《报刊资料索引》光盘数据库的特色及使用，本文主要内容关键词为：报刊论文,索引论文,光盘论文,特色论文,数据库论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《复印报刊资料》由中国人民大学书报资料中心出版发行，创刊于1962年。该刊专门将散见于各综合性报刊、各大学学报、非本专业学刊、专业的报刊中有关某学科、专业的资料，全文复印，按专题编辑成册，为文科各学科专业读者从相关报刊中获取专业资料，同时也为图书资料人员使用、分析、加工这些资料，编制各种题录、索引和文摘提供便利。读者在掌握本专业报刊的基础上再掌握相关专题的复印报刊资料，基本上能囊括本专业的信息。它是目前国内文科类的权威检索工具。
随着时间的推移，文献量的增加，从成捆的复印报刊资料中查找资料，对读者来说无疑相当不便。因此，中国人民大学书报资料中心推出了《报刊资料索引》光盘（以下简称《索引》光盘）和《专题目录索引》光盘，《精选复印专题系列全文》光盘也即将问世。
《索引》光盘一套两张，汇集了1978—1995年人大书报中心精心编选的《报刊资料索引》全部题录内容，分A盘和B盘，A盘包括3个分册：马列主义、哲学、社科总论，政治、法律类，经济类。B盘包括5个分册：文化、教育、体育类，语言、文艺类，历史、地理类，科技、出版类，其它类。《专题目录索引》光盘在数据库的格式及功能方面与《索引》光盘大体一致，唯一不同的是前者只能检索复印报刊资料中复印了全文的文献，对非全文复印的文献不收录。本文叙述主要针对《索引》光盘。
1 《索引》光盘简介
该数据库在WINDOWS下运行，分为简易查询和高级查询。 简易查询共有标题、作者、出处三个检索字段，三个字段均有前方一致的检索功能。并且三者可以进行逻辑“与”运算。高级查询设有字段、条件二项，其中可检索字段有：标题、作者、分类号、年份、期号。条件共有：＝、＜＞、＜、＞、≤、≥、包含。检索字段和条件互相搭配，可以增加一些检索功能。由于该库与印刷本《报刊资料索引》相匹配，因此承继了印刷本在检索上的所有优点，而且检索界面非常直观，易于操作使用。在WINDOWS下有四个菜单：查询、编辑、结果处理、帮助。 对检索的结果可以进行编辑、修改、打印预览、打印（以表格形式）。检索结果有标题、分类号、期号、索引号、出处等数据。根据索引号能非常方便地查阅《复印报刊资料》。
2 关于改进数据库的建议
在使用中，该库也还存在着一些值得商榷之处，具体有以下几个方面：
2.1 建议增加帮助信息
用户在使用光盘时，第一件事是首先打开帮助菜单，了解数据库的使用方法。帮助信息既要做到简明扼要，又要对关键的问题给予明确的指导。特别是对非委托查询的用户来说，这点尤其重要。该库的帮助信息不够具体。比如，在帮助信息中，只字未提到索引号的问题。而索引号是索取原文的唯一途径，很多用户在拿到检索结果后，却不知怎样索取原文。笔者也是把《复印报刊资料》和索引号反复比较，才琢磨出其索引号的意义是：索引号共有4个数字或字母组成， 第一位是数字或字母，数字表示该文章在《复印报刊资料》中的期数，对于第10、11、12期，是依次用字母a、b、c来表示的。后3个数字表示文章是印刷本中某一期的第几篇文章，但在这里要注意，《复印报刊资料》每期的首页是全文复印的文章，接下去才是普通题录，后3 个数字表示从全文复印的第一篇文章算起。如：8023表示该文章在第8期的第23 篇文章。再如，打印预览及打印的帮助信息也不够明确，在查询完毕后，必须在选择的一条记录的前方出现符号“√”时，才能预览或打印，而用户常认为只要出现蓝框即表示选中，最后却无法预览或打印。实际上在出现蓝框后还要按空格键再把光标移至其它任意处，才能在刚才选取的一条前面出现符号“√”，出现“√”后才能激活“结果处理”菜单，才能进行打印预览或打印，以上两点都应在帮助信息中给予较明确的说明。
2.2 增加索引字段的长度
