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文件与档案管理一体化，简称文档一体化，是信息化、数字化、网络化背景下文件与档案工作发展的大势所趋。文档一体化的理论依据，当首推文件生命周期理论。此外，还应包括多个相关理论，例如，基于数字化的信息资源管理理论，以前端控制为特征的档案价值鉴定理论，以来源原则为核心的档案整理理论等。
一、文件生命周期理论及其中国化
什么是文件生命周期呢？美国档案学者詹姆斯·B·罗滋认为：“是指从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的使命的整个周期。”（注：《文件与档案管理规则》报告选编，档案出版社，1990）中国档案学者陈兆祦先生认为：“文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的，这个过程就是文件的运动周期，也可以称它为‘生命’周期。”（注：陈兆祦：“再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题”《档案学通讯》1987(2)）换言之，文件从其形成、使用到（因丧失保存价值而）被销毁，或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程，就叫做文件生命周期。这个生命周期应该把文件保存在机关档案室（或文件中心、联合档案室、中间档案馆）和国家档案馆（或其他终极性档案馆）这两个阶段都包括在内。
什么是文件生命周期理论呢？何嘉荪先生指出：“文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存，经历了一个完整的运动过程。研究文件的这一发展变化过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。”（注：何嘉荪：“文件生命周期理论及对我们的启示”，《档案学通讯》1991(6)）换言之，研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及相应管理行为的理论，就叫做文件生命周期理论。
文件生命周期理论的主要内容可作如下简略概括：1.文件从形成、使用到销毁或作为档案永久（即无限期）保存，是一个有机联系的有规律可循的完整运动过程（即生命周期）。2.文件的全部运动过程可以区分为若干阶段，区分各阶段的主要依据或标准，通常是文件价值形态的差异及其转化程度，也可考虑其作用对象、目的与范围的差异，存在形式（含保管单位、整体结构、存放地点等）的差异等诸多因素。由于认识与把握上述依据或标准的侧重点有差异，出现了对文件运动阶段的多种划分。3.文件运动各阶段既相互联系、相互依存，有许多共性；又相互区别、相对独立，有各自的特点与特殊运动规律。充分注意和深入研究这些联系与区别、共性与个性，是当代文件与档案学的重要课题。4.对于具有不同特点的各阶段文件，管理和利用工作的方式、方法等必须有的放矢、有所区别。强化有关工作与相应研究的针对性，有助于改革与发展文件与档案工作，完善和提高文件与档案学。
经典的文件生命周期理论发源并首先流行于欧美档案学界。但中国档案界在自己的工作实践和理论探索过程中，也与外国同行基本同步（甚至有所超前）地发现了相关的运动规律，提出了相近似的理论。例如，20世纪三四十年代关于“文书和档案只是表示一样东西的两个过程”的论述，60年代曾三先生关于“档案自然形成规律”的论述等，都可视为中国的文件生命周期理论。中国与外国的文件生命周期理论当然有区别，有“小异”，但都着力于探讨文件（含档案）的运动过程及其规律这一点却是一致的，是“大同”。不能因“小异”而否定“大同”，甚至刻意将二者分割开来，对立起来。笔者认为，兼收并蓄，兼容并包，这才是在社会信息化和经济全球化背景下推动档案学与时俱进，推动文件生命周期理论中国化的恰当思路。
