档案事业发展规律研究(续完)，本文主要内容关键词为：发展规律论文,事业论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
三、普遍规律与特殊规律
规律有普遍规律(亦称一般规律)与特殊规律之分。前者指各种事物普遍具有的共同规律，如哲学研究的思维与存在，精神对物质的关系问题等。后者指某些事物所特有的规律，如各门社会科学或自然科学所研究的规律。档案工作规律属于后一种。
档案事业发展的普遍规律是什么？可以概括为一句话：社会实践的自然形成与适应社会实践的需要。它反映了人类的社会实践(人类能动地改造自然和社会的全部活动)与档案、档案工作的本质联系和档案事业发展的必然趋势。详细一点可表述为，社会实践的自然形成与在适应社会实践需要并作用于社会的过程中，逐步自我完善和发展。
这里有四层意思，一是自然形成。“自然”并不是说它是从天上掉下来的，更不是人为造出来的，是顺应人们社会实践的需要，自然而然形成的。自然形成是档案的本质属性，是它区别于图书、资料等其他文献而独立于社会的根本原因。档案工作因为它的出现而形成，因为社会的需要而发展，所以说也是自然的。二是适应社会实践的需要。社会需要是档案工作赖以存在和发展的先决条件。如果社会不需要，档案工作就不会存在。这也是档案有用价值和使用价值这一客观规律所决定的。这里重在“适应”，适应社会实践的需要，就是做好工作，创造条件，尽可能满足社会的需要。三是作用于社会。档案工作的“土壤”是社会，需要社会，包括社会组织和个人对它的赋予，为它的存在和发展创造条件，而它又反作用于社会，满足社会对档案的需要，为社会服务。这正是社会与档案互相作用，互相依赖的本质联系。四是自我发展。事物都是发展变化的。发展的观点是符合规律的观点。档案事业的自我发展是在适应社会的需要和作用于社会的前提下或过程中进行的，而且是逐步的。因为任何事物的发展都有一个由渐变到突变的过程，同时它的发展有赖于必要的条件，如资金、科学技术等。条件成熟了，才能发展，所以只能逐步进行。
档案事业发展规律，对整个档案事业体系起作用，档案事业体系的8个方面，都会有自己的特殊规律。那么，它们的特殊规律是什么呢？我们可以略举几例作一些分析。
档案行政管理规律。档案行政管理部门，是政府或者说是代表政府管理档案事业的行政机构。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”。“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这样的职权机构，相当于一个国家的上层建筑或生产关系，而档案事业就相当于经济基础或生产力。就像上层建筑必须适合经济基础，生产关系必须适合生产力性质的社会发展规律一样，档案行政管理部门工作规律就是档案行政管理工作必须适应档案事业发展需要。档案行政管理就是因为档案事业发展需要而产生和发展的。
档案事业发展过程中必须适应的“需要”是什么呢？实践已经证明，正如《档案法》和其他法规性文件所规定的那样：一是统筹规划。从全国或一个地区的社会政治、经济、文化、科技及档案工作等实际情况出发，制订出近期、长期档案工作、档案事业发展规划，并组织协调和监督、指导档案事业发展。二是制定档案法律规定和技术标准，规范人们的档案行为，以便更好地按规律办事。三是设立必要的档案工作组织机构，组织和开展档案工作，培训专业人才。四是为档案的保护、管理和提供利用创造条件，包括物质条件和政策性条件，比如档案库房、保管设备和档案储存、传输、提供利用的技术手段以及档案开放、鉴定、销毁政策等。凡此种种，就是适应档案事业发展的“需要”。
档案室工作规律。档案室是本机关单位文书、业务部门和档案馆的结合部。从管理体制上讲，它是机关单位的一个内部组织，属机关单位性质；从档案管理体系上讲，它是档案事业的基层单位，档案的源泉。它的这一“两栖”性质和地位，是档案收集完整、齐全和方便提供利用的自然条件和客观优势。长期以来，由于管理体制上的矛盾和对它“两栖”的客观优势认识不足，对档案室的工作有所忽视，致使立卷归档的档案不完整、不齐全，档案整理不系统，档案价值划分不准确，“全宗说明”较少编制等问题普遍存在。尤其是档案室的工作人员，学习过档案专业的很少，对档案室工作的重要性认识不足，有的身兼几职，顾此失彼，谈不上去认识和把握档案室工作规律，按规律办事。根据档案室的性质和职能，它的工作规律就是把握“两栖”性质和发挥“结合部”作用。“两栖”、“结合部”都是档案室固有的特点和得天独厚的优势。它处在这样的工作环境和地位，只要意识到自己的身份和职责，就能随时了解到机关单位的职能活动和形成的文件材料情况。这对于文件档案的收集齐全、整理系统和准确划分其价值以及今后的提供利用，都会起着制约和决定性作用。
