摘要：人事档案是企事业单位人员信息的重要载体，人事档案管理工作是人力资源管理工作中非常关键的内容，高质量的人事档案管理工作能够提高人力资源管理工作水平和人力资源利用效率，落后的人事档案管理工作会阻碍人力资源管理工作的有序开展。正确认识人事档案管理工作的重要性，将人事档案管理工作在人力资源管理中的作用充分发挥出来，是提高人力资源管理工作质量的必要措施。基于此，本文对人力资源管理中人事档案管理的作用进行分析。
关键词：人力资源管理；人事档案管理；作用
无论是国家机构，还是社会组织，于人事管理中均会存在人事档案，即通过对职工个人经历、工作表现及德能勤绩等信息的记录，以便更好为企业事业人力资源管理奠定基础。在此过程中，人事档案作为信息储存载体，是人才识别和选拔的前提，借助和人事资源管理工作，以相互影响及相互促进的优势，对企事业经营管理实施严格管控。
1人事档案管理与人力资源管理
1.1人事档案管理的概念
所谓“人事档案”，指的是形成于相应的人事活动，对员工诸方面情况加以记述的信息内容，可以有效地体现人员的各方面状况，并且集中保存各种以个人为单位的文件资料以备查阅。而所谓“人事档案管理”，则是管理人事档案本身和开发、利用其中诸方面信息和内容的行为的总称。其中，“人事档案实体管理”这一活动主要包括对档案的统计、登记、保管、整理、鉴定、收集之类活动，开发和利用其中诸方面信息和内容则主要包括对其的统计、登记、编研、提供、检索之类活动。
1.2人力资源管理的概念
所谓“人力资源管理”，指的是借助于一系列科学办法，借助于企业战略指导，基于职位、规划、分析等行为来开展诸如凝聚与整合、获取与配置、安全与保障、培训与开发、规范与约束、考核与激励人力资源等各种行为，最后逐步对员工价值、企业目标之类加以实现的过程。其主要活动包括劳动关系管理、人力资源规划、福利/薪酬管理、配置/招聘、绩效管理开发/培训之类。
2人事档案的特点
2.1真实性
真实性是人事档案的生命力之所在。人事档案的真实性，与一般意义上所说的档案的真实性是有一定区别的。就一般档案来说，其真实性是相对的：一方面，档案信息在反映历史活动客观过程方面是真实的，是一种可靠的文件材料；另一方面，具体到某些文件或案卷而言，由于种种原因，其中就有不真实或不完全真实的材料，但它依然反映了档案形成者活动的情况，仍不失为原始记录。
2.2保密性
人事档案的内容涉及当事人一生的经历，记载着当事人从出生年月、家庭成员到学历、职务、职称、工资级别、奖惩情况、身体状况以及兴趣爱好等各方面的全部情况。其中个人隐私方面的情况只能由组织上掌握；否则，一旦扩散出去，会造成严重后果。因此，人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求，一般不能对外开放，人事档案的解密与开放应在当事人死亡之后数十年甚至更长时间才能实现。
3人力资源管理中人事档案管理的作用
3.1提供可靠数据
借助人事档案管理工作的开展，企事业领导能够全面对职工业绩、表现、发展动态予以掌握，且还可依据职工个人经历，便于人力资源调配工作的施行。在此过程中，人事档案主要通过价值性信息的储存，有助于人力资源管理中对人才的挖掘，提高企事业经营效益。此外，人事档案还可依据职工动态，对其职业能力予以考核，拟定相应的职业规划，避免人才埋没、人才压制等现象。
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3.2便于资源优化
科学且适宜的人事档案，能够在信息共享的前提下，结合人力资源管理的方式，对人才予以管理及利用，以此达到资源优化的目标。然而，若要在人力资源优化期间，存在人才优势、特长等方面的差异性问题，则可通过问题解析的方式，采用“因人而异、因事选人”的原理，既是彰显人才优势的前提，又可保证人才流动的合理性，为企事业经济效益的提高夯实基础。
3.3为人力资源管理提供重要的依据。
企业人力资源管理过程当中，人事档案可为企业人力资源管理工作的开展提供充分的参考资料，在人力资源管理中，绩效考核是非常关键的一方面内容，其与教职员工的薪金待遇、晋升空间等存在密切的联系，企业绩效考核过程当中，要有大量的考核记录来作为重要依据，为此，人力资源管理部门需借助人事档案信息对教职员工的个人业绩、综合素质等作出综合系统性的评价，同时作出正确的决策。
4完善人事档案管理工作，为人力资源管理服务
4.1优化人事档案管理制度
就人事档案管理而言，应该立足新的历史时期，主动适应新形势，做出适当的改革，以便于建设出符合实际情况和时代特点的人事档案管理制度和方式，把人事档案管理工作向制度化、法律化的方向引导。建立健全档案材料的传递、登记等制度，对人事进行动态化的管理和考核，一旦发现人事管理工作出现丢失，要及时地补救，时刻保障档案资料的完整性。同时，我们要重视人事档案内容的真实性，具有鉴别真伪的能力，保障人事部门对其认识、了解的正确性、真实性。
4.2提高人事档案管理人员的专业化水平
企业要注重人事档案管理人员的专业水平，聘请专业的人事档案管理人员，提高企业人事档案管理的水平，同样要求人事档案管理人员要不断汲取专业知识，不断发展，适应新的现代化人事档案管理制度。并要积极加强与企业各部门的联系，随时了解员工动态。这样就可以为人力资源管理带来及时有效的数据，还可以满足现代化企业要求，适应现代员工变动频繁的要求，更好地为人力资源管理服务。
4.3建立科学化的人事档案系统
建立科学化的人事档案系统不仅可以提高企业人力资源管理水平，还可以化配置企业员工，发挥企业人才的作用。所以一定要更新企业人事档案管理制度，去除掉那些不符合公司实际、落后又繁琐的制度，建立适合公司实际情况的人事档案管理系统，促进企业人事档案管理的科学化、规范化水平。此外，就是要保证员工真实的人事档案和档案的完整性，坚决避免雷同的人事档案材料和内容，发挥人事档案在人力资源管理中的积极作用。
4.4提升档案管理人员的综合素质
从整体上提高人事档案管理人员的素质是做好人事档案管理工作的基础。从事档案管理工作的人员不仅政治素质高，而且需要有较高的纪律意识以及职业道德，因此这就要求我们要强化建设人事档案人员的思想和业务，让人事档案管理人员的知识领域更宽，保障可以在新的时代背景下适应人事档案管理工作。不仅如此，强化档案管理人员的服务意识，让其积极、主动地和各部门交流、合作，保障各部门和人事部门能够及时地获取所需的信息，以便于更好地服务于企业的发展和进步，让决策者获取第一手的人事动态资料，便于人事的调整，真正发挥人才的作用。
结束语：
人事档案是一个组织或者企业对人才实施认识、考察和科学使用的关键根据，企业基本的人事档案特点对企业人力资源管理具备决定性作用。在提倡服务型社会建设的今天，我们要让人事档案管理的积极作用得到充分发挥，把档案工作延伸到发展的最前沿，主动拓展服务职能，为人力资源开发供应强有力的保证，推动人力资源健康、和谐的发展。
参考文献：
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[2]尹永生.人事档案管理对人力资源管理作用分析[J].魅力中国，2017（11）.
[3]张猛.提升人事档案在人力资源管理中作用及策略[J].工程技术：文摘版，2016（9）：79.
论文作者:张淼
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/1
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