谈“文档一体化”归档关口的设置，本文主要内容关键词为：关口论文,文档论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子计算机技术的普及，如何利用计算机及网络通讯技术来提高文书、档案工作效率问题也日渐提上了工作日程，早在20世纪80年代就已提出的“文档一体化”的呼声开始一浪高过一浪。一方面，一些机关、企事业单位以及社会团体纷纷与软件公司合作或以委托的方式，开发文档一体化软件。这种软件的最大特色，便是以资源共享的方式，一次输入，多次使用，省却了文书、档案工作中某些重复的劳动。另一方面，电子文件作为一项新事物，它的大量产生以及文档一体化实践中的某些变化，使传统的文书学、档案学基础理论受到了前所未有的挑战。鉴于现有的理论体系无法解释文档一体化实践中新的做法，于是许多人纷纷撰文，尝试着从新的角度、以新的理论去论证这些现象。
在文档一体化计算机软件的编制和实施过程中，归档关口的设置问题成了争论的焦点之一。该问题的提出，恐怕要追溯到20世纪80年代“吉林模式”以及以这种模式为基础研制的计算机信息系统的问世。吉林省和长春市档案局创造的这种模式和系统与传统模式的主要区别在于：它把文件的“归档关口”提前，使之与文件的“收发文登记”合一，或者说干脆把收发文登记宣布为“归档”。[1]这种模式因其新颖性、实用性、先进性而引起了部分学者的极大兴趣，并投入较多的精力进行探讨，试图为这种“归档关口”提前的做法提供理论依据。
一、关于归档的含义
在我国现行的文书与档案工作体制下，人们普遍认为，文件经过归档以后，性质上就发生了质的变化，即转化为档案了（在我国档案学界，也有学者认为，归档这个环节不能作为文件与档案的分水岭。由于该问题不属于本文探讨的范围，故将另文阐述）。因此归档关口的提前必然会产生这样的问题：既然归档以后文件就转化为档案，那么，这种“归档关口”提前转化而来的“档案”其凭证价值有保障吗？这种“归档”与传统意义上的归档等同吗？
所以，要解决这些问题，首先必须寻找统一的立论基础。遍翻各文书学著作，笔者发现理论界对“归档”概念的看法其实并不统一，而这直接关系到归档关口的设置问题。
归纳起来，“归档”概念总共有二种定义：
1、归档就是向档案室移交案卷的工作（为便于叙述起见，该定义以下简称“第一种定义”。这是文书、档案学界的普遍看法。梁毓阶编著的《文书学》指出：“所谓归档，是指文件在机关工作中处理完毕，其中有保存价值的，由文书部门按照立卷的原则和方法把它立成案卷后，按照归档制度向档案室移交的工作。归档时间，即向档案室移交案卷的时间……”[2]松世勤也说：“机关的各个文书立卷地点将文件整理立卷后，应逐年移交给机关档案室集中保管，这就是归档工作”[3]。
2、归档是将有保存价值的文件存入档案室的行为或过程（以下简称“第二种定义”）。持这种观点最具有代表性的是何嘉荪教授于20世纪80年代中期的有关作品中。他主编的《档案管理理论与实践》这样认为：“归档是在现行工作中业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程”；“整个归档的过程包括：（一）、鉴定文件的价值，以便剔除无保存价值的文件和按保存价值的大小分别存放文件。（二）、按价值大小，对应予以保存的文件整理立卷，组成保管单位。（三）、移交机关档案室妥为收藏。”[4]很显然，何嘉荪教授所说的“归档”，不仅仅是指将案卷移交到档案室，而且还应包括归档之前对文件的鉴定以及对文件整理立卷组成保管单位的过程。他认为，对文件价值的鉴定与将案卷移交到机关档案室这两项工作是归档过程的主体，而立卷组成保管单位，从性质上分析，属管理现行文件或整理档案的行为。但是立卷组成保管单位又必须在归档过程中、移交档案室之前，由文书、业务部门完成。“所以立卷与归档两个概念在我国往往合并成一个复合概念同时使用……”[5]。