档案馆工作规律。档案馆同档案室不一样，是文化事业机构，既面向党政机关和所属单位，又面向社会；一方面为国家积累文化财富，接收档案，另一方面维护档案的完整与安全，为社会各方面提供档案利用。任务重，面临的矛盾也多。对内有档案收集、整理、保管和提供利用等各个工作环节之间的矛盾；对外与档案科研、档案教育、档案宣传出版，与移交档案的部门，与广大的档案利用者等都有着直接的密切的联系。档案馆的工作就在于认识、把握和处理好这种种矛盾和联系，抓住主要矛盾，促进矛盾的互相转化，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用档案。档案馆工作的主要矛盾就是档案馆内的各项基础工作和提供档案利用之间的矛盾，其矛盾的主要方面是提供档案利用。抓住了这个主要矛盾，其他矛盾就可以迎刃而解。因此，档案馆工作的规律就是档案信息资源共享。就像“共同富裕是人类社会发展的客观规律”，“经济全球化是社会生产力和科技发展的客观要求和必然结果”一样，“档案信息资源共享”对档案馆的各项基础工作，档案馆发展的基本过程和趋向起着主要的决定性的影响和作用。
这一规律有三点需要说明：(一)规律所讲的档案信息并非档案的本身，虽然有时它们有着相同的形态，但同档案是两个不同的概念。档案是物，档案信息是档案的内容，有的是复制件，有的是摘编等。也就是说，档案信息已不是档案的本身。这样一些差异，体现着国家、民族对档案管理的主观意志和信息时代利用档案的特色。(二)任何一个国家、民族都有自己的利益和机密。这里所说的“共享”必然是在这样的前提之下。当然，机密是相对的，对一些人保密，对另一些人不保密；今天保密，明天可能不保密，但维护国家、民族和人民大众的根本利益是绝对的。(三)这里所说的“共享”，包括国内国际档案馆之间的共享，中国人和外国人的共享。作为一个档案馆，既意味着档案信息资源的输出，也意味着更多的档案信息资源的输入；但不意味着档案信息资源的全部托出，只是一定时期、一定条件下的一个部分；也不意味着外来档案信息的全部输入，只是其中需要的有用的那一部分。
档案事业体系的其他方面：档案教育、档案科研、档案理论学术研究、档案宣传与出版，以及档案外事等都有自己的专门职责、知识和技能，一方面作为档案事业体系中的一分子，为档案事业的发展输入新鲜血液，为档案事业服务，同时，为社会教育、科研、理论学术研究、宣传出版以及外交事务等开拓新的领域。它们在档案事业规律和专业规律的作用下，都有自己的特殊规律，这里不一一阐述。
档案工作的一些环节也有自己的特殊规律，比如档案管理，这是档案室、档案馆工作的主要任务，一般都会有档案收集、整理、保管和提供利用等工作。它们都有自己的特殊规律。具体工作规律在具体工作之中。
档案收集工作规律。档案收集，包括文书立卷，向档案室归档，档案馆接收档案，从网上索取，向社会购买、征集档案资料等。收集是档案工作的起点。档案室的收集工作直接同文书部门、业务部门联系，它的工作直接影响到今后的档案工作，收集工作的最高目标是被收集的文件档案的完整、齐全和尽可能满足利用的需要。如何实现这个目标呢？至关紧要的一是熟悉文书部门、业务部门的职能活动及其形成文件档案情况，知己知彼。二是考虑目前和日后社会对档案利用的需求。这种考虑不可能完全准确，但必须这样做，有了这种考虑，就会开拓收集工作的视野，增加保险系数。当然不是什么都收，对今后没有用的，对本机关单位和社会没有用的不收。从这里我们可以看出档案收集工作规律，即了解收集源头，考虑利用需要。这一规律不但过去主导、制约着收集工作，而且在信息时代更能显现出它的作用。信息时代，信息多，传递渠道多，速度快。这在客观上为收集工作开辟了新的途径和档案信息源泉。档案室、档案馆在收集档案时，一方面按国家统筹规划的既定接收范围进行，另一方面根据档案馆、室的性质、职能，考虑到利用对象对信息的需求，打破时空界限，通过其他的途径和方式进行收集，充实馆、室藏，使其结构更为合理，更加便于社会各方面对档案的利用。
档案整理工作规律。文件档案整理工作是文件档案系统化过程。一些文件与文件、档案与档案之间有着这样或那样的联系，在整合过程中，尊重和保持它们原有的联系，并在新的环境中建立起一种新的联系，使无序变有序。无论是档案室或档案馆，文件与文件、档案与档案之间的这种联系又是多方面的，同一个作者的文件档案有着作者联系，同一个问题的文件档案有着问题联系，同一个会议的文件档案有着议题联系，同一个全宗的档案有着全宗联系。如此种种，所以，教科书上强调文书立卷工作“六个特征”方法，档案整理和管理以全宗为单位，其目的就是要保持它们之间的联系。保持这种联系，对于判定一件文件或一个案卷的价值和提供文件档案利用都有意义。有些文件，单个看似乎没有任何价值，可是把它放到一个同它有着自然联系的文件群体中就显得不可缺少；有些文件单个看好像很重要，但把它放到一个相关的文件群体中进行比较，它可能被包括，或者因别的原因已经失去了价值。因此，保持文件与文件、档案与档案之间的有机联系，是整理工作的重要目的，是文件档案自身的客观要求。文件档案整理工作的规律，就是保持文件档案之间的联系。
