摘要：建筑设计主要以图纸的方式体现，包括工程图纸、工程计算数据和技术报告说明等，以传统手工方式进行实体图纸管理存在诸多不便。随着我国经济的发展，信息化管理正在演化成为现代企业运行的基本模式，对传统档案管理工作模式冲击不小。以存储数字化、传输网络化、服务现代化为主的档案信息化管理将成为企业档案工作的发展趋势，这就使传统档案管理模式逐步转变为电子文件归档管理模式。
关键词：建筑设计；CAD图纸；电子文件；归档管理；要点
一、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，则会影响文件的可读性，为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，而简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件归档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档传递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
二、建筑设计CAD图纸电子文件归档存在的问题
在建筑设计行业，建筑设计CAD图纸归档是设计院或设计企业档案工作的首要任务，随着计算机应用技术的普及，几乎所有建筑设计院及设计企业已采用CAD图纸电子文件归档。但是由于多个方面局限性，使CAD图纸电子文件归档管理系统存在着以下问题。
（一）目前，大多数建筑设计院或设计企业CAD出图流程，由于电子签名等新技术还不完善、不成熟，仍采用“打印底图-手工签名-盖章出图”的流程。首先在打印底图环节中CAD图纸电子文件的归档上，无论是计算机管理人员还是设计人员，由于对档案工作的非专业性，都决定了无法保证归档的电子文件与最终出底图的图档内容一致；其次，再由档案管理人员进行一系列地工作程序，这些程序必须具备保证归档电子文件内容的原始性，否则就失去了真实性和专业性，只能起到参考作用。
（二）大多数建筑设计院或设计企业CAD图纸电子文件及校审单等几乎都由各设计人员归档，即便建筑设计院或设计企业由专门的归档管理系统，但特别是在设计任务重、工期短的繁忙时期，还得必须保证设计质量的前提下，这无形中增加了设计人员的工作任务和工作内容，在这样的情况下，归档工作经常会引起设计人员的厌烦和反感，并以各种怕耽误出图时间为由，以至一而再地拖延归档时间，导致归档效率很低下。
（三）一般情况下，一个工程项目完成，经“校正-审核-审定”三级校审后打印硫酸图纸后，有时会发现细节处需要进行简单修改，经常用的办法是利用刀片手工方式进行修改，然后将更改后的硫酸图纸由管理控制部盖章晒成蓝图，最后将硫酸图纸归档，但是，往往经常是硫酸底图是修改完后的，而CAD图纸电子文件是没有相对应做修改的，这样就造成了最终保存的硫酸底图跟归档网上上交保存的CAD图纸电子文件内容不相吻合。
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三、建筑设计CAD图纸电子文件存档的应对策略
结合本设计单位的工作实际，自实行CAD图纸电子文件归档管理模式以来，应对上述问题就不得不放弃原有的CAD图纸电子文件图档管理模式。经过多种方案对比和几年的工作实践，我们单位决定采用PDF电子文件归档管理模式做为一种行之有效的应对策略。
目前，大多数建筑设计院或设计企业采用的PDF电子文件归档管理模式为：扫描仪扫描归档硫酸底图，生成PDF格式文件后再电子归档。在工作实践中发现，采用PDF电子文件归档管理模式不但解决了原有的CAD图纸电子文件图档管理模式的很多问题，而且发现其本身还具有诸多优点。PDF电子文件归档管理采用最终出图后归档的硫酸底图扫描，扫描生成的PDF电子文件，在内容和格式上都与最终的硫酸底图归档版本一致，因而完全符合建筑设计院或设计企业的归档管理模式，保证归档电子文件的原始性和真实性，并作为日后使用过程的凭证依据。
PDF电子文件归档管理模式：只要设计人员最终的硫酸底图归档，扫描后PDF电子文件必然就归档，这种归档模式减少设计人员的工作内容，避免各种不能归档的理由，这种PDF电子文件归档管理模式的归档率及准确率极高。就现阶段来说，PDF电子文件除采用专门的软件进行编辑和修改外，仍是一种独立的格式文件。在建筑设计行业，电子档案和实体图档同样承载着技术成果和知识产权，且责任和风险是终身制的，因而在提供PDF电子文件时，只需对使用者采取权限设置等措施，就可确保PDF电子文件的原始性和真实性，避免CAD图纸电子文件可编辑性的弊端，有效防止建筑设计院及设计企业知识产权的流失，从而确保电子档案的信息安全。
采用PDF电子文件归档管理模式，发现该模式能很好地满足技术管理人员和使用者的需求，在保护归档硫酸底图的同时，减少技术管理人员的工作量。随着PDF电子文件归档管理模式的日益成熟，硫酸底图的加晒业务可采用PDF电子文件直接晒图即为可能，同时硫酸打印底图环节或许也将被取消，我们将拭目以待。
四、文件归档数据库管理的发展前景
今天，信息资源已成为各个部门的重要财富。建立一个满足各级部门信息处理要求的行之有效的信息系统也成为一个企业或组织生存和发展的重要条件。因此作为信息系统核心和基础的数据库技术得到越来越广泛的应用，从小型单项事务处理系统到大型信息系统，从联机事务处理到联机分析处理，从一般企业管理到计算机辅助设计与制造，计算机集成制造系统，电子政务，电子商务地理信息系统等，越来越新的应用领域采用数据库技术来存储和处理信息资源。
对于一个国家来说，数据库的建设规模，数据库信息量的大小和使用频度已成为衡量这个国家信息化程度的重要标志。文件归档数据库是长期存储在计算机内有组织的大量的共享的数据的集合。文件归档数据库系统的出现使信息系统从加工数据的程序为中心转向围绕共享的数据库为中心的新阶段。这样既便于数据的集中管理，又有利于应用程序的研制和维护，提高了数据的利用率和相容性，提高了决策的可靠性。当今世界，数据库技术是计算机领域中发展最快的技术之一，而文件归档数据库已成为现代信息系统的重要组成成分，具有数百G，数百T，甚至数百P字节的数据库已普遍应用于科学技术、工业、农业、商业、服务业和政府部门的信息系统中，其所带来的便利必将造福人类社会。
结束语：
本文只初步探讨了建筑设计CAD图纸电子文件归档管理中应注意的若干问题，并提出建议性的应对策略。在建筑设计行业中，建筑设计存档管理信息化是档案工作中的一个新元素，如何更合理、更高效地服务好建筑设计院或设计企业的归档管理工作，需要专业的档案管理者在工作实践中进一步探索。
参考文献：
[1]侯俭欣.浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策讨[J].建筑设计管理，2010.
[2]毛云霞，陈世杰.中小型科技企业的电子文件归档与管理[J].办公室业务，2018.
[3]徐伊莉.企业电子文件归档与电子档案管理[J].机电兵船档案，2017.
论文作者:阳颖
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/25
标签：文件论文; 电子论文; 图纸论文; 管理模式论文; 档案论文; 硫酸论文; 建筑设计论文; 《基层建设》2019年第22期论文;