综合以上两种观点，我们可以发现，这两种定义的根本区别就在于前者仅仅是指案卷向档案室移交的一种单一的行为，而后者则除此以外，还把文书立卷等工作环节也包含在内。相比较而言，笔者较为赞成第一种定义。在我国传统的文书、档案工作体制下，立卷与归档是两个有紧密联系、但各自独立的环节。两种定义都不否认，归档是文书工作与档案工作的“结合部”，正是通过归档，才把文书工作与档案工作划分成为两个管理阶段，并分属两个不同的部门管理。关于这一点，第二种定义的倡导者也承认，“归档就是文件划归档案部门或人员监督管理的行为或过程”。[6]而立卷工作则十分明确，应该是文书处理部门的一项业务工作，因而把立卷作为另一个环节应该更为妥当。即使实行文档一体化以后，归档作为使文件性质与命运发生转变的关键环节，与立卷环节也应有根本区别。本来，对一个概念有多种解释，或从不同的角度去理解都完全是正常的，但在目前，对“归档”的不同理解，却成了对归档关口设置问题产生分歧的根本原因。
二、对归档关口设置的争论
对“归档”这个概念的不同理解，直接导致了文档一体化计算机软件编制中“归档关口”能否提前的可行性问题。目前，对这个问题的回答主要有两种答案：
一种是肯定论。持这种观点的人认为，在文档一体化过程中，“归档”主要演变为“网络归档”并且与收发文登记合一。所有的文件信息在正式生成或收到之初，就（根据事先设计的程序）自动通过网络，向“一体化”的文件档案部门“归档”。除网络归档以外，在目前技术条件和法律环境下，与电子文件相对应的传统载体文件的“归档”仍然存在。[7]根据这种看法，文件的归档关口可以提前到收发文登记时，或者说，把收发文登记宣布为就是“归档”。
另一种是否定论。否定论者认为，“统一设置文件的归档时间是不现实的。尤其是广义的文件概念，它涵盖了社会管理活动和科技生产活动的所有文件。由于社会活动与各类科技生产活动的内容、规律各不相同，其形成的文件不可能按统一设置的归档时间进行。即便同是科技文件，也难如是归档。”[8]
笔者认为，产生上述分歧的根本原因，在于两者所基于的立论基础的不一致。这里所说的立论基础，指的就是人们对“归档”概念的理解。
根据第一种定义，从文件处理完毕到归档这个过程依次主要有平时归卷、文书立卷两个环节。若根据第二种定义，文件处理完毕以后所经历的过程都概称为“归档”，在这个“归档”环节当中包含文件价值鉴定、文书立卷、向档案室移交案卷三个子环节。文件价值鉴定实际上并不是一个独立的环节，而是贯穿在平时归卷与文书立卷当中的一项工作。所以，第二种定义所说的归档，实际上就是文书处理完毕以后包括平时归卷、文书立卷、向档案室移交案卷等环节在内的整个过程。它与第一种定义所说的“归档”截然不同，后者仅仅是指向档案室移交案卷。因此，笔者认为，第二种定义的“归档关口”，若称之为“归卷关口”更为妥当。什么叫归卷？所谓归卷，在文书工作领域常常称为平时归卷，指的是文书立卷人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。立卷制度改革以后，这种平时归卷工作将显得更为简单，且可与立卷环节相合并，只需根据一事一卷的原则，随时通过赋予档号的形式进行立卷。平时归卷也是对文件进行管理的一种方式，它的最大功能，就是能使文书人员确切掌握文件的去向，保证归卷文件的齐全完整。如本单位文件在形成正本以后，就任职两份归入立卷类目中事先设好的卷内；外单位来文在文件处理完毕之后及时清退归卷，甚至可以在文件尚未处理之前就以给予条款号的形式先行归卷。这些都可视为平时归卷工作。
可见，对归档概念理解的不同，或者说对归档关口设置的立论基础不同，就意味着不加具体分析地反对或赞成目前文档一体化软件编制当中所谓“归档关口”提前的做法，无疑是过于简单化的。
三、归档关口的设置
根据以上的分析，笔者认为，第二种定义的归档，不如称之为归卷更为合适。而归卷关口的提前无论对于纸质文件，还是电子文件，都是完全可行的，并且是必要的。之所以提出这样的看法，是基于以下两个原因：
1、归卷关口的提前，更能发挥平时归卷对文件的管理作用，使文书人员自始至终掌握文件的流向，并最终能保证文件在立卷归档时的齐全、完整。在传统的纸质文件管理当中，文件的归卷一般是在文件处理完毕以后，正式立卷之前进行。在我国，各机关单位都按年度进行立卷归档，并且大都是在次年的上半年进行。因而在文件处理完毕之后、立卷之前，就存在一段管理相对松散的“时间段”，而这个“时间段”有时甚至是较长的一段时间。更重要的是，一个机关单位如果放松了这个“时间段”中文件的管理，就可能会产生文件散失、平时查找利用不方便、次年立卷效率低下、质量不过关等问题，甚至存在泄密的危险。