80年代以后，欧美的文件生命周期理论经陈兆祦、何嘉荪、韩玉梅、黄坤坊诸先生介绍，正式传入我国。从此，“不谋而合”（陈兆祦语）的中外文件生命周期理论终于“殊途同归”（何嘉荪语），在中国档案界这块沃土上日渐枝繁叶茂，开花结果，催生和推动着中国的文档一体化进程、文件和档案管理“信息化”进程、文件和档案行政管理体制的改革进程、构建文件与档案学的进程。这也就是文件生命周期理论中国化的过程。
笔者认为，文件生命周期理论，即关于文件（含档案）形成、运动过程及其阶段、规律、特点和相应管理要求的理论，是现代档案学最重要的基本理论，是当代文件与档案管理最重要的工作指南，是引导我国档案事业迎接挑战，抓住机遇，深化改革的重要路标之一。全面研讨文件生命周期理论，是实施文件与档案管理一体化即文档一体化最重要的理论准备和前提条件之一。
在文件生命周期理论是否适用于中国的问题上，形成了两种截然相反的意见，即“适用”论与“不适用”论。
一种意见以刘东斌、林清澄诸先生为代表。他们认为：文件生命周期理论“只研究文件运动，而忽视了档案运动”；“只研究公共文件（档案），而忽视了私人文件（档案）”；“只研究文件性档案，而忽视了非文件性档案”。总之，“有许多局限”。（注：王霞、杨宪萍：“文化生命周期理论的局限”，《档案管理》1998(4)）“文件生命运动周期的结束，正是档案生命运动周期的开始。”（注：刘东斌：“试论档案运动周期与档案价值周期”，《档案学通讯》1999(1)）“文件生命周期理论“没有研究档案和档案工作，没有提供档案和档案工作的任何理论。”（注：林清澄、刘秀荣：“文件生命周期理论不是万能的”，《中国档案》1999(12)）由此得出的结论是：“文件生命周期理论不适合我国档案工作实际。”这就是“不适用”论。该论的基本思路有两条：一是档案非文件，把文件与档案之间的属种关系曲解为并列关系，不承认档案也是一种文件，是一种处于特定运动阶段的文件，一般情况下还是集中保存在特定地点的，结构有序的文件集合体。二是档案室档案非半现行文件，“这是由于我国没有半现行文件这一概念，也没有设立专门保管半现行文件的机构——文件中心”，“中西方档案概念”具有“重大不同”。（注：王茂跃：“对文件生命周期理论评价不宜过高”，《档案学研究》1996(2)）如果把包含着“半现行文件”和“非现行文件”一类概念的文件生命周期理论引入中国，势必对传统的档案学理论、档案事业体制和档案工作方法造成冲击，带来混乱。似乎在中国讲文件生命周期理论，就是不顾国情，“胡说八道”，就会礼崩乐坏。
另一种意见以吴宝康、陈兆祦、何嘉荪诸先生为代表。他们高度评价文件生命周期理论的意义及其对中国档案工作的适用性。例如，吴宝康先生指出：“‘文件生命周期理论’的传入，其理论意义是重大的。”“因为它给我们以极大的启迪，提高了我们的认识，使我们能更进一步认识到档案自然形成规律理论的重要性，并自觉地把它发展为‘文件运动周期理论’。”“文件生命周期理论传入我国的意义，还在于它使我们的文件管理与档案管理具有更为坚实的理论依据。”（注：吴宝康：“文件生命周期理论问题引起的若干思考”，《档案学通讯》1993(1)）何嘉荪先生指出：“文件生命周期理论是档案学的基本理论，其重要程度并不亚于全宗理论。”该理论“是全世界档案工作者的共同财富”，“是放之四海而皆准的”。
笔者的看法与第二种意见大体一致。诚然，有些美国学者在谈到“文件生命周期”时，重点关注的是移交到档案馆之前的文件，即包括现行文件和半现行文件在内的前档案馆阶段的文件。但因此便说“文件生命运动周期的结束，正是档案生命运动周期的开始”，说文件生命周期理论不提“档案的生命运动”，说“文件生命周期理论不能……对档案工作具有指导作用”，却是典型的以偏概全。因为文件生命周期理论具有国际性，它并不仅仅属于美国，它拥有多个流派。
