曾洁浪1 刘弦凯2
1.湘潭市市政设施维护管理处 湖南省 411100；2.湖南省湘电风能有限公司 湖南省 411100
摘要：市政工程档案是一个城市在城市规划、建设维护和管理活动中直接 形成的原始性信息记录，是每个城市发展的缩影，加强对市政工程档案的管理，有着现实以及长远的意义。档案整理就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行立卷、分类、编目，使档案工作系统化。只有准确地对工 程档案进行科学的分类，才能保证市政工 程档案统计数据的准确性与可行性，提 高市政工程档案统计工作的准确性。本文分析了档案整理环节中的一些问题，并根据问题提出了改善措施。
关键词：市政工程；档案整理；问题；对策
引言
档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时，又为档案的保管、统计和查找提供了基本单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。档案整理是档案实体管理的核心，对促进各个环节的协调发展和整个档案管理系统的良性运转起着重要的基础作用。
一、市政工程档案整理环节存在的问题
市政工程档案是指在城市基础设施建设工程中直接形成的，具有查考和利用价值的各种数据、图表、文字、照片等各种载体形式的原始性信息记录。在实际工作中，其整理工作在以下环节中存在一定的问题。
⑴立卷。施工单位资料管理员的档案技能水平参差不齐，立卷质量难以保证，即使专业的档案管理员协助立卷，也会因个人的档案技能水平和认知程度而产生一定的差异。有时因反映同一类问题的市政工程文件太少，归档单位为了减少案卷数量，节约整理成本，就把不同保管期限的文件放在同一卷中，从而把保管期限短的文件的保管期限延长了，这种情况虽然不多，但是客观确实存在着，从长远来看，这种情况不利于档案库存的优化，而且为以后的鉴定工作增加了难度。
⑵分类。某些单位档案部门的市政工程档案分类采用的是“区域—工程项目划分法”，此分类方法是将区域作为一级类目，但是 “一个工程，多个施工方，多个施工合同，多个工程名称”的现象在实际工作中常会出现，某些档案工作人员单纯地根据合同将同一工程的档案划分到两个甚至多个类目中去，这样人为地打断了一个工程相互联系的各个工作环节，降低档案的整理水平。
⑶编目。文件附件的漏录，编目的不完整、不准确，以及尚未纳入编目和检索系统，容易降低档案的检索效率，甚至可能出现档案漏检的现象。归档文件是有一定联系的文件的组合体，但有些档案编目人员在图省事、嫌麻烦的心理下只编目正文，而对附件不予编目。若未对具有独立检索意义的附件进行编目，当查档者不知所查文件原本是附属于某一文件时，利用检索就会无据可查。某些档案人员为了加快档案编目进度，节约工作时间而将同一类型的档案作为一件进行编目，最为典型的就是将一个工程所有的设计修改通知单作为一件进行编目。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是每一份设计修改通知单的修改专业、修改部位、修改时间等内容都不相同，若笼统地将一个工程的设计修改通知单看做一件，随意编写形成时间，这不仅是档案编目的失准，还降低了档案的查准率，档案利用人员即使找到了所需档案的大概位置，但因编目条目的模糊，查找十分不便，这不仅浪费了时间，还会对同一案卷中的其他档案造成一定的磨损。
二、市政工程档案整理环节应采取的措施
⑴对处于积累阶段的市政工程档案进行预分类。建设单位刚刚接收的工程档案处于积累阶段，没有编入管理体系中，仍然是无序化管理状态。在此阶段，档案工作者要遵循市政工程档案的形成规律，进行档案的预分类，把市政工程档案依据不同的市政工程区分开来，把互有联系的各个环节体现出来。档案工作者通过预分类检查档案不齐全，有待充实的部分，并及时通知归档单位补充齐全。通过预分类，档案工作者还可以掌握每一个市政工程项目的积累情况，对于那些成套性较好的市政工程档案，档案工作者可以着手下一步整理工作，反之则继续积累。