归卷关口提前以后，就意味着对文件的有效管理也提前了。如果把归卷关口提前到文件进行收发文登记的同时，就能保证文件一产生，就立即受到文书人员的全程跟踪管理。比如，有些单位在收进或发出文件之后，若有重份文件，可以未经处理就先行归卷；有些单位甚至对某些重要设备的装箱文件，也先进行归卷，再投入使用，以防止文件归档时不齐全、不完整或丢失。对于电子文件来说，这种文件的全程跟踪管理则显得更为重要。电子文件一形成，在进行收发文登记的同时，就将文件内容信息存贮到档案部门控制的网络存储器中，这也就是目前人们通常所说的“网络归档”。（笔者认为，“网络归档”的提法并不恰当，在这里仍然只能称之为“归卷”）。只要打开这个存储器，档案部门就能够对文件的流向了如指掌。
2、归卷关口的提前，不会产生对文件性质变化的争论，更不会导致理论上的混乱。归卷关口的提前，实际上只意味着档案部门提前参与对文件的管理，这在文档一体化实践中既是必要的，也是可行的。说它是必要的，是因为实行文档一体化过程当中，档案部门只有提前参与对文件的管理，才能督促、指导文书处理部门及各个业务部门有意识地形成、保存相关的、有保存价值的电子文件信息，如该电子文件制作与处理过程中的各种元数据、结构等等。说它是可行的，是因为归卷关口提前不会造成理论上的混乱。而归档关口的提前则不同，因为归档向来被当作一个划分文件与档案分界线的环节。归档关口一提前就会带来诸如文件与档案的关系、档案的概念等等理论问题，而这些理论问题又是传统的文书学、档案学理论所无法解释的，因此理论上冲突的产生就是必然的了。当然，理论应该根据实践的发展而发展，在此笔者只是想说明归卷关口提前的可行性而已。
那么，归档关口究竟应该设置在什么时候呢？
前文所述的两种定义都承认，归档是文件与档案的分界限，文件归了档以后就转化为“档案”，从这时候起就应具备档案的一切属性与价值。鉴于对“归档”是否就是文件与档案的分界线问题学术界尚有争议（虽然争议并不大），因而从档案的属性与价值角度确定归档关口的设置，恐怕难以达到目的。但不管对归档以后文件的性质如可看待，有一点可以肯定的是，文件归了档，就意味着该文件是要作为档案来保存的，这种档案（或文件）的原始性、真实性从此就必须是确定的。
电子文件（档案）具有信息与载体相分离的特点，它和纸质文件不同，电子文件的信息内容可以轻而易举地从一个载体转移到另一个载体上，而内容可以不发生任何改变。如果仅凭电子文件本身，电子文件内容以及载体的更动，很难甚至可以说有时不可能被人察觉。这就是说，电子文件不具有纸质文件的“原件”概念，人们必须寻找新的途径去保证、证明电子文件（档案）的原始性、真实性，而这种原始性、真实性又只能从保证电子文件信息内容的原始性、真实性入手。
在目前的技术条件下，人们只能通过相关信息来证实电子文件内容的原始性、真实性。所谓相关信息，指的是电子计算机通过网络系统的自动记录功能，将电子文件在其形成、处理、积累、利用、保管、管理等一系列过程进行“全程跟踪记录”所形成的一切信息。如在文件形成过程中，哪些人对文件进行过哪些修改，修改的次数、时间；领导对该文件所签发的意见、有过什么批示，以及签发、批示的时间；承办人员对该文件是如何承办的，是由谁承办的，承办的时间等等。若在这个过程当中对该文件进行过查考利用，文件管理系统也会自动形成对该文件的访问记录。这些相关记录不仅准确地反映了人们所从事的某项社会实践活动的历史面貌，是具有保存价值的历史记录，而且由于这种跟踪记录具有原始性，因此它可以成为电子文件真实性、原始性的有效依据。
所以，笔者认为，电子文件的归档关口应当设置在文件处理完毕以后。因为只有当文件处理完毕以后，文件不但已经完成了它的成文目的，而且能够形成证实电子文件原始性、真实性的相关信息，使之具有了作为档案的最基本的价值。国家档案局编著的《电子文件归档与电子档案管理概论》一书也明确指出：
“归档范围：电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。”
“归档方法：将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。这个过程一般是归档人员对经过整理、确定保管期限等档案属性后，录入在存储载体上，脱机后可存放在另处”[9]
国家档案局在这里所提到的电子文件的“最终版本”，按照笔者的理解应该是指具备了档案性质的电子文件，就如对纸质文件应该将保留有值得归档的办理记录的文件归档一样。
（此文未附作者单位及联系地址，请作者与本刊联系）