档案保管工作规律。档案保管，即档案的保护和管理。它们各有分工又互相联系，其目的基本一致，都是为了保护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。为此，必须借助于必要的安全法规制度，安全设施、设备，以及科学技术手段，防火、防盗、防止一切不利因素对档案的危害，不失密泄密，最大限度地延长档案的寿命；同时做好档案的鉴定、统计和提供利用等工作。由此看出，档案保管工作的规律就是创造保管条件，消除不利因素。
档案利用工作规律。提供档案利用是档案工作的一个重要目的，是对档案价值和档案工作价值的检验，亦是政府有关政策措施因素在档案工作中的落实和体现。提供档案利用的方式较多，接待来馆、室利用者，举办档案资料展览，编纂出版档案史料，建立档案信息网站等。但要做到“便于”“社会各方面”对档案的利用，就很不容易，有大量的工作要做。一要熟悉家底——室藏、馆藏；二要编制多种档案检索工具，形成体系；三要让机关单位，让社会知道档案室、档案馆都有些什么，需要宣传；四要了解社会经济、政治、科学、文化等诸方面都需要什么——调查“行情”；五要做好各项业务基础工作；六要采取多种提供方式，尽可能满足社会各方面不同的需要等。档案的有用价值与社会对档案的需求都是客观事实。档案室与机关单位之间，档案馆与社会之间，存在着档案的供与求的本质联系。便于机关单位和社会各方面对档案的利用，就是档案利用工作规律。
四、按规律办事
总结历史的经验，凡顺应事物的发展规律，事业就发展，就前进，凡违背事物的发展规律，就遭报复，受挫折，就失败。
我国有文字记载的文明史4000多年，可是现在国家档案馆馆藏较为完整齐全的档案史料仅始于清1616年，也就是说，有完整、齐全档案可查的历史不到400年。档案到哪里去了，为什么会出现这样的情况？原因很多，客观上有自然灾害、战争以及外国人的攫取等，更重要的是主观上，没有认识、把握好档案的自然形成、档案的有用价值和社会需要档案这样一些客观规律和按规律办事，造成了档案的大量损毁和散失，给国家和社会带来了巨大的损失。
新中国建立之后，随着政权的变化，国家档案工作、档案事业进入到一个崭新的阶段。最突出的特点就是党和政府以及档案工作机构，逐步认识了档案的自然形成、档案的有用价值和社会实践需要档案这样一些客观规律，按规律办事。从接收旧政权档案，保护档案开始，然后建立各级各类档案机构，发布一系列政策、法规性、指导性文件，培养档案专业人才，建立档案工作新秩序。全国上下大力开展档案基础工作，以多种方式提供档案为党和政府以及社会各方面利用，并在这个过程中发展自己，逐步形成国家档案事业体系。
正反两个方面的经验雄辩说明，必须按规律办事。我们正处在信息时代，社会的档案意识比任何时候都强，社会需要档案信息的呼声比任何时候都高。开放已公开的现行文件受到社会、特别是媒体的广泛关注，受到各方面的普遍好评就是最好的证明。如何进一步做好档案工作，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用？要做的事情很多，如大量的业务基础工作；档案库房建设，设施、设备配制等条件性工作；法律规章和技术标准等政策、业务指导性文件的制定；落实党和国家既定的职责任务等。我们就以《档案法》的规定和施行《档案法》的情况为例来探讨按规律办事的问题。
《档案法》是我国第一部档案工作大法、母法，1987年颁布，1996年修改。第一章总则第一条就说：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。”第二条指出“本法所称的档案……”是“直接形成的对国家和社会有保存价值的……”。第五条称档案工作的原则是“维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。这几条不但体现了《档案法》尊重、维护了档案、档案工作的客观规律，而且充分说明《档案法》是以档案客观规律为理论依据和指导原则的，整部《档案法》就是规范人们更好地按规律办事的法则。
《档案法》施行17年来，它作为档案事业“上层建筑”的重要组成部分，对于档案事业的发展，发挥着无可替代的法律作用，但无可讳言，在实施过程中，也存在种种不按档案法律或不能很好地按档案法律规定办事的情况，这正是我们需要按规律办事的一个重要方面。
