摘要：随着社会经济的不断发展，科学技术也在不断进步，传统的办公室档案管理工作已经无法满足新时代的需求。办公室档案管理水平对单位发展壮大和效率提升影响深远，因此提高办公室档案管理工作效率便被提上议事日程。本文将对当前办公室档案管理中存在的问题进行深度分析，在此基础上指出提升办公室档案管理工作效率的有效路径。
关键词：办公室；档案管理；工作效率；有效途径
前言
针对办公室档案管理工作来讲，必须坚持档案管理工作的完整性和科学性原则，与办公室档案管理现实工作情况相结合，持续进行完善并革新，为办公室档案管理质量基础提供有效保障，可以将档案管理所具有的价值进行切实体现。办公室工作职能中档案管理工作一直以非常重要的形态存在，管理基础应该制定专业档案管理机制，与此同时还应该不断完善办公室档案管理过程中暴露出的缺点，为办公室档案管理工作的安全性提供保障，拟定出更加适合办公室的管理体制来实施档案管理工作。
1办公室档案管理工作面临的主要问题
1.1管理观念急需创新
办公室档案管理在企业工作中具有重要作用，档案管理的精准性和完整性对企业业务开展和信息查找意义重大。但是，从根本上来说，受企业规模和工作重视程度的影响，办公室档案管理工作并没有受到所有企业的重视，重视程度不够是导致办公室档案管理工作效率低下的重要原因，没有在企业内形成良好的档案管理观念，办公室内部也缺乏科学的档案管理工作观念，严重影响了档案管理工作效率。
1.2管理方式较为落后
管理观念不科学是引起管理方式落后的根本原因，办公室档案管理方式较为落后主要表现为管理工作停留在资料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常资料保存，部分人员也没有及时对接信息及时上传，缺乏一定的资料搜集，管理方法仍然以传统管理模式为主，还没有很好地应用到现代网络信息技术到档案管理工作中来。
1.3档案信息化建设不够
新形势下企业业务开展越来越丰富，办公室档案管理中面临着越来越复杂的档案种类，不同时段、不同种类与不同要求的档案管理，都需要有效记录和整理档案信息，这就需要网络信息技术发挥作用。但是，目前办公室档案信息化建设不够，档案管理工作中应用现代信息网络技术还不完善，企业现有的信息技术设施难以满足档案管理工作需求，档案管理信息化系统建设不够，严重制约了后期信息查阅和信息管理。
1.4档案管理人员配置需要加强
从数量来看，受企业重视程度的影响，办公室档案管理工作人员的数量还难以满足庞大复杂的档案管理工作开展需要，在一定程度上来说急需选优配齐办公室档案管理工作人员。从质量上来看，非档案管理专业背景出身的档案管理工作人员占了较大的比例，缺乏专业档案管理知识和水平的档案管理工作人员难以适应业务工作开展要求，实习人员与兼职人员难以准确把握档案管理工作的重要性，也缺乏现代科技网络信息技术应用能力来解决档案管理工作问题。因此，要提高档案管理工作效率就必须在档案管理工作人员方面下功夫，档案管理工作人员良好的信息化知识、档案管理水平是提高档案管理工作效率的重要保证。
2提高办公室档案管理工作效率的有效途径
在社会科学技术发展必然条件下产生信息化档案管理方式，与此同时还可以提高档案信息管理效率，有效缓解办公室管理档案的压力，为管理工作提供便利条件，更好地推进档案信息管理的进一步发展。
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2.1在工作中创新
办公室需要增强档案管理人员的创新意识。传统的档案管理由于长期按照常规方式，使得工作单调乏味。传统的档案管理仅仅在意为工作人员提供了多少服务，或者立档了多少案卷，却从来不会主动去创新，积极改进这样单一的工作方法，带来更好的服务。增强档案管理人员的创新意识可以更好地服务。办公室还需要创新的档案管理模式。在档案管理工作中，除了能够保证基本的工作质量外，还可以提高工作手段和更新立卷制度。一切尽量遵循化繁为简，通过仔细观察，不断提高档案管理的工作效率。除此之外，还应该善于利用现代化管理手段，能够帮助我们完成复杂的工作项目。建立健全的档案管理规章制度，加强保管、利用、鉴别以及归档等任务的完善，确保档案的系统性、完整性以及时效性。保持档案的最新状态和完整性，有利于提高档案管理工作的规范化和标准化。
2.2在思想上高度重视
思想是行动的先导，思想到位方能行动迅速。首先要抓住“关键少数”，即全面提高单位领导人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作提上议事日程，加强对单位的档案综合管理，做好谋划、实施阶段全过程管理。其次要强化激励机制。强化“主人翁”意识，加强业务考核，适时予以奖惩，增强对档案管理工作的重视程度，激发工作人员的积极性、主动性、创造性，促进工作效率提高。
2.3在业务上强化培训
一方面要做好人力资源工作，强化高素质档案专业人才的招聘和引进，让专业的人干专业的事，省时又省力。另一方面要本着实事求是、分类施策原则，挖掘现有人员潜力，定期开展档案管理人员的教育培训，提高培训的针对性、实用性、有效性。比如对老员工应强化信息自动化方面培训，让其熟练使用电脑操作，提高信息化水平和能力；对于年轻人则应注重夯实基础，传授专业理论知识。在传授专业理论知识的同时，注意传帮带，以老师傅带小徒弟的形式，使年轻人能够尽快上手、独当一面。
2.4在制度上不断完善
要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和时效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者。
2.5实现管理信息化
现如今，档案信息化管理已经成为档案管理的改革趋势。传统的档案管理容易出错，查阅难度复杂，且效率很低。作为一种信息资源，它应该与当代信息化同步。运用计算机网络技术、摄影技术等高科技技术，快速、准确、高效地进行信息处理，以便于更好地管理和有效服务，实现办公室管理的自动化和智能化。因此，为了档案信息化开发和建设，需要做到以下三点：一是制定档案信息系统的规范标准来实现人事档案的数据化管理和资源网络的共享，例如：数据库系统、电子档案、网络通信标准等。二是建立面向多用户、功能齐全的数据库系统，利于档案管理人员灵活操作。并且针对不同类别的人员还应设定不同的权限，满足不同的使用要求。三是建立完善的技术保障体系来确保人事档案信息的安全，在系统维护、用户访问、数据备份和故障恢复等多方面采取必要的措施。
3结语
总而言之，对于提高办公室档案管理工作效率，需要创新档案管理工作、实现档案管理信息化以及提高档案管理人员的素养。还需要不断提高档案管理工作水平，提供优质、快捷、准确、安全且令人满意的服务。档案管理能够加强的师资队伍建设、促进教学、科研等工作内容的展开，因此，真正实现档案管理的现代化、科学化和规范化是现在办公室档案人员的必要工作。
参考文献：
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[2]蔡映东.刍议提升办公室档案文书管理工作[J].大科技，2019，（08）：7-8.
[3]罗仕耽.浅谈如何改进办公室档案管理工作[J].青年时代，2019，（02）：292.
论文作者:何亚静
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/16
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