例如，以阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯和一些法国档案学者为代表的拉丁语族流派，他们认为，文件一旦形成或收到，其“有机整体”或“总和”就是档案。由此出发，巴斯克斯提出了别具一格的文件生命周期“三阶段”和“四阶段”论。按照三阶段论，第一阶段是办理形成阶段，又分两个时期：计划期与办文期（周转期）。文件一经签署、颁布，或外来文件正式签收，该阶段即告结束。第二阶段是行政利用阶段，也分两个时期：现行期与安全保存期。第三阶段是历史阶段。第一阶段又称作文件的前档案阶段，第二、三阶段即是文件的档案阶段。（注：［阿根廷］曼努埃尔·巴斯克斯：“文件生命周期的精确界限”，《北京档案》1997(3)）巴氏还曾把第二阶段的两个时期提升为两个独立的阶段，这就是他的“四阶段”论。（注：何嘉荪：“文件生命周期理论及对我们的启示”，《档案学通讯》1991(6)）该流派的共同特点是把文件的档案阶段提前到文件制作完毕或生效或签收之时，事实上主张一切文件（的整体或总和）都是档案，有文即档，有文必档，把一切文件，文件形成之后的整个生命周期，都纳入了“档案管理”所涵盖的范围。中国档案学者何嘉荪也持相近观点。
又例如，美英流派的档案学者也是既有讲“三阶段”，又有讲“四阶段”的，其中的美国档案学者戴维·B·格雷斯在划分文件生命周期的阶段时，甚至在同一篇报告中同时使用了三分（现行、半现行与档案文件）、两分（第一、二生命阶段）与四分（第一生命阶段又分为三，即成为两大段四小段）。该流派的共同特点是特别强调文件管理，把文件管理阶段即文件的前档案馆阶段划得很长，一直延伸至文件的半现行阶段结束之时，进档案馆永久保存之前。笔者赞成该流派的观点。
再例如，在划分文件生命周期的阶段这个问题上，中国档案界最有影响的观点是陈兆祦先生的“四阶段”论，即把文件的运动周期，大致划分为制作（产生）、现实使用、暂时保存和永久保存四个阶段。按照中国档案工作的习惯和现行规定，“归档”后即进入暂时保存阶段后的文件便被称为档案。我们可以把类似论述称为文件生命周期理论的传统中国流派。
比较上述三流派的异同，有几点值得我们注意：1.拉丁语族流派强调档案管理，把档案管理的范围扩展到极致；美英流派强调文件管理，把文件管理的过程延伸至半现行阶段结束。例如，巴斯克斯将文件的现行期与安全保存期同隶于行政利用阶段，把这个阶段的文件都列为档案管理的对象；美英流派则将大体与之相对应的现行与半现行文件同时列为文件管理的对象。二者看起来截然相反，但在实质上却有更多相通之处，主要是都强调了现行（或现行期）与半现行（或安全保存期）文件的密切联系，强调了这些文件为行政利用（即为原形成单位或产生目的）服务的共同特性，并把它们与历史阶段的文件（即档案馆档案）区别开来。这种区别的内在依据，又都可以追溯到美国档案学者T·R·谢伦伯格“文件双重价值”论对于文件原始价值（第一价值）和从属价值（第二价值）的区分。二者这些共同的内涵，正可以为文档一体化，特别是现行文件与半现行文件的统一、协调管理提供充足的理论依据，这是我们中国档案工作者特别应该注意研究的。2.中国的“文件运动周期理论”既有自己的特点，又与国际上流行的文件生命周期理论一脉相承，息息相通，没有本质的区别。换言之，前者只是后者的一个流派，即文件生命周期理论的传统中国流派。文件生命周期理论绝不是单纯的舶来品，而是中外档案工作者共同创造的结晶，是国际档案界共同的财富。
笔者认为，所谓“适用”之争，终将推动中外文件生命周期理论的全面交流与深度融合，推动该理论的普及、应用与进一步发展，并进而推动文档一体化与多种信息资源管理一体化（即通常所称图、情、档一体化）的进程，推动中外文件与档案工作者的交流与合作。
