数字档案馆的功能及类型——数字档案馆研究之三，本文主要内容关键词为：档案馆论文,数字论文,之三论文,类型论文,功能论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
对于档案馆在社会生活中所发挥的作用，有些学者称之为档案馆的职能，也有些学者称之为档案馆的功能。尽管有学者指出，档案馆的职能和功能是既有区别又有联系的一对概念，即“所谓职能是指法定的职责和任务；而功能则是本身所具备并能发挥的功效和作用。档案馆的基本社会功能应该包括其法定职能和同时还能发挥的相关的社会功效，可以概称为职责功能和相关功能。”不过，在词典释义中，“功能”是指“事物或方法所发挥的有利的作用、功效。”“职能”则是“人、事物、机构应有的作用、功能。”可见，在一般情况下，档案馆的职能和功能事实上表述的是相同的意思。本文在此亦不作严格区分。
应该说，档案馆的功能随着档案馆的产生而出现，并随着档案馆的发展而发展。但是，“档案馆的功能，或者说档案馆的职能，因为保存了档案这种具有多种特性或功能的事物，而显得十分复杂。”因为随着档案工作实践的发展，档案在人类社会生活中所起的作用日益广泛，人们对档案这一客观事物的认识和把握也日益深入，因而许多学者开始从不同侧面探讨揭示档案馆的诸多新的功能，如资治襄政功能、社会监督管理功能、繁荣科研功能、促进经济发展功能、文化交流功能等。目前，关于档案馆的功能较具代表性的观点主要有以下几种：1、吴宝康先生主编的《档案学概论》认为，档案馆具有积累和管理国家档案财富、传播档案信息为社会服务、提供原始凭证维护历史真实面貌、承担宣传教育等四大职能。2、李国庆先生认为，档案馆的基本功能＝职责功能＋相关功能，其中职责功能主要表现为档案史料的积累、管理保护和信息服务三个方面（信息服务又包括事实查证、回溯研究、宣传教育、信息中心等功能）；而相关功能为档案业务技术示范功能、档案保护技术服务功能、档案寄存代管功能。3、薛匡勇先生在其博士论文《档案馆论》中则认为，档案馆职能由存史职能、服务职能以及科学管理职能等三方面构成。
尽管对于档案馆功能的揭示，或具体入微，或高度概括，但在进一步阐述中所表达的意思往往没有多大出入，或者笼统说，档案馆的功能无非是“收”、“管”、“用”（包括由此派生的）三个基本方面。不过，上述观点都是对传统档案馆功能的揭示，并没有涉及到数字档案馆的功能问题。
关于传统档案馆功能和数字档案馆功能的关系问题，目前学界有几种认识：1、认为数字档案馆的功能与传统档案馆的功能基本相同。如“数字档案馆仍然应该具备档案馆的多项功能、即‘收、管、用’三大基本方面，只不过其管理对象是电子形式或数字化形式的档案。”“一方面数字档案馆首先应具备档案馆的基本功能，包括档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等，仅仅某一个环节数字化称不上数字档案馆；另一方面，数字档案馆也与传统档案馆有着明显的区别，它收集、管理和提供利用的对象不再是传统意义上的档案，而是数字化档案信息。”因此，“数字档案馆与传统挡案馆相比尽管有很大的差异，但从社会组织的角度来看，它们都担负着相同的社会职能。”2、认为数字档案馆的功能较传统档案馆的功能有所扩展。如“数字档案馆不但包含了传统档案馆的功能，向社会公众提供相应的服务，还融合了其他信息资源（如博物馆、图书馆等）的一些功能，提供综合的公共信息访问服务。”3、认为数字档案馆并不完全具备传统档案馆的功能。“原因在于：其一，数字档案馆由传统档案馆而来，数字档案馆的‘信息空间’需要传统档案馆的信息资源相互连接才能构成；其二，传统的档案实体与电子文件／档案长期并存，仍然需要由传统的实态档案馆加以管理；其三，传统档案馆所具有的人文、历史精神，数字档案馆不能完全体现出来；其四，传统馆藏档案信息，还受时间与密级的跟制，不能完全上网，有些用户将不得不在传统档案馆履行一定手续才能获得利用服务。”至于对数字档案馆功能的具体揭示，不同的学者也有不尽相同的描述。如有的学者认为，数字档案馆的功能是综合性的、多层次的，主要体现在档案信息获取和档案数字化、档案信息存贮和管理、档案信息检索和查询、档案信息发布和传播、档案信息的安全和权限管理等几个方面。也有的学者认为，数字档案馆主要功能是：(1)通过多层面的信息收集，形成社会综合信息资源；(2)海量数据存储；(3)档案信息的有效访问与查询；(4)档案信息的发布与传递；(5)数字档案信息的安全保护；(6)数字档案信息资源的系统管理。
在数字档案馆的功能问题上之所以出现上述不同甚至截然相反的认识，其根源仍在于对数字档案馆的不同的理解和认识。笔者以为，对数字档案馆的功能进行研究，仍然应在区别狭义数字档案馆与广义数字档案馆的基础上，对它们的功能分别予以揭示。
