电子档案能够在电子设备上进行准确并且迅捷的工作，极其方便操作人员的管理工作，通过对档案的查找与收集，进行整合与分类，完成复杂的检索与挑选等各类繁杂的工作，大大提升了档案管理的工作效率。电子档案具有非常大的优势和良好的前景。
一、电子档案的优势
1.降低了档案保存的风险
纸质档案不仅浪费材料，其储存和归类全靠人工操作，这无形增加了破损的风险，进而造成丢失档案的问题。但电子档案以计算机为载体，将人为操作所面临的问题不复存在，从而保证了档案的完整性，时间的持久性。
2.明显提升效率
电子档案管理的运用载体是计算机技术，通过高新技术来建设档案管理系统，极大地方便了归档、检索、立案等较为复杂的过程，大大减少了档案工作者巨大的工作量，减轻劳动强度，降低人力成本的同时提升了档案管理工作的效率。
3.推动电子档案广泛化发展模式
电子档案来袭的今天，通过充分运用电子技术来提升档案工作的速度，使其真正做到便捷与高效。拷贝作为当前电子档案管理工作中重要途径之一，与传统档案管理工作中使用纸质档案相类似，但工具变为可以实现数据转移的新形势拷贝，但其文件格式必须以标准电子存储格式为主。通过通讯手段传输数据，换言之就是运用网络传输技术来进行档案数据传输工作，将数据资料传发给查档单位，信息传输具备远距离共享与交流便利的优势，这也同步到了档案资源上。三者为权限系统内的设置，让运行者直接登录电子档案存储平台，使用专有的账号与密码，在档案平台上进行搜索与查询工作，真正实现多人数据共享。
二、电子档案管理的要点分析
1.以互联网网站技术为根据，档案管理工作会日渐公开、便利
随着政府政务公开进程的不断推进，新时代新型档案工作也获得了长足的发展和进步，关于政府网站功能建设，政府政务公开等方面也会逐渐发展和优化。部分档案信息可以通过政府窗口进行直接公示，大大方便了人民群众的咨询与查询。有了政府档案管理的办公网站，网站窗口可供工作的交接、实现远程连接的操作咨询，从空间的角度便捷化了办公程序。
2.提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
4.同一系统的出现将伴随着更为便利的信息化管理而脱颖而出
当前电子档案管理过程中，受制于不同电脑系统、不同办公软件等方面因素的影响，造成电子档案无法统一，严重影响了了档案信息化过程中的兼容性，缺乏统一的连接与管理。现在信息化技术不断地飞速进步，网络、数据化的时代已经来临。档案系统应该怎样识得“数据化档案”以及“网络化管理”，信息分享共建的用意。为达到目的，档案信息化管理形成一致的管理平台，能够很大程度上推动档案管理工作的统一，促进电子档案的发展与进步，提升档案工作信息化进程。由此，随着现代化管理的不断推进与发展，选取正确、优质的档案管理软件显得极其重要。因此其推而广之则要慎之又慎。软件的选择必须规范，通用，二者性质不可缺少，后需具备绝佳的包容性。
5.实物档案的运用比重将远被电子档案甩开
传统的纸质材料档案，主要还是纸质，并有图像、音频。目前，为推动无纸化电子档案发展的进程，企业、政府和个人要不断简化流程，充分使用新型电子档案管理模式，通过高新技术完成其日常工作，并不断优化和完善电子档案发展的进程。因为电子档案有着富裕占有量，探索整合统计便捷，依靠这等优势并发挥其长处必将对整体的档案管理工作产生深远且长久的影响变化，档案管理重心将逐渐转移到电子档案存储中来，并在不久的将来彻底取代传统的实物档案储存模式。
6.档案管理保存措施安全性将进一步提高
目前，传统的档案管理模式仍然存在，其主要以纸质档案保存为主，对于空间、地域的要求较高。随着时间的流逝，纸质档案会出现变色与老化的问题，甚至出现意外破损等不可预料的情况。综上，重要档案资料扫描备份工作已经迫在眉睫。而电子档案的保存，也有一定的缺点，其稳定性差，较容易遭到修改，无法保持本身的真实性，所以为了保证档案材料的原始性以及真实性，要不断加强档案真实性的管理工作。在电子档案加密程序不断优化升级的过程中，其保密性不断提升，对重要电子档案只能进行阅览而不能进行修改工作。目前电子档案使用化学磁性材料，其信息不能进行直接接触，磨损等问题较小。其工作原理里是将文件信息密封在保护层内，阻断外界磁场影响，更不会受到灰尘与空气中的有害气体影响，具有极强的安全性与保密性。但是，其存在一定的不足，因为缺乏实际存贮物质，同时文件形成时间较短，需要不断进行复制与拷贝的工作来切实防止信息损坏。因此，关于电子文件信息的长期保存的工作仍需专业档案工作人员进行细致的研究与探索，并切实解决这一重大课题。
7.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。
论文作者:杜军
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/11/8
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