摘要：企业档案是企业经营管理活动中形成的原始记录。随着社会信息化的发展，电子文件在各个行业中应用越来越多，所起作用越来越重要。企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。所以，本文就企业电子文件归档探索与实践进行了简析，仅供参考。
关键词：全过程管理；电子文件归档；电子文件档案管理
随着社会的发展，各种信息化技术不断涌现，云计算、大数据、区块链等信息技术的出现不断推动和改变着各行各业的生态，也不断推动各行各业信息化的不断向前发展。档案行业作为一个历久弥新的传统行业，在信息化的浪潮中，也呈现不断发展、不断创新之势。数字档案馆（室）、电子文件归档与电子档案管理越来越成为档案行业大发展的又一个推动力。
一、电子文件归档概念及注意点
电子文件归档就是将有重要参考、凭证及保管价值的文件信息资源进行保存并向档案部门提交的过程，这些电子文件是整个文件流转过程完结且是经过电子文件管理人员系统整理过的文件。电子文件归档大抵可以分为线上与线下两种模式，线下这种模式需要通过人工进行拷贝再移交给档案部门，并且在移交过程中还需要转化某些格式、数据等；线上模式则是通过系统内部实现电子文件的归档，节省人力成本同时也提高行政效率。由此可以看出线上归档模式更为实用、科学，为企业档案部门可取。电子文件归档特别注意的是归档接口，归档接口设置在系统设计伊始是难度最大且最为重要的环节。作为电子文件业务系统与电子档案管理系统的连接环节，既要保证电子文件在形成产生、流转使用、管理等过程中元数据的真实可靠性，还要满足电子文件转化为电子档案后在系统中的各项要求。电子文件归档后要对文档的永久读取进行检测，需要档案人员对企业文档系统进行定期维护、升级，这些在大多数企业中是常被忽略的环节。
二、企业档案信息化中面临的问题
1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备
企业电子文件业务管理系统大多是由外包的系统开发公司制作的，基本上是根据IT信息技术使用角度来进行开发。档案管理人员在使用企业电子文件系统时仅会根据系统开发公司的使用指南进行操作，对系统重新优化、功能进行完善缺乏相关专业知识，这就造成即使在电子文件业务系统中发现档案功能设置不完备也无能为力。电子文件业务系统是IT技术人员单方面开发的，就会出现在电子文件归档细节上出现一些细小问题，需手动进行复制粘贴，且不能批量操作。
2.数量多，电子档案占比高
随着业务不断发展和信息化建设的发展，以安全质量全面受控、工程建设全面提速、提高网络化运营管理水平为目标。工程项目档案资料是集团最重要的信息。集团在发展过程中，逐渐积累了大量的图纸和文档等，是集团最为宝贵的财富；对电子图档进行有效的管理，提高CAD图纸等工程项目的使用效率，是达到安全质量全面受控和提高工程建设和工作效率的一个重要途径。
3.档案种类多
档案种类日益繁多，除了文书档案、财务档案外，还有各项工程建设各个阶段形成的前期、施工、监理、竣工验收等基建档案，运营管理过程中形成的运营管理、设备维修档案，资源开发过程中形成的资产设备租赁、房屋租赁相关的管理类档案等。
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三、解决企业电子文件归档与电子档案管理中若干问题的对策
1.优化档案人才队伍结构
企业电子文档管理工作不同于以往纸质档案管理，仅需要传统档案管理业务知识就可以，电子信息时代下的文档管理既需要档案管理知识又要具备IT、电子等现代信息技术等业务知识。优化企业现有的档案人才队伍结构要从两方面来抓：一是对现有档案人员进行业务培训，将计算机、数据库、系统维护及档案管理相关专家请到公司内部进行业务大讲堂，同时也鼓励企业成员在线上进行充电；二是招聘现有亟需的专业人才，这就节约了企业的培训人才成本，也能使现有招聘人才更快、更好投入工作。企业电子文档管理工作人才队伍一定要转变原有单一人才结构，转向多元化、综合性人才结构。只有多元化、综合性合理科学的人员队伍结构才能使电子文档工作效率更高、管理利用工作更加实效化。
2.构建归档管理制度，确保电子文件规范完整
在新形势下，要想顺利有效地开展电子文件归档管理工作，需构建科学合理的电子文件管理制度，因为这是进一步实现电子文件归档管理目标的重要途径。第一，建立健全电子文件管理规范，确保电子文件归档管理工作的有序开展。要求档案管理人员加强学习，了解有关电子文件归档和管理方面规范体系。与此同时，还需开展电子文件归档和管理标准体系的研究，立足当前电子文件归档管理的实际进行科学规划，从而构建宏观的电子文件归档体系框架，建立电子文件归档管理和电子文件安全保障方面的制度标准，并确保标准的操作性和指导性。第二，构建电子文件全过程管理制度。为做好电子文件归档管理工作必须要靠制度来约束档案管理人员，确保电子文件档案的真实性、完整性以及原始性。电子文件与纸质文件相比较，前者所涉及的问题非常多，同时也受诸多因素的制约，如果单纯依靠档案部门的一己之力是难以完成的。这就需要电子文件形成部门、综合业务管理部门、电子文件收流转部门、计算机信息管理部门以及档案部门加强交流沟通，形成合力，营造一个良好的电子文件归档环境，形成全面且优质的电子文档。
3.积极转变思想观念，强化文件规划管理
电子文件是企业信息资源不可或缺的重要部分。在新形势下企业档案管理系统，业务系统以及办公自动化系统的开发应用情况，必须要立足于实际，从前端入手，科学合理地设置业务系统归档功能，同时还要制定出电子文件归档程序和时间。在此过程中，一方面需制定电子文件归档格式、归档方式以及电子文件档案管理系统接口等制度，并进一步加强电子档案管理系统的安全性，确保电子文件管理的安全。另一方面，还要采用先进的技术手段，进一步控制电子文件的质量。与此同时，还必须将对电子文件的管理贯穿于电子档案全过程的控制和监督中，最大限度确保电子文件的可靠性、可用性、真实性和完整性。
4.做好电子文档在流通使用、保存管理过程中的安全工作
运用现代互联网络技术手段全面提升电子文档在流通使用、保存管理中的安全性，对企业档案馆（室）藏信息资源的安全保护做到全覆盖。对于电子文件业务系统、档案管理系统等设置专人进行管理，定期进行补丁修复、网络维护等，对防止病毒入侵、防止网络攻击等防火墙设施要进行24小时全天候在管控状态下。档案信息资源线上的共享共用、访问等要规范程序，设置相对应的访问与管理权限。企业档案部门的网络、计算机等硬件设施设备要及时定期进行维护、维修，到老化期后适时就要进行更换，确保硬件设施的使用不落伍。企业要切实从软硬件上下大工夫，保证电子文档在流通使用、保存管理过程中的安全。
结束语
综上所述，随着社会的发展，信息化技术的推动，档案事业也不断前进，企业档案信息化是企业档案工作发展的必然。此外，档案管理人员需要不断加强学习，将档案管理知识与计算机应用结合起来，认真细致地做好档案管理工作，唯有如此才能从整体上提高电子文件归档和管理的效率及质量。
参考文献
[1]邹杰.《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求(之七)[J].档案天地,2018(4):8-11.
论文作者:杨笑
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 企业论文; 系统论文; 业务论文; 档案管理论文; 《基层建设》2019年第29期论文;