1.《档案法》规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”。这几句话很精练，但每句话都有十分丰富的内容。这些年，在这些方面做了大量的工作，卓有成效。但要做的事情还很多，有些事情不是做一次就完了，要经常做。比如：主管全国档案事业管得如何，有些什么经验，存在些什么问题？过去制定的馆网布局、档案流向是否合理？档案法和其他法规、技术标准是否坚决贯彻，全面施行？平时的监督、指导工作是否及时有效？“县以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业……”管得怎么样？“乡，民族乡，镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导”做得如何？以上这些，不妨回过头来看一看，冷静地实事求是地思考思考。“统一领导”和“分级管理”都是我国档案工作的管理原则。“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”是党和政府以法定的形式，赋予档案行政管理部门主管中央和地方各级档案事业的神圣职责。这一使命履行如何，不但关系到全国档案事业的发展，而且，影响到档案事业为党、政府和社会各方面服务，影响到它作用于社会政治、经济、科学、文化等的有效力度。
2.《档案法》规定“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。这是法律规定的政府行为。可是一些地方的国民经济和社会发展计划中没有档案事业，而诸如档案库房、防火、防盗等保护设施，缩微、数字化设备以及管理费用等问题又普遍存在，没有党委、政府加强领导是难以解决的。我国档案事业的发展，靠的就是党和政府加强领导。在近半个世纪的时间里，中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅为档案工作、档案事业建设发出了50多个文件。党政档案统一管理、科技档案工作、城建档案工作、机关档案工作，开放历史档案等一系列举措和建设，都是在中央文件直接部署和指导下进行的。这说明中央的文件何等的重要，加强对档案工作领导何等重要。
3.《档案法》第五条规定“维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”，第十三条规定“各档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理现代化”，第二十四条规定“明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的”要追究法律责任。这些法律规定执行如何？据了解，好些地方没有认真去做，好些地方和部门做得不好。据2001年全国各级综合档案馆档案库房情况调查，令人堪忧。全国3024个国家综合档案馆，2％的馆没有库房，24％的馆库是利用旧房，60％的新建馆不符合档案馆建筑规范，还有相当一部分馆库属危房。有个地方把档案馆拆了建广场，把档案放到一个不适合放档案的地方，迟迟不建新馆。相当一部分档案馆缺乏现代保管设备，一些县档案馆至今没有计算机。这样一种状况，“维护档案完整与安全”从何谈起。
4.《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理，任何人不得据为己有。”第十一条规定“机关、团体、企业、事业单位和其他组织必须按照规定，定期向档案馆移交档案”。第二十四条(六)规定“违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的”，要追究“法律责任”。可是在一些机关单位，私设“档案柜”的情况仍然存在。档案馆接收档案的时限(地、县级馆10年，省级馆20年)没有很好地按规定执行。提前三五年甚至七八年，或后延十年八年的都不在少数。这样都不便于档案的保管和利用，不便于国家档案资源积累，甚至可能造成难以弥补的损失。
5.《档案法》第十五条规定，“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”这一条原《档案法》上没有，在修改《档案法》过程中，不少人提出，档案鉴定、销毁工作难以开展，主要是缺乏科学的法规性文件；认为1987年的《机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》已经不能适应变化了的情况，所以加上了这一条。近10年过去了，新的档案鉴定工作法规性文件尚没有出台，不但档案鉴定、档案销毁工作难于进行，其他一些工作也受到影响。
6.《档案法》第十九条规定，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”，“档案馆应当定期公布开放档案目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”。“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。”可是一些档案馆“门槛”较高，按规定应该开放的档案以种种借口不向社会开放，档案形成机关的人员去借阅档案都很困难，哪里谈得上“便于社会各方面对档案的利用”。
这样一些工作以及其他一些需要做的工作还很多，需要时间，会有困难，但是，符合规律的《档案法》所规定的是必须做的。各级档案部门在规律面前一定会有所作为。