新时代医院干部人事档案管理存在问题分析及应对策略研究
●黄世重
摘要： 通过对某医院干部人事档案管理工作调查及深入细致的实地走访调研，对医院干部人事档案管理工作的现状及问题原因进行全面剖析，有针对性地提出科学合理的解决策略。文章指出，要依法治档管档，完善并落实日常制度，加快档案信息化建设，建立长效的人才信息交流合作平台和激励惩处机制，创新构思5G 新技术，拓宽档案服务渠道，挖掘人事档案人才信息库功能，为领导科学决策和人才评价提供重要的参考依据。
关键词： 干部人事档案 管理 问题 措施 策略研究
随着社会经济和信息技术的快速发展，医院全面建设的步伐不断加快，干部人事档案管理工作日渐提上日程，干部人事档案管理工作的发展对医院的全面发展起着举足轻重的推动作用。2018年11 月由中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，对新时代全面提升干部人事档案工作质量提出了新的标准和要求，加快医院干部人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化和信息化建设，持续推进医院高素质专业技术干部人才队伍的健康发展，充分发挥档案对人才评鉴作用和为医院领导的科学决策提供参考依据。
根据某医院全面建设的战略规划要求，为了更好地适应新时代医院的全面建设发展，全面提升医院档案管理工作，医院计划把档案建设和管理工作纳入医院日常质控管理和年度考核制度之中。医院干部人事档案管理部门为准确掌握档案管理的第一实情，2018 年3 月，笔者采取问卷调查与实地走访相结合的调研方式，通过对全院部分职工的干部人事档案管理工作进行了问卷调查，并利用抽取工作日时间（自2018 年3 月至8 月），先后深入医院相关30 个科室进行了实地走访调研，其中行政后勤10 个科室，临床一线20 个科室，共发放300 份调查问卷，收回289 份，有效问卷287 份。对问卷调查结果分类进行了统计，从调查结果显示来看，普遍反映出单位干部人事档案管理中的一些突出问题。
笔者现结合医院问卷调查统计数据结果及实地走访情况摸底探究，对某省级三甲公立医院干部人事档案管理现状、存在的问题及原因加以综合分析，找清问题的症结和制约因素所在，将理论与实践相结合，为实现管理工作的可操作性和规范化、制度化，有针对性地提出应对措施和策略，供大家参考和探究，为提升医院干部人事档案管理工作的服务水平，提供科学、切实可行的政策依据。
一、医院干部人事档案管理工作的重要性
随着社会的进步和医院现代化建设的快速发展，在医院的管理工作中，医院干部人事档案管理工作是一个不容忽视的重要组成部分，人事档案不仅对医院领导决策科学化和医院人力资源管理现代化建设有着重要作用，而且在医院正确选人用人、人才选拔、人才全面客观的评价、人才培养、高端学科专业技术人才梯队建设，以及医院人力资源综合建设等方面，有着重要的现实保障意义和重要的人才成长客观评价依据。
脂肪栓塞（fat embolism,FE）是指脂肪进入血液循环，可不伴有临床症状，是一种病理诊断。脂肪栓塞综合征（fat embolism syndrome,FES）是脂肪进入血液循环后产生明显的临床症状和体征，包括呼吸、血液、神经及皮肤等系统在内的一组症状和体征，常与创伤、外科手术及其他一些疾病状态有关［1］。
二、医院干部人事档案管理的现状分析