近年来已引起中外档案学者关注的“文件连续体”理论，更注重文件运动的连续性，注重行为者和文件，特别是和生成文件的活动与环境之间的互动，更注意电子文件运动过程无明显分界标志的现象，也是我们在推进文档一体化时应该重视的。
中外文件生命周期理论已经清楚地昭示我们：前档案阶段的文件与档案本是紧密联系又相互区别的不同阶段的同一事物，文件管理与档案管理应该是相互渗透、水乳交融的统一的系统工程，文档一体化正是顺理成章、势所必至的题中应有之事，早已呼之欲出。
文档一体化的重点，应该是现行文件与半现行文件（档案室档案）的统一管理。这种“统一”，不是把现行文件“统一”成档案，而应该是更加注意发挥半现行文件为现实的生产、经营、管理、科研等各项职能活动服务的作用。这就是机关档案工作“现行化”的趋势，这种趋势的内在根据，就是半现行文件的类现行性、可激活性和一定程度的内向性。
文档一体化的难点，恐怕是现行管理体制的完善和改革。现行文件工作与档案事业的管理体制，有其科学合理的一面，但却并非尽善尽美。例如，党政机关和部分事业单位的文书处理与档案管理虽然分设机构，但都同样隶属于办公厅（室）领导，便是一种分合适度的体制，不过仍然需要加强协调与统一管理。又如，文书处理部门和业务部门立卷（或整理归档文件）制度的实施，机关档案机构对文件形成和处理过程的提前介入或超前控制，对文件整理归档工作的指导、监督和检查，种种双向交叉与融合的行之有效的措施，都有利于文档一体化的推进，但仍然需要解决剃头挑子一头热或相互配合不力的问题。此外，文、档两张皮，各行其是，在许多地方，仍然不是个别的现象。从国家行政管理体制的角度看，现行机关（含企、事业单位）文件工作与档案事务的行政管理，划归一家负责，应该是可行的。
文档一体化的重要内容，应该是文件生命周期各阶段管理业务诸环节的相互衔接和照应，并适当归并和简化，要特别注意避免标准不统一和重复劳动。从技术上讲，进一步改进和开发文档一体化计算机管理软件，仍有许多工作要做。国家有关部门2001年颁发并施行《档案管理软件功能要求暂行规定》，（注：《中国档案》2001(9)）确是十分必要而及时的。加强这方面的统筹协调，在广泛试用的基础上，选取几种功能齐全、方便实用，效率、兼容性和一体化程度较高的软件予以推广，恐怕也是需要的。
二、基于数字化的信息资源管理理论
20世纪70年代诞生于美国，之后逐步流行于欧美各国的信息资源管理(IRM)理论，其主要观点中值得我们在推进文档一体化时注意的有：1.组织内部形成、运用的各类信息资源，包括文件（record，又译记录）、档案、图书、情报、信息系统、信息人员等，应该整合起来，进行综合管理，形成一体化的信息系统网络，为完成组织目标服务。2.该理论与我国20世纪80年代以来在图书、情报、档案一体化方面所进行的探讨和尝试相比较，既有差异，更有许多相通和值得借鉴之处。3.该理论既强调对信息这一核心资源要素及其管理与利用的研究，也重视对技术层面和其他相关资源，如现代信息技术、信息系统的关注，重视后者对前者的支持和影响。4.在该理论的诸流派中，主流观点强调IRM是“适用于组织而非一般意义上的个人或社会的管理方法”；与此相一致，许多认同该理论的学者强调以CIO作为信息管理（含档案管理）类专业教育的主要培养目标。（注：参见孟广均主编，《信息资源管理导论》，科学出版社，1998）
该理论提示我们，文档一体化要与多种信息资源管理一体化（即通常所称图、情、档一体化）进程相协调。笔者认为，党政机关的“两个一体化”宜以文档一体化为重点，以确保机关管理职能的履行；企业则宜以多种信息资源管理一体化为主体，建设统一的文献信息中心和信息系统，文档管理系统可以成为其子系统之一。
从长远发展看，网络化是文献信息工作，包括文档一体化管理系统的发展趋势。在确保国家秘密和商业秘密安全的前提下，机关和基层单位计算机网络化的文档管理系统，可考虑逐步与相关内部网、局域网，乃至互联网络相连接，与网上的文件与档案信息检索中心即虚拟档案馆联通。文件与档案管理的“信息化”，将成为国家信息化、社会信息化、经济全球化的重要内容之一。网络时代的文件与档案管理，必将是全面一体化的管理。
