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摘要：1999年国家档案局发布了行政规章《电子文件归档及电子档案管理办法》，2000年国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务，2002年11月国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，2005年发布了《关于加强企业档案信息化建设的意见》，进一步推动档案管理向以信息化建设为重点发展的历史新阶段。为进一步规范数字档案馆的建设，2010年6月国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》。在此背景下，各行各业都在积极探索新形势下档案信息化建设的新模式。中国电力规划设计协会作为电勘测设计企业的全国性行业组织，2009年起相继发布了《电力勘测设计行业档案工作2009-2011年发展规划》、《开展电力设计院数字档案馆建设工作计划》和《电力勘测设计行业数字档案馆建设指导意见》，进一步明确了数字档案馆建设目标，确定了建设推进工作组，规定了主要工作内容和工作进度等。本文旨在分析电力勘测设计企业数字档案馆建设时存在的问题，并结合当前行业实际，对如何解决这些问题做一个初步的探讨。
关键词：电力勘测设计企业；数字档案馆；档案馆建设面临的问题；探讨
1数字档案馆
1.1数字档案馆的概念
数字档案馆（Digital Archives）：指各立档单位为适应本单位档案和资料信息管理发展需要，运用信息技术及其网络平台建立的，具有“收集、管理、保存、利用”等基本功能，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标，能够保证馆藏档案和资料信息真实、完整、可用的信息管理系统。
电子文件（electronic records）：在数字设备及环境中生成，可被捕获和搜集的数据或信息，这些数据和信息需要依赖文件管理系统才能呈现和理解，是以电子化方式生成、保存和提供利用的档案和资料。电子文件由内容、结构和背景信息组成。
数字化（digitalization）：将硬拷贝档案和资料转化成电子文件，以方便电脑存储和使用的过程。
元数据（metadata）：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
1.2 数字档案馆的建设内容
数字档案馆建设主要包括三平台：数字档案馆管理平台、数字档案信息资源平台、数字档案馆安全保障平台。
（1）数字档案馆管理平台
数字档案馆管理平台是数字档案馆建设的基础。数字档案馆管理平台主要包括两个方面：一是以数字档案馆功能要求为指导，开发满足电力勘测设计企业各门类、各载体档案和资料的收集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程管理功能的平台，满足档案和资料日常管理业务的需要；二是依靠网络环境建设数字档案馆网络平台以及与之相配套的硬件设施。
（2）数字档案信息资源平台
建设数字档案信息资源平台是数字档案馆建设的核心内容，主要包括工程元数据档案资料资源和数字图书资料资源。
（3）数字档案馆安全保障平台
建设数字档案馆安全保障平台是数字档案馆有效运行的坚强保证。主要包括：一是建立安全保障体系，数字档案馆应当配备基本的信息安全软硬件设备，制订详细的信息安全管理制度，建立数字档案馆的信息安全防护体系；二是制订有关数字档案馆的技术标准和管理标准；三是配备可靠的数字档案管理人员，企业要大力培养适应数字档案馆建设和运行需要的各类人才，确保数字档案馆的运行正常和科学管理。
2数字档案馆建设时面临的问题
2.1对数字档案馆的认识问题
由于数字档案一定要依赖于计算机设备的解读而无法呈现出档案的“白纸黑字”的直观性，使得人们对其原始性和可靠性有所怀疑，对以后的利用会造成不必要的麻烦。因为目前的档案数字化的加工主要方式是对原始文件进行扫描加工，在这一过程中造成数字档案失去原始性的原因有很多方面，其中最为主要的原因是以下几个方面：第一，设备的技术参数选择不当。对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如明暗度、对比度、分辨率等，选择不当则会直接影响扫描成品的质量，造成重要数据信息丢失、图像模糊或产生额外的混乱信息，客观上造成档案原始面貌的改变。第二，工作过程失误。原始文件的扫描工作是大量的重复劳动，难免有时出现错误。如档案文件重复扫描或顺序搞错，或存储错误，或在建立索引目录时链接地址错误等等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失效，造成无法对应的情况。第三，软件转换过程中的失误。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生不可逆转的变化。
2.2数字档案馆建设的技术问题
电力勘测设计企业的数字档案馆的建设是以中国电力规划设计协会发布的《电力勘测设计行业数字档案馆建设指导意见》为准则，配以先进的信息技术手段，建设适应本企业在一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统。这就要求中小企业无论是在计算机硬件还是软件技术上都要不断更新换代，紧跟时代步伐，才能获得更准确、最新的信息，为企业发展带来更多的效益。
数字档案馆完全是信息技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了信息技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是信息技术的不断更新变化也给数字档案馆的建设带来了诸多制约数字档案馆建设与发展的技术的难点。