2.加快管理人员技能培养和政策宣传，突出重点环节，完善奖励和惩处管理机制。顺应新时代医院的发展，与时俱进，积极适应医院信息化建设的需要，加强档案管理人员的技术培训，搞好政策宣传，增强职工对干部档案的知晓度和认知度，提高管理人员的业务技能和管理水平。突出抓好干部人事档案的“三龄两历一身份”三个时间的认定工作，要明确制度，责任到人，严把入口关，严把政策关，提高档案的鉴定和甄别能力，实行谁审核，谁把关，谁负责，谁签字，建立责任清单，实行责任追究倒查机制，实行查找日志管理制度，查档要时时在线留有痕迹，严格授权，杜绝在档案整理材料的过程中出现档案造假现象，对个别、最新形成的材料，要及时认真甄别。档案的信息化的录入过程要准确、无误、真实。特别是在档案工作中出现违法违规、失误或造成不良影响的要依法依规处理，板子要打到具体人身上，加大医院档案管理工作考核和监管力度，对年度岗位考核不合格者，予以调离档案管理岗位，工作中成绩突出者要给予奖励，建立和完善档案管理工作的奖励和惩处机制，教育和鼓励新时代档案工作者，爱岗敬业，为党守档，责任重大，不辱使命，勇于担当，奋发有为。
4.档案管理人员队伍专业素质和政治素养不高，缺乏建立长效的激励和惩罚机制。档案管理人员多数管理人员年龄老化，观念陈旧，思想保守，有针对性地参加专业技能培训少，不能完全胜任现在的信息化管理，存有得过且过思想，对档案的服务意识不强，严重制约了档案信息化发展的步伐。管理者审档和甄别材料时掌握干部政策不全面，出现差错多，档案的管理制度未列入医院年度目标考核之中，缺乏系统的监管，医院对档案管理人员的考核不严格，医院对档案管理人员的激励和惩处缺乏力度。
三、医院干部人事档案管理存在的问题和原因
采集系统中的项目环评审批以及验收申报系统主要是面向全国范围进行对信息位置采集、对资料填写和上传以及对项目申报信息提交和审批查阅。而建设项目环境影响登记备案系统是面向全国范围内的环评相关单位进行线上登记备案，用户可以运用系统生成的表格进行打印并且由负责人进行相关内容的填写。采集系统中的项目环评审批以及验收申报系统和项目环境影响登记备案系统切实保障了环评相关数据的真实性和确切性，并且，两种系统的连接为环评事业提供了相当大的数据支持[2]。
2.对干部人事档案的“三龄两历一身份”三个时间认定政策宣传不到位。干部人事档案是正确、客观地反映干部本人的真实历史记录材料。由于过去人们对干部档案管理的思想不重视，特别是对档案材料的造假现象仍然存在，存在对“三龄两历一身份”的认定方面。由于不详细不熟知了解政策，法律法规意识淡薄，存在违规操作。现在单位干部档案反映问题最多的是在干部档案“三龄两历一身份”材料中三个时间认定上，档案材料记载出生日期、身份证及户口本上三者会存在出生日期不一致现象，有的档案记载的出生日期是按旧历农历的生日，身份证和户口本是按阳历的出生日期登记的，造成档案与身份证（户口本）的出生日期不一致，如果三个时间认定不准确，就会影响职工的法定退休手续的正常办理，社保就不能进行养老金的正常发放，影响工作年限的计算时间等，这关系到干部的切身利益，因此严格审核档案是不能存有丝毫的马虎。
1.依法治档，依法管档，档案各部门之间建立健全长效的合作交流和联动机制。强化档案管理的法规意识，依法治档，科学管理，抓好档案的入口关、质量关和安全关，保证档案的完整性、严肃性和真实性。加强日常档案管理的监管制度和考核制度，加强档案政策宣传，让档案工作走近职工，使职工更了解档案，相互搭建有效的信息沟通平台。抓好档案的安全保密预防工作，档案室实行双人双锁联管，用好制度管理，使制度成为“带电的高压线”。另外，医院对聘用人员的人事档案管理，要不断加强与省人才市场的档案管理部门之间及时沟通，适时对档案材料收集整理，双方明确责任，确保人事档案材料的接收、转递、移交工作顺利进行，双方通力合作，建立长效的档案交流联动机制，为聘用制人员的档案查询、利用等方面建立绿色快通道，提高聘用人员用档、查档的服务层次。
2.档案管理制度不完善，日常制度落实不严，法律法规意识淡薄，管理服务理念落后。干部人事档案管理日常制度落实不严格，制度不健全。档案管理者存在档案工作流程不很清楚，档案管理制度、政策不熟悉，业务不精，档案保管的法律、法规意识淡薄。由于掌握档案政策不全面，材料填写不规范，整理水平落后，归档不及时，跨年度时间长，有档案材料堆积现象，造成档案材料记载不全，收集材料不完善，出现材料短缺或丢失。档案管理人员专业素质低，个人能力提升程度有限，爱岗敬业和奉献意识不强。现在档案管理还主要是沿用传统的档案管理模式，以纸质档案为主，档案的信息化建设水平滞后，档案的创新服务理念比较落后。