⑵共同立卷或将立卷工作后置，避免重复工作。①建设单位档案工作人员协助施工单位资料管理员共同立卷。共同立卷可以实现市政工程文件的有效集成，保持立卷方法的一致性，同时也保证了立卷成果的可继承性，消除了重复劳动。②将立卷工作后置，交与建设单位档案部门负责。立卷工作的后置是将归档单位将市政工程文件按照其生成顺序成套移交给建设单位，建设单位档案部门组织相关人员对移交的市政工程档案进行立卷。虽然建设单位档案部门的工作量因为立卷工作的后置而增加了，但是对于节约立卷成本、保证立卷质量、保护市政工程档案，都有重大意义。
⑶市政工程档案的分类要采取适当的分类方法。市政工程档案的分类，追求的是对档案的科学管理，因此分类应该遵循档案形成的自然规则，根据档案的内容划分不同的类目。对于一些下位类目的内容可以划分到多个上位类目的情况，档案工作人员要设定具体的划分标准。其次，建设单位的市政工程档案的分类方案应具有稳定性、科学性。分类是对市政工程档案进行科学化管理的基础，关系到市政工程档案管理工作的全局，如果建设单位的市政工程档案分类方案发生变化，则会牵一发而动全身，有些已上架保存的档案甚至需要从整理工作开始重新做起。因此，建设单位档案部门在制订分类方案时，必须进行缜密的研究、全面的考察，尽最大可能使分类方案的类目体系设计得科学、合理。同时，要对本单位市政工程档案的形成发展趋势作出科学的预测，将近期产生的类目及时反映出来，使市政工程档案的分类方案具有更长的适用期，以保证市政工程档案管理秩序的相对稳定。市政工程是市政工程档案分类的依据，档案工作人员要积极与本单位负责市政工程的业务人员、技术人员沟通交流，了解和掌握市政工程的相关信息，运用科学的分类方法，对市政工程进行分类。建设单位可以采用“行政区域—地理方位—工程项目”的分类方法，对某一行政区域不同地理方位的市政工程档案进行分类。
⑷从编目细节上发挥档案人员的主观能动性，最大限度保证编目质量。针对档案编目工作中出现的问题，不仅要提高分管领导和档案工作人员的档案意识、强化档案工作人员的专业素养、工作技能外，还应该从细节上完善编目工作。首先，编目前要做好对施工单位不规范编目工作成果的更正。第一，案卷内文件页码号错乱、漏编页号的要重新编号。第二，对文件的责任者要进行详细的考证。责任者的名称要统一规范，避免出现同一责任者多种称呼的现象。第三，应该仔细校订每件档案中的错别字，并有根据地改正。编目中若发现有明显的错别字或掉字的现象，为了提高数据质量，编目人员经过认真的校订之后，编目时亦可直接改正。改正每一个错字、别字都应当有理有据,不能凭编目人员的主观臆测，以免造成检索中的误导。其次，在编目中要注意细节的处理。第一，文件级编目直接参照案卷实体来录，既要尊重归档单位的编目成果，又要对其不当之处参照案卷实体改正, 保证编目成果的准确性。第二，编目中考证不清的文件日期，编目时可根据这一条目所在案卷或本条目上下文考证出时间编目, 对于不能考证的时间，我们一律用“0”来替代。第三，一份文件有多个责任者的只选择两个主要责任者。第四，档案附件的题名可以用简短的文字在正文题名后括号内注明，如市政工程原材料报审表后面附有原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明书、出厂检验报告，在编目时可以在“文件题名”中简单提出，也可在“备注”一栏中概括指出。第五，同一类型不同内容的档案，档案人员也应该一一编目
结束语
综上所述，档案整理是发挥档案作用的必要条件。因为档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，零乱的档案查找起来就如大海捞针。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。
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论文作者:曾洁浪1,刘弦凯2
论文发表刊物:《基层建设》2015年22期供稿
论文发表时间:2016/3/21
标签：档案论文; 编目论文; 市政工程论文; 建设单位论文; 工作论文; 立卷论文; 文件论文; 《基层建设》2015年22期供稿论文;