摘要：数字化、信息化是人类社会发展的第三次浪潮，也是各民族实现世纪跨越的战略抉择。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，数字技术的广泛使用使得档案工作的重点、档案管理的内容发生了很大的变化，某些被视作经典的档案管理原则被赋予了新的内涵。随着科学技术的发展，人类社会步入了信息时代。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会和经济活动的战略资源，对国民经济来说，信息产业已成为重要的支柱产业，社会对信息技术的应用提出了新的要求。为此，档案管理部门必须与时俱进，加快档案信息化的建设步伐。
关键词：档案；信息化；思考
一、档案信息化建设的内容
档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案工作的网络化、档案管理人员的专业化、档案管理的规范化。档案信息的数字化一般是指将各种纸质档案转化为数字化信息档案，同时要根据档案管理的实际需要建立不同类型的数字档案库。档案工作的网络化是指在收集、分类、存储、查询过程中，尽量实现无纸化办公，通过建立档案管理应用系统，利用者在需要查询和使用档案信息时，可以通过网络查询、身份权限下载，满足档案信息的查询与共享，达到档案信息现代化管理应用要求。档案管理人员的专业化是指对档案信息管理人员的职业素质和职业能力的培养与培训。在信息化背景下，档案管理人员不仅要具备较强的档案专业知识，还要掌握一定的计算机应用能力，所以，要通过各种途径提高档案管理队伍的整体素能。档案管理的规范化是指开展现代化档案管理工作时，要建立统一的管理规范和执行标准，确保数字化档案资源在收集整理、归档标识、查询、交换、共享方面具有统一的规范作参照，以便实现档案信息的有序管理与流通。
二、档案信息化以及档案信息化建设的涵义
确切地说，它的实质就是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享就必将引发档案管理模式的变革。在这里还要明确的是信息化中的信息不仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。也就是说，档案信息化的内容包含两方面：一是狭义上的，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。
三、档案信息化建设的重要性和必要性
(一)档案信息化建设是档案工作在网络时代的必经之路，是深化档案社会化服务的必然要求(一)档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求传统的档案管理模式是以档案实体保管为重点，而且管理方法大多基于手工管理模式，对新时期出现的大量电子文件、电子档案管理心有余而力不足，而这些保存在档案馆中作为知识原始载体的档案实体无法通过简单的操作最大限度地发挥作用，这些问题就使档案信息开发、开展档案信息化建设成为必然。
(二)档案信息化建设是开发利用档案价值的要求保管档案的目的是为了利用档案。同样，信息的价值在于传播，而不仅仅是为了储存。任何有价值的档案信息在没有传播的情况下都是毫无意义和价值的。电子档案的产生，使计算机等先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。
四、档案信息化建设存在的问题
4.1对档案信息化建设重要性认识不足。
对档案信息化建设重要性认识不足，导致档案信息化建设在人力、物力和财力投入不够，档案信息化建设中软件和硬件设施跟不上，严重影响了档案信息化建设工作的推进。
4.2档案信息化建设标准规范不统一。档案主管部门在信息化建设中没有制定统一的档案信息化建设标准、规范，使档案信息很难实现共享。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
4.3网络化建设缓慢，没有利用单位办公局域网及建立“电子文件数据管理中心”提供查询、利用服务。
4.4档案信息存在安全隐患。档案信息化建设需要安全防护技术、设施来保障档案信息安全，但是目前这方面工作还很薄弱，档案信息存在安全隐患。
4.5档案部门的工作人员缺少专业性人才，缺少专业知识，思想意识不能与时俱进，缺乏现代化的管理理念。虽然近年来引进了一批专业性人才，但是对于档案信息化建设来说仍然是杯水车薪，难以满足需求。
五、提升档案信息化建设的举措
(一)提高对档案信息化建设工作的认识。
档案管理部门应高度重视档案信息化建设，认识到档案信息化建设的重要性，充分肯定档案信息化建设已经取得的成绩，在人力、物力和资金方面应给与大力支持；档案管理部门要高度重视档案信息化建设，成立信息化建设指导中心，各部门在选择本行业信息管理系统时应由信息化建设指导中心统一协调，进行信息化整体建设，构建网络平台，以实现档案信息共享。
(二)提高档案管理人员的综合能力。
在人才队伍建设上，全方位提升档案管理人员的素质与能力，努力培养档案信息化建设所需人才。针对档案管理人员现状，要从质量与数量两个层面，通过对现有档案管理人员进行培训，大力培养档案信息化建设需要的人才。一方面，培训档案管理人员档案专业理论知识与工作技能，用最新的档案知识与理论来充实档案管理人员的头脑；同时，根据档案信息化与数字化发展趋势与需要，加大对档案管理人员现代信息处理技术方面的培训。另一个方面，要大力增强档案管理人员的自信心和服务意识，以适应档案信息化建设要求。提高档案管理人员的综合能力。
(三)制定确保档案信息安全策略。
信息环境下的网络和电子设备其安全性需要从几方面进行控制：从维护角度出发，应该安排专业的网络安全和系统维护人员来监察电子信息系统和档案管理系统，建立相关的防火墙技术、数据传输技术，实时监察网络安全状况和共享数据库，采取数据加密、访问权限划分、数据备份、制作只读光盘等措施来保证信息安全。从数据角度出发，需要实现满足用户使用的同时又可以保证数据安全，避免数据的损毁，在数据受到破坏并且没有备份的情况下，应当具备数据恢复的技术支持。从载体角度来说，由于电子档案的数据库存在于硬盘、光盘等媒介中，对于这些存储载体的保管和维护同样是重要问题。
(四)健全档案信息化建设的法规体系。
进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”“虚拟社会”的约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，也是科技档案行政管理部门依法行政的重要条件，科技档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。
六、审计档案工作信息化建设应该注意的问题
在保证审计档案完整性和真实性的基础上保障审计档案的保密性。审计档案网络化和信息化查询要建立在审计档案安全的基础上。因此，审计档案管理要引入严格的制度措施，并借助可靠的加密手段，建立在充分授权基础上的审计档案查询能够为审计档案安全管理提供坚实基础，在授权基础上才能查阅的审计档案信息还能够保证数据库资源不被损坏和丢失。在进行审计管理软件开发时要使用统一代码标准和模块化设计，以便和已有的审计管理软件兼容，这样审计档案信息化管理能够实现高效、便捷对接。档案信息化是提升审计工作效率的主要途径，档案对审计工作来说是具有参考价值和凭证作用的资料，是记录审计工作全过程的重要依据，是审计人员学习审计人员的主要途径。
参考文献
[1]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战档案学通讯，2011.03.
[2]孟世恩.王 颖 .何 芳对我国档案信息化建设实施的理论思考.档案学研究，2014.10.
论文作者:李幸君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/5
标签：档案论文; 信息化建设论文; 信息论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 工作论文; 是指论文; 《基层建设》2019年第15期论文;