推动AEOI在全球实施的组织者要采取建设性行动，继续推进全球金融账户涉税信息透明度建设，在有效和广泛落实执行AEOI方面取得新进展。要重点推动所有尚未承诺采纳AEOI的相关国家，特别是离岸金融中心，尽快做出承诺，最迟在2018年前实施AEOI的，签署并批准加入《多边税收行政互助公约》，有效、广泛落实AEOI。要制定核准识别金融账户涉税信息透明度不合作辖区的客观标准，鼓励尚未签署多边税收征管互助公约的国家签署该条约，惩罚金融账户涉税信息透明度不合作的黑名单，以打击国际金融避税和洗钱活动，共同应对国际金融税收遵从的挑战。
四、应对措施与策略
3.干部人事档案信息化建设滞后，部门信息沟通不畅，档案利用效率低。医院干部人事档案材料涉及到医院的医务、护理、科教、医技、药剂、计算机等很多职能和业务部门之间信息交流和沟通渠道不通畅，管理理念落后，创新意识不强。另外聘用人员的档案管理，单位与省人才市场的档案管理部门之间沟通不及时，对档案材料收集整理不全面，双方责任不明确，档案材料的接收、转递、移交制度落实不到位，缺乏建立长效的合作交流机制。职工本人与档案管理者之间缺乏信息交流沟通平台，不能主动跟踪服务，信息材料收集不及时，存在死档现象，没有把档案变成活档案，未发挥出档案保存的价值。档案的利用效率低，档案的查阅、利用不方便，职工对借阅档案，查找档案满意度不高，利用效果差。
1.档案日常管理制度不完善，制度落实不到位，未从源头抓起。从档案的建档开始，没有从源头抓起，没有严格把好档案各种材料的入口关，没有严格审核，特别是档案管理人员对日常档案管理制度落实不严格，借阅档案没有严格落实档案的出入库登记手续和档案借阅制度。造成了个别干部档案材料外借时间长，归还不及时，档案材料中还存在着书写不规范，缺页少页和涂改现象，有的档案破损和材料丢失，造成档案保存材料不完整，档案保密意识不强。
1.领导不够重视，投入资金少，档案管理模式传统化与新时代的发展不相适应。由于医疗工作性质、任务的特殊性，医院领导往往把工作重点用在了医疗管理方面，干部人事档案的管理工作没有引起领导的重视。某省级三甲医院处于“两院四区”的发展新格局，现有干部职工2500 余人，其中聘用制职工1000 余人。档案的日常管理工作比较繁琐，工作量大，正式职工人事档案仍然沿用传统的档案管理模式，档案管理的理论缺乏，管理体制落后，管理方法单一，档案管理存在矛盾和问题日益凸显，与新时代的社会发展和职工的需求脱节严重，很难适应现代医院管理的需求。现在聘用人员档案由第三方人事档案代理部门托管，人档分离，双方存在档案移交手续不全、责权不清，信息沟通渠道不通畅，造成材料收集不完整，存在相互推诿扯皮现象。医院信息化建设起步晚，未搭建好实现信息共享平台，档案信息资源整合不到位，档案在安全性和保密性方面防范技术落后，传统管理模式不能紧跟新时代医院的发展步伐，档案设施设备远远落后于其他省级三甲兄弟医院，不能及时为院领导决策提供正确的信息参考依据。
3.加大领导重视程度和资金投入，运用档案信息化创新服务意识，拓展多层次多方位服务功能，提高档案的利用率。引起领导高度重视，加大医院档案建设的资金投入力度，档案室内要配置新的设施设备，改善档案存放环境，积极适应社会对档案的多层次，多方位的需求。现在医院专业技术人员对档案的需求量大，个人学历不断提升，个人素质能力不断提升，加快医院干部人事档案管理的信息化，充分利用现代医院的信息技术和网络基础，逐步实现干部人事档案的信息化，挖掘干部人事档案的有效信息，有效整合，规范化管理，特别是在专业技术学科带头人方面，“国家百千万人才”“千人计划”“三晋英才”等方面形成重要的技术档案，要及时归档，充分挖掘干部人事档案的有效信息，为领导提供重要的人才信息参考依据。发挥档案的利用效能，探索人事档案的多途径服务模式，创新思维，要把过去沉睡的档案数字化，提升服务水平，主动为职工提供及时、高效、便捷的服务。