首先，数字化硬件设备技术条件。支撑网络系统管理平台运行的硬件技术条件之一是必须要有足够的带宽资源，以保证系统用户快速地传输图像、文字、语音、视频等档案资料，以便实现多平台的互联、互访，实现跨平台、跨系统、的相互转换和链接。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆毫无疑问，足够的带宽资源和用户对网络信息传输的需求将是数字档案馆发展必须解决的突出问题。
其次，难以攻克的技术难题。数字档案馆是以数据库元数据信息资源和网络平台为基础的，实现其功能的相关技术是复杂、先进且不断发展的，它几乎包括了计算机网络技术所有问题。如数字化图像的压缩与存储、信息检索技术、多资源平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，在数字档案馆的建设和运行过程中还需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认证、智能检索、信息加密、数字水印、电子签章等，其中有多项技术具有创新性，这些创新技术也都是不容易解决的问题。
2.3档案管理人员的业务综合素质问题
档案管理是一项十分复杂的专业工作，涉及到方方面面的内容，要求档案管理的人员在工作中除了具备必要的档案管理知识，同时还需要有一定的计算机应用能力和其他的综合能力。大多简单的认为档案管理就是资料的收集和分类储存，不需要多少专业知识，因而大多数企业的档案管理人员是兼职，并不配备专业的档案管理人员。档案管理人员的业务综合素质成为数字档案馆建设与运行过程迫切需要解决的问题。
2.4资金投入的问题
各电力勘测设计企业根据自身条件不同，投入了一定数量的资金进行数字档案馆的建设，但是要满足数字档案馆的各项业务需求的基础建设，仍然需要投入一定量的资金。这些费用主要包括以下几方面：一是平时正常网络、设备使用费和维护费；二是软、硬件更新费，要维持数字档案馆的正常使用与运行，也必须不断地更新软件和硬件设备，但要是更新软件和硬件设备，却又要持续不断地投入大量的资金。现在普遍的做法是一性投入建成数字档案馆，之后的后续资金供应乏力，形成一个只“建设”不“更新”的状态。在一定程度上影响了数字档案馆建设的可持续性。
2.5数字档案馆建设的安全问题
网络安全问题是当前计算机网络最棘手的问题，也是数字档案馆建设过程中所遇到的难题之一。数字档案馆面临以下几方面的问题：第一，病毒。近几年来，新型网络病毒不断出现，已对计算机网络系统构成较为严重的威胁。如果企业重要信息在遭到病毒的破坏后，其造成的损失是无法预估的。第二，黑客。由于网络具有加密性和匿名性的特点，使入侵者难以被发现。使得越来越多的程序设计高手成为了网络黑客，他们不仅仅是满足自身好奇心，而是更多的参与到行业业间竞争。第三，蓄意窃取。由于数字档案极容易被复制，很多人通过窃取公司机密信息进行恶意扩散或谋取高额利益。第四，外界不可抗力的威胁。例如火灾、地震等自然灾害所造成的种种损害。以上这些，都使数字档案信息的安全变得不不堪一击。
3如何解决数字档案馆建设时面临的问题
3.1全体人员要更新观念，以发展的眼光看待数字化档案馆的建设
通过不断的培训，使员工对数字档案馆建设的必要性及使用的便捷性有新的认识。使全体人员形成这样一种共识：数字档案馆的大量信息资源提供给领导者工作决策、员工的工程参考提供了较大的利用价值，为快捷的利用档案资料，数字档案馆的建设是大势所趋。
3.2注重档案管理人员复合素质的培养
建设数字化档案馆的同时，必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质，包括档案专业知识、工程业务流程、管理能力等。因此就要进行跨部门，跨专业的人才培训，努力培养具备复合素质的专业档案管理人员。目的使原先知识单一的档案管理者成为既懂档案管理，又能熟练掌握工程业务流程的现代信息技术的复合型人才，这样才能保证数字档案馆的高效运行。
3.3适当的加大资金投入
首先要保证足够的带宽资源，以保证系统用户快速地传输图像、文字、语音、视频等档案资料，以便实现多平台的互联、互访，实现跨平台、跨系统、的相互转换和链接。其次要保证计算机软件、硬件配套设施的及时更新，考虑到计算机软、硬件产的使用寿命和网络安全等方面的因素，为了避免因计算机软、硬件的故障导致系统中断给员工的使用带来的不便和造成不必要的损失，所以要求企业的计算机系统及时更新计算机软、硬件系统，以保证系统的安全、高效运行。
3.4建立健全的数字档案馆安全管理规定
数字档案馆的建设，必须把安全问题放在重要位置，确保数字档案馆应用系统的安全保密，是建设数字档案馆的重要内容，建立有效的安全保障体系，将安全保密方案纳入数字档案馆的总体设计方案。全面强化安全管理，建立健全防范机制，确保数字档案馆应用系统和档案数据的安全。要结合公司实际情况制定数字档案馆相关管理规定，设定专人进行信息的采集录入，及时进行数据信息的更机关报，定期对全员进行培训，普及数字档案管理常识，设定网络安全复制人，确保数字档案馆的使用安全性。
结束语
目前，随着数字档案馆建设的逐步深入，其效果和作用也日益突显，各电力勘测设计企业均认识到建设数字档案馆的重要性和必要性，纷纷启动数字档案馆的相关建设工作。
数字档案馆建设目前还处在起步阶段，除去文中提出的以上问题，在实施、运行过程中必定还会遇见其他的问题。因此我们必须做好打持久战的准备。
数字档案馆作为电力勘测设计企业在档案数字化管理方面的发展目标和方向，不仅超越了时空和地域的界限，同时拓宽服务领域及内容，提高档案管理工作的地位和作用。
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论文作者:曹庆龙
论文发表刊物:《基层建设》2015年32期
论文发表时间:2016/10/24
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