研究与处理提供良好的借鉴，因此在办公自动化中，文书档案管理能够实现完整性与真实性保存的目标，同时在时代不断发展与进步中，当前的自动化办公模式，也能够极大地提高文书档案管理工作的效率，从而也能够促进文书档案的管理工作走向标准化与规范化。
参考文献：
[1]朱惠君.浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊[J].档案天地,2014,S1.
[2]谷瑛.数字化文书对文书管理素养的需求[J].软件导刊(教育技术),2015,05.
[3]黄朝晖.浅谈文书档案管理信息电子化应用[J].兰台世界,2015,S3.
[4]张广玲.文书档案管理——对文书整理归档现实意义的若干思考[J].黑龙江史志,2015,11.
作者简介：
1971.9-女，汉族，安徽合肥人，副研究馆员 本科 研究方向：文书档案（公文的处理及应用），交通建设档案
论文作者:刘曙
论文发表刊物:《低碳地产》2016年8月第16期
论文发表时间:2016/11/11
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 管理工作论文; 信息论文; 文件论文; 《低碳地产》2016年8月第16期论文;