在一个个传统档案馆基础上建成的一个个个体数字档案馆（狭义的），事实上已实现了现实空间和虚拟空间的统一，或者说融现实空间和虚拟空间为一体。具体说，一个狭义的数字档案馆，在现实空间中是有实实在在的具体场所的，这是对传统档案馆物理形态的继承与保持，而在虚拟网络空间中，它又是无形的却又无所不在。因此，狭义的数字档案馆和传统档案馆之间，可谓你中有我，我中有你，形影不离，共同存在，相互补充。如此，作为一种实体概念、机构概念的狭义的数字档案馆，理应同样具有传统档案馆“收、管、用”的基本功能，只不过其采用的技术方法、管理手段、管理对象等有了较大的变化而已。具体说，数字档案馆（狭义的，下同）的“收”功能，就是对数字化档案信息资源的采集收藏，即接收各立档单位属于进馆范围的电子文件以及对传统档案馆馆藏的重要的纸质、照片、声像等档案进行数字化处理后加以存储，从而“明确数字档案馆作为保存人类文化遗产的重要机构的地位。在数字化时代以前，档案馆在保存人类文化遗产方面发挥了重要作用，数字档案馆仍然要充分利用各种信息技术来保存人类的数字化文明成果。”数字档案馆的“管”功能，就是对馆藏数字化档案信息的组织管理，即“对档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护利用、鉴定、销毁、统计等全过程实施管理。”数字档案馆的“用”功能，就是通过网络进行数字化档案信息的利用查询，主要有馆藏档案信息的发布与用户在线查询两种形式。馆藏档案信息资源通过网络系统传送到用户面前从而实现信息的发布。信息发布的实现具有多种形式，但数字档案馆的信息发布应特别注意针对浏览器的网上信息发布功能的实现。数字档案馆应在鼓励用户存取档案信息资源的同时提高对档案信息及知识产权的保护，因而必须实行信息的权限管理，即用户在线查询档案信息必须采取权限设置、身份认证等技术手段以保证对档案信息的安全利用。
如果狭义的数字档案馆与传统档案馆同样具有“收、管、用”的基本功能，那么广义的数字档案馆（即虚拟档案馆）则只具有“管、用”功能而不具有“收”功能（因为广义的数字档案馆仅仅是用户获取档案信息的一种方式或信息空间，而不是一种具体的档案馆形态。通俗一点说，广义数字档案馆是一个超大规模的、分布式的、便于使用的、没有时空限制的、可以实现跨库无缝连接与智能检索的信息环境）。具体地说，广义的数字档案馆虽不是一个档案收藏机构（传统档案馆和狭义的数字档案馆都是一个档案收藏机构），但却可以拥有众多狭义数字档案馆及相关机构的数字化档案信息资源，正所谓“不为我有，却胜似我有”。由于广义数字档案馆是网络环境下档案信息资源的基本组织形式，这一形式能满足分布式面向对象的检索需要。所谓“分布式”是指档案信息资源可以分散存储于若干狭义的数字档案馆及相关机构，但需要组织成一个整体，使用户可以方便地一次就完成对所有档案信息资源的检索；而“面向对象”是指用户不仅能查到档案信息线索，而且能获得所需的文字、图像、音频等本身信息。可见，广义数字档案馆更似一个“信息门户”，即用户进入这个“信息门户”就能对其连接的众多档案信息资源库群进行一致性访问，获取自己所需的档案信息。因此，广义数字档案馆的“管”功能，主要表现为资源整合和网络管理。资源整合主要是指对所有可能进入广义数字档案馆网络系统结点的档案信息资源，分析各结点的性质和资源的特色以及各结点在网络中的重要程度，并制定结点入网标准。网络管理是指广义数字档案馆对其网络内各结点如何形成一个统一的整体和相互之间的协作与协调，以便顺利实现其目标功能。结点之间的协调不仅在物理网络层次上完成，更需要在各结点的管理者（狭义数字档案馆及相关机构）之间形成，以便共同遵循有关的标准、规范和政策。广义数字档案馆的“用”功能，主要表现为面向用户的智能检索服务和信息咨询服务。前者主要包括：1、提供标准友好的用户界面，即广义数字档案馆的检索界面必须遵循一定的标准，特别是对文本、声音、图像、视频等不同类型的档案信息数据，应在检索命令、检索符号、检索表达式的构造方面遵循统一规范；2、使用智能检索技术，即在智能化检索系统中，当用户向系统提供一个检索表达式时，系统能自动实现横跨多个资源库的快速查询检索，并将查询结果进行比较、去重、排序后提供给用户。后者是指用户在通过检索数字档案馆信息资源时遭到问题能得到系统咨询人员的及时解答。
至于数字档案馆的类型，由于数字档案馆出现的时间尚短，基本还处于个体数字档案馆的建设阶段，因而目前学界关于该问题的研究并不多，即使有所论及也极为简单。如有的学者将数字档案馆分为以下几种：1、按照层次级别分，有国家级、省级、市级、县级数字档案馆；2、按照管理内容分，有综合数字档案馆、专业行业数字档案馆以及专门、专题数字档案馆；3、按照管理部门的性质分，可以分为国家机关、企事业单位、团体甚至个人数字档案馆。以上各类档案馆可以相互组合，形成特定的数字档案馆。”笔者以为，现有的各种传统类型的档案馆只要条件具备都有可能建成狭义的数字档案馆，因而狭义的数字档案馆的类型可以参照传统档案馆类型的划分。而广义的数字档案馆，大致可以分成全国性或区域性数字档案馆、专业系统数字档案馆，即按区域概念，可以设置区域性乃至全国性的数字档案馆，按档案信息的内容属性可以设置专业系统的数字档案馆。当然，这里的区域概念并不是行政区域的概念，其区域范围将视社会需要以及档案工作的实际发展状况和技术上的可行性等因素来确定。
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