摘要：随着档案管理系统具有的开放化程度增强，很多档案机构都改变了原来的档案管理方法，通过社会化的模式来应对需要管理的档案材料，这种管理方式提升了档案管理工作的自由化程度，同时也使档案综合管理工作变得更具公共化特点。在人事档案管理工作中，管理者除了需要处理在职人员的档案材料外，还需做好已经退休的工作人员的管理工作，而在应对这方面的档案管理活动时，也可将其社会化处理，本文讲解具体管理工作。
关键词：社会化管理；企业退休人员；人事档案；实践
随着档案管理事业逐步发展，很多档案管理工作部门都逐渐形成了全新的管理理论系统，采用全新的工作理念对档案管理工作加以指导。在现有的档案管理工作中，一种相对明显的变动趋势就是管理工作的社会化程度逐渐增强，相关管理规范要求管理人员严谨对待各类人事档案材料，包括退休人员的档案材料。人事档案不仅记录着重要的个人信息，同时也是当前社会的重要物质财富，管理者通过社会化的新型管理手段可以妥善应对各类档案问题，可以改进退休人员的档案的管理格局。
1 处理档案移交工作
建设退休人员人事档案室，配备必要的管理设施、设备，如：除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求，做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开；选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作，应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员；工作人员要本着对退休人员高度负责的态度，根据退休人员人事档案移交清单，认真逐卷核对，做到移交清单要与移交人事档案名单相符合，档案目录要与档案内容相符合，确保退休人员人事档案的完整。
对于退休人员人事档案中职工履历表、退休审批表等档案要件，要认真检查，由于在调整退休人员养老金、办理退休人员供养直系亲属死亡待遇等事项时，需要向社会保险部门申报这些材料，如发现这些材料缺失，应要求移交单位及时补充材料，待材料收集归档后，再进行交接。同时，要建立工作责任追究制度，对移交不规范、遗失档案、泄露或擅自向外公布档案内容的行为，视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分。
2 强化数字化管理系统建设工作
退休人员人事档案管理应开展数字化建设，将信息技术应用于档案管理工作中。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。档案数字化建设的步骤可分为：第一步，结合当地退休人员管理工作实际，选择符合档案管理标准化、规范化的人事档案管理系统；第二步，对接收档案重新编码，输入数据库；第三步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现档案原件信息数字化，并将档案原件数字化信息与数据库中对应人员记录联接。档案数字化建设关键在于数据库建设，数据库建设是档案数字化建设的核心和基础，是档案数字化建设的主体。数据库建设要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在数据库建设过程中，档案管理人员应同计算机技术人员协同配合，突出重点，使数据库由单一库向系统库发展。
档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，离不开大量的资金支持，要多渠道筹措资金，把档案建设经费列入预算，保障档案管理工作的经费。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。
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从实践看，档案数字化建设应用效果显著，首先是在档案查询利用方面带来的便捷、快速、准确，查询利用便捷，只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询；其次是使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降，使得档案保存时间大大延长。
3 培养档案管理领域的新型人才
随着社会化的档案管控系统发展活动逐渐成熟化，管理部门需要强化相关人才培养工作，从工作态度、服务水平以及专业技能等方面来提升档案管理人员的综合工作能力，从管理人员的聘用环节来看，管理部门必须严格人员筛选工作，尽量选择引入具有专业技能以及管理经验的人才，在分配管理人员时，要注重采用扬长避短的用人原则，使管理者可以在其工作岗位中充分展现自身的长处。基于现有档案管理机构存在的人员流动问题，需要通过多种手段来降低人员调动工作的开展频次，使档案管理工作可以保持连续性，通过政工管理工作与激励机制来使管理者可以稳定地完成工作任务，减少管理岗位的调动工作，还可以帮助提升社会化档案管理工作的开展效率。
有计划组织进修。一是结合工作实际需要和未来发展趋势，根据不同层次、不同需求，按需致用，便于操作，讲究实效。二是根据继续教育的类型和形式，因人而异。对于新进档案工作人员，培训学习基础知识、实际操作技能；对于一些经验丰富的老档案工作人员，培训一些新技术、新方法。
4 处理档案应用需求
随着具有社会化特点的综合档案管理系统被逐渐建成，管理者需要将档案材料应用的利用价值加以开拓，管理者在开展档案服务活动的同时，还要注重档案的应用形式。从退休档案材料的内容来看，其内容极为丰富，涵盖了退休人员在工作期间的大部分工作信息，包括其学习、考核以及调配等基础信息，同时档案中还会记录其政治思想、工作表现以及工作调整情况等，这些信息在员工退休之后仍旧具有一定的效应，劳动保障部门在员工退休后需要对这些材料进行审批，审批的同时可以对退休人员在职工作状况有详细的了解。在有了这些信息基础之后，可以为其办理相应的退休文件，同时还可以此为凭证，对其实际的养老待遇加以调整，人事档案的利用工作与共享信息工作存在联系，管理部门要保持开放化的工作原则，在养老人员有需要时为其提供妥当的信息服务。
建章立制，夯实基础工作，明确责任到人，做好退休人员人事档案日常管理工作。根据党和国家有关人事档案管理的政策、法今、法规，制定退休人员人事档案管理办法及人事档案工作人员职责、保密制度、保管与保护制度、档案查阅借阅制度、档案的转递制度、档案材料鉴别归档制度、档案材料收集补充制度、档案室安全检查制度、管理考核制度等规章制度。同时，建立完善档案转入登记台账、档案查阅借阅登记台账、接收归档材料登记本和查阅摘录、复印档案登记本等基础资料台账。
5 结束语
本文在对档案管理工作进行研究时，主要针对退休人员的档案材料管理工作展开了探讨，随着档案社会化管理需求逐渐迫切化，档案管理工作者应当对社会化管理行为有更加深入的认识，借此来转变当前的档案管理服务模式，使其可以逐渐形成公共化以及社会化的特点。在推进档案管理模式变动的工作中，社区与街道的领导必须认识到自身肩负的工作职责，对国家现有的政策精神加以领悟，辅助档案管理机构，解决社会化管理系统构建中遇到的各种问题。
参考文献：
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[2]段红.（2014）. 社会化管理企业退休人员人事档案工作探析. 经营管理者（35），354-354.
[3]马玉祥.（2016）. 企业退休人员人事档案社会化管理模式探索. 档案天地（8），42-44.
论文作者:武鹏飞
论文发表刊物:《基层建设》2018年第22期
论文发表时间:2018/9/10
标签：档案论文; 退休人员论文; 管理工作论文; 工作论文; 人事档案论文; 档案管理论文; 材料论文; 《基层建设》2018年第22期论文;