4.提高政治站位，优化档案调研流程，有效进行管理风险评估，提供优质高效的档案管理实施方案。通过现行的医院干部人事档案管理制度和流程，在工作中不断地梳理和完善，大胆设计创新服务流程，探索5G 网络新技术在医院档案管理工作中的运用，加强档案系统的统一分级管理，严格授权，加强医院档案安全保密防护体系建设，与医院归档档案的主要科室进行深入科学的技术交流，提高档案管理实施方案的运行效果。建立问题清单和责任清单，坚持档案管理的法律法规和原则，以问题为导向，适时追踪反馈，发现问题及时进行答疑，当下解决不了的问题，适时反馈到档案业务管理部门，或由档案管理部门及时向上级档案管理部门进行请教，获取最佳答案。适时进行医院档案管理建设方案的制定或制度调整，实行动态灵活管理，定量统计分析，不断完善医院人事档案管理工作制度的流程体系建设。本着“走出去，迎回来”的原则，定期派出档案管理人员进行外出学习，积极参加省级档案部门组织的档案管理和学术交流活动，向省、市档案部门申请学习、观摩干部人事档案管理业务指导，积极参与上级档案部门和主管部门组织的干部人事档案管理调研、考核工作，不断提升档案管理人员的专业技术水平和操作技能。优化档案服务流程，降低档案管理成本和开展风险评估，确保档案管理基础调研报告的准确性、可靠性，确保干部人事档案管理工作方案科学、平稳、安全、有效地进行实施。
结语
总而言之，坚持依法治档，依法管档，建立健全干部人事档案管理制度的长效机制。新时代要运用现代医院信息化建设技术，加速推进医院干部人事档案的信息化、规范化、制度化建设，创新档案管理观念，拓宽服务方式，适时动态化、智能化管理服务。瞄准5G 新技术，加大对档案信息技术和网络的提档升级，抓好档案管理人员的综合能力培训和提升，利用规范，确保干部人事档案信息的存储安全、保密、完整。加强交流合作，为医院引进和培养高端卫生技术人才提供重要信息保障，理论研究与实践有机结合，借鉴我国各地先进的医院干部人事档案管理工作的理论研究和具体实践经验，从管理体制和模式上找准突破口，积极适应新时代医院发展的要求，寻找新形势下医院人事档案工作科学管理的新路径。充分挖掘人事档案的潜质，优化档案管理工作和服务流程，科学制定医院人事档案管理工作的长远发展目标，保证现实背景条件下既定目标的顺利实施，不断提升医院干部人事档案管理工作的多层次、多模式的优质服务水平。
王志荣：“建好一个家”，体现的是“基层组织”建设的核心内容。换句话说，叫做“基层组织建设，从建家开始”。家乃康乐温馨之场所。建家，即建设老干部之家，它承载着老干部的安乐、欢畅、豁达和梦想。
参考文献：
[1]邹怡君.医院人事档案管理现状及对策分析[J].经济师，2016(10)：252
[2]胡明华.医院干部人事档案管理存在的问题及对策[J].医学信息(上旬刊)，2011，24(01)：38- 39
[3]黄增丽，赵书玲.新形势下医院人事档案管理简析[J].办公室业务，2017(05)：77+79
[4]庄乾杰. 医院人事档案管理中存在的问题及对策[J]. 管理观察，2018，38(10)：185- 186
[5]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理，2014(04)：206- 207
[6]廖庆珍.探讨医院人事档案实施信息化管理的优势[J].办公室业务，2018(21)：66
中图分类号： F240；G271
文献标识码： A
文章编号： 1004- 4914（2019）12- 239- 02
[作者单位：山西省儿童医院（山西省妇幼保健院）人事科 030013]
（责编：若佳）
标签：干部人事档案论文; 管理论文; 问题论文; 措施论文; 策略研究论文; 山西省儿童医院(山西省妇幼保健院)人事科论文;