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摘要：如何提升办公室的行政管理水平已经成为企业员工面临中重要问题。精细化的管理是强调将工作具体化和规范化，能够有效提升企业管理质量。本文结合笔者自身工作体会，对办公室行政管理问题进行了分析，并且提出了开展办公室行政管理精细化策略。
关键词：办公室；行政管理；精细化
引言
在企业办公室的日常工作中，办公室作为单位内部的管理部门，其工作人员的素质水平高低，直接影响到一个单位的自身形象和开展内部管理工作的效果。落实好政管理精细化，对于提高办公室行政管理工作水平，提高工作效率有着至关重要的意义。精细化代表着企业管理工作的新方向和新趋势，科学合理的对企业进行规范的管理，将工作具体化和精细化，在节省管理成本的同时，提升管理成效。
1.办公室行政管理现状
1.1行政管理责任体系不健全
企业办公室行政管理工作质量不高的主要影响因素是企业行政管理责任划分不明确，一旦出现问题，无法找到相应的责任人做出及时、有效的反应，从而导致行政管理工作的拖沓，进而影响企业其他部门工作的正常开展，严重时还可能导致企业的行政管理系统及综合管理系统出现瘫痪状态，给企业和员工带来巨大的经济损失，因此，企业行政管理工作的顺利开展，需要完善的责任体系。
1.2行政管理制度存在不足
企业办公室行政管理制度存在的不足，严重影响了管理工作的顺利开展。一是，企业内部管理制度不健全。多数企业重视产品的生产和销售环节，因此在这两大部门制定的各项制度较为成熟，但在行政管理内部缺乏相应的、成熟的制度，即使现有的制度，也是沿袭旧有制度或模仿其他企业的制度，不仅不适应企业的发展状况，也不适应时代的要求，严重影响了企业的正常运转。二是，企业办公室部门与其他部门之间的联系有待于加强。企业办公室是服务与企业各个部门的一个综合性服务机构，其服务对象不仅面向企业上级管理部门，也面向企业基层员工，这就需要企业办公室加强与企业内部各个部门之间的联系，了解各部门之间的需求及建议，及时向企业管理阶层做出准确的反馈，以提高企业的运作效率。
1.3部门职责划分不明确
由于职责安排不够系统，职责分划不够明了，职责描述不够精确，造成的部门职责界限模糊、职责交叉重叠，或者出现管理真空。这些问题是企业行政管理方面的一大问题，究其根本原因是管理意识落后、管理手段陈旧、管理方案僵硬，没有因地制宜地结合医院的自身条件和市场取向去制定相应的符合医院自身特点的管理方案。
1.4工作流程不系统
目前有的单位缺乏系统的指导，没有明确规范的工作流程，仍依靠传统的落后模式，将工作流程寄托给简单的传授关系，而不是科学系统的操作手册。导致工作人员对所处工作不够了解，一旦出现复杂问题或者突发情况时，便手忙脚乱，不知所措，不能有效地提出和实施处理方案，大大影响了工作效率的提高。
1.5工作人员素质不高
办公室岗位工作能力除了在专业理论水平有所要求之外，还要求相关的工作经验和高度的责任感，另外，办公室工作人员还要具有仔细、细心、认真等工作态度，但是很多单位的办公室工作人员身上存在着懒散、拖拉等问题，严重影响了办公室工作效率，这给精细化管理造成了很大的难度。
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为不断提高单位的工作效率，树立良好的单位形象，实现办公室的精细化管理显得越来越重要，现就如何实现办公室精细化管理谈一下自己在这方面的建议。
2.1提高办公室精细化管理意识
办公室作为领导的管理决策参谋，其开展工作的过程中，要对于单位工作情况进行详细的收集，并且就工作中所存在的问题进行提出，通过认真的整理与分析，在结合一些合理的调整与应对意见的修改之后，提交上级领导，为领导进行决策提供科学的依据。办公室要集中精力对于日常事务进行解决，帮助领导处理繁琐的工作任务，让领导可以集中精力的对于学校管理工作中的重要工作进行应对。要积极的做好内部沟通交流工作，对外要做好协调工作，提高外界环境对于学校发展的支持水平，提高内部的凝聚力，维护稳定发展。