前面曾提到索引号的意义，实际上索引号仅能指示期号和文章的位置，却不能指示《复印报刊资料》的年度，而从《复印报刊资料》的年度合订本看，并非仅仅收录本年度的文献，如1994年的资料有可能收录1993年甚至1992年发表的一次文献。因此用户在获得索引号8023之后，还要从期号查出一次文献出版年度后（屏幕上有显示），在本年度的资料中查找（大多在本年度可找到），如找不到，还要考虑附近的一二年。因此，建议增加索引字段的长度，即把原来的4位数改为6位数， 前2位表示年度。如978023即明确指示文章在1997年《复印报刊资料》中第8期的第23篇文章，这样就确保了检索的唯一性。
2.3 区分复印文章和非复印文章
《索引》光盘未把复印文章和非复印文章分开，用户必须找到《复印报刊资料》，才能看出是复印文章还是非复印文章。如果在数据库中增加一个字段，字段值设为“是”或“非”，并且在帮助信息中说明“是”表示全文复印的文章，“非”表示非全文复印的文章，由于“是”或“非”只占2个ASCII码，因此，增加这个字段并不会占据太多的磁盘空间。而且也与印刷本《报刊资料索引》提供的功能相一致（印刷本把全文复印的文章用“—”和题录文章进行了区分）。
2.4 改善作者字段的检索方式
在高级查询中的作者字段，只能检索到第一作者，要查非第一作者，必须设置条件字段，如设置＜、＞、包含等，但实践证明这样查询速度很慢，再加上要在各个专题下反复查找，耗时更多，不如在建库时对作者字段进行修正，不区分作者的排序，一律全部检出，这样来得更直接、更方便，也更实用。此外，在作者字段检索中采取的是前方一致检索方式，如键入“张华”后，“张华兴”、“张华庭”等以张华两字开头的人名均被检出，其实，对作者检索采取前方一致没有多少实际意义，反而破坏了检索的唯一性。不如取消作者的前方一致方式。如条件许可，最好能增设作者单位字段，这样一则方便论文统计，二则由于我国目前尚无确定文科“学术榜”的权威检索刊物，一些单位在评定职称时，把文章是否被《报刊资料索引》光盘收录作为参考，缺少作者单位，会因发生许多重名现象而造成混乱。当然，增加作者单位字段将会占据一定的磁盘空间，这一点也不能不考虑。
2.5 增加打印信息量
查询后，在屏幕上可以显示：专题号、年份、期号、出版地、刊物名、索引号、标题、作者、页号。而打印出来的信息只有标题、作者、页号、日期、期号、专题名、专题号。索取原文最重要的索引号却未打印，用户必须手工抄下索引号，再去查原文，很不方便。因此建议在打印信息中增加索引号这一项，如果可能，把刊物名也打印出来，使用户得到一个全面的打印信息。
2.6 加快建库速度
目前，1997年第6期的《复印报刊资料》已出版， 而报刊资料索引光盘的内容才到1995年，因此建议加快光盘数据库的建设速度，尽量缩短与《复印报刊资料》的时间差。否则其使用价值将会大打折扣。国内外一些重要的数据库出版都非常及时，如美国的《工程索引》，1997年第一张光盘在4月底就已寄给用户， 我国中情所重庆分所编制的《中国科技期刊篇名数据库》的1997年第一季度光盘也在4 月底就投入了使用。科研学术成果贵在创新，只有掌握最新的资料，才能创造出有价值的成果。
3 《索引》光盘的使用和管理
3.1 做好光盘的订购工作， 根据本馆的实际情况选择本文开头所说的三种光盘，使光盘版和手工本相互匹配，由于《复印报刊资料》的内容较多，许多高校都按本校专业情况选择重要类目收藏，很少全部收藏。在当今学科交叉程度日益提高的情况下，最好当地的各高校院所做好资料的协调收藏，保证资料的完整性，实现资源共享。在光盘的订购上，也要联合本地区的高校院所，相互补充、完善。避免一哄而上，盲目订购，造成浪费。
3.2 加强对《索引》光盘的宣传和培训工作。目前， 即便是在高校，许多读者对检索工具还是不够熟悉的，尤其文科类学生，对光盘检索工具更感畏惧，因此要大力宣传《索引》光盘，做好培训工作。《索引》光盘使用起来比较简单明了，只要把本文帮助信息中不甚明白之处向读者交待清楚，读者完全可以自己操作使用，这样一方面提高了读者兴趣，更重要的是使读者逐步适应，习惯使用它。同时，最好把《复印报刊资料》放在机检室附近，开架借阅，以便读者对照使用。
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