2.2健全精细化管理工作体制
首先，要建立办公室工作专业化的岗位职责体系，解决办公室岗位职责不清、分工不明的问题。根据单位业务流程以及办公室常态工作组建适应办公室工作的专业化职责体系，界定每一个工作人员的岗位职责，并且对每一个岗位的工作权责、考核指标进行明确，能量化的指标要进行量化，实在不能量化的应设计具有个性化态度和能力的指标，明确的岗位职责能够杜绝相互推诿的现象。其次，要建立健全办公室工作制度，根据办公室管理的目标和工作计划对办公室的各项相关工作制度进行确定，培养办公室工作人员按照规则办事，在遇到问题的时候能够井然有序、忙中有序。
2.3岗位职责精细化
办公室的职责从上到下，从大到小，大致相同，可以说事无巨细。职责在制度设计上是很精确的，关键是要精确的理解、把握、执行，不越位、不缺位。办公室工作人员需要进行正确的定位，摆正自身的位置，在日常工作中，巩固和强化协调管理能力，与各部门之间，努力构造协调配合的格局。努力做好“三个协调”：一是与领导做好协调。对于领导的意图要及时领会，及时准确地安排、布置、贯彻领导安排的工作。二是与上级机关之间做好协调。及时向所领导汇报上级机关的发文、通知和安排。三是与其它处室之间做好协调。办公室要做好协调工作，在工作过程中，本着求同存异、顾全大局的原则，对于需要领导协调解决的问题，要及时地进行协调解决，并且及时向领导请示汇报。
2.4实现管理流程精细化
企业办公室行政管理工作具有极强的广泛性和复杂性，该工作面对不同职能部门、专业人员及管理内容，因此工作流程的制定对于工作效率的提升具有重要影响。为实现企业办公室行政管理的科学管理及现代化管理，应在日常工作过程中对传统管理业务流程进行优化重组。企业可积极学习国外先进企业的一些先进的管理经验，对行政管理工作进行专业化、精细化职能分工，以提高企业日常工作的工作效率。
2.5考评体系善精细化
完善办公室精细化管理的考评体系是办公室精细化管理的重要内容，考评体系建立的目的是对办公室工作人员进行绩效考评和工作成果测评。首先要根据精细化管理理念，确定“精确、准确、细致、严谨”的考评原则，确保考评体系建立的公平性、客观性和全面性。其次，考评的目的不是为了惩罚工作人员，而是为了鼓励工作人员不断优化自己的工作能力，促进工作人员能力素质的不断提高才是精细化管理考评体系建立的根本目的。最后，要体现考评的重要性，将考评结果与员工的绩效奖励和职务评定挂钩，这样能够促使办公室工作人员重视自身的工作，刺激工作人员的工作积极性，对提高办公室的工作效率和工作成绩具有十分积极的意义。
2.5以人为本，提高素质
实施精细化管理关键在于人，一要提高管理能力。通过不断深化精细化管理和培养综合协调能力，促进办公室整体工作水平的提高。二是要加强学习和业务培训。要有针对性的学习管理理论，适应精细化管理的需要，适当安排脱产学习和培训，提高办公室工作人员的工作和管理水平。在工作中要大力提倡团结协作的精神，强化集体意识，既各尽其职、各负其责，又相互支持、互相补台，切实增加整体合力。
结束语
综上所述，针对现阶段的办公室工作特点，企业应当走精细化、合理化的管理道路，在办公室内部建立完善的制度规范，使精细化的意识深入办公室人员的日常工作中。总体而言，办公室行政管理的精细化能够有效提升管理效率，降低企业管理成本，达到一定的管理成效。因此，企业应当加强办公室行政管理的精细化，推动企业内部的运作和发展。
参考文献：
[1]韩斌，康晓飞.基于精细化管理的办公室工作应用[J].管理观察，2013（29）.
[2]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2011（4）.
论文作者:曾令兴
论文发表刊物:《基层建设》2015年27期供稿
论文发表时间:2016/3/22
标签：办公室论文; 精细化论文; 企业论文; 工作论文; 行政管理论文; 工作人员论文; 管理工作论文; 《基层建设》2015年27期供稿论文;