三、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论
档案价值的鉴定，或者说，包括档案阶段在内的文件价值的鉴定，是档案管理实践和档案学理论研究中最为变动不居，永远充满新情况、新挑战、新思考的课题。
从文档一体化的视角看，档案价值鉴定理论的完善与发展似应考虑以下几点：1.文件（含档案）价值的鉴定是一个以前端控制为主要特征，并有可能伴随文件生命周期的展开而多次进行的过程。2.在强调以职能鉴定为中心的前提下，承认档案来源、自身状况与属性对档案价值高低的决定性作用，承认主体需求的变动有可能引起档案价值的升降，承认价值观的差异对价值判断的直接影响。3.在确保重要珍贵档案完整安全的前提下，承认鉴定结论的差异性、相对性、互补性和可调整性，承认档案价值鉴定问题的复杂性、模糊性和可兼容性。4.在认可决定存毁、决定保管期限是首要任务的前提下，注意对档案重要程度的区分。总之，鉴定应与文档一体化管理的全过程同步，融入文档一体化管理的过程之中，成为该项管理的重要内容之一。在这里，既要克服烦琐哲学，又要避免过度简单化、片面化的倾向。
四、以来源原则为核心的档案整理理论
在档案整理领域，外国和中国的人们都曾经一次又一次的宣称要挑战来源原则。然而，来源原则不仅没有被埋葬，反而在一次次冲撞与修正之后，显示出愈加强大的生命力，深化与丰富了理论内涵，拓展了适用范围。这是值得我们深长思之的。
从文档一体化的视角看，有以下几个相关问题值得我们重视：1.来源原则之树常青。只要还存在文件和档案及其管理，来源原则就始终是档案整理的至上原则。在文档一体化管理的全过程中，在文件和档案的整理，乃至收集、鉴定、编目、开发和利用等一系列工作中，都必须坚持和尊重来源原则。信息化、数字化、网络化背景下的文件和档案管理，同样必须始终坚持来源原则。2.来源原则的存在方式可变。从法国的尊重全宗原则、普鲁士的登记室原则、荷兰手册的系统论证、苏联的档案全宗理论体系、布伦内克的自由来源原则、英美的档案组合与文件组合思想，到电子文件时代的“新来源观”（对来源原则的“重新发现”）等等，既体现了来源原则丰富、发展和逐步完善的历史过程，又反映出来源原则具体存在方式的多样性和可变性。3.来源原则的实质，是对历史、对文件来源（包括形成者与形成过程）、对文件之间原有联系的尊重。因此，既可以把来源原则理解为历史主义，也可以把来源原则理解为对广义的来源联系的尊重、揭示与保持。4.不宜再简单地把来源原则与全宗理论等同起来。在论证广义来源联系、探讨新来源观的过程中，一些论者简单地把来源原则与全宗理论等同起来，提出了“客体全宗”的概念。笔者认为，论证广义的来源联系，当然是对来源原则的贡献，是坚持和发展来源原则的题中应有之义，但“客体全宗”一说却值得商榷。长期以来，由于受苏联档案全宗理论体系的影响，我国一些档案工作者只知有全宗理论，不知或刻意回避来源原则，甚至出现了诸如“档案学中真正称得上理论的就只有全宗理论”，“国家档案全宗理论和全宗理论是我国现代档案学的两大理论支柱”这样极端的说法。其实，全宗理论不过是来源原则的一种具体存在方式，全宗不过是在档案馆馆藏档案的第一层次，按照形成者来源即主体来源组织的档案分类、管理单位。就现实情况看，我国绝大多数档案馆在对馆藏档案进行分类时，均应以全宗为第一级分类单元。至于某些不宜按形成者来源组织全宗的档案，也可按形成过程性质的其他来源，如项目、职能、产品、型号、事件、活动等组织成套档案，不能也没有必要把这些成套档案称作全宗。泛化全宗，把其他成套档案也称作全宗，反倒有可能事实上削弱全宗在档案整理中的重要地位。5.以来源原则为核心的档案整理理论是一个内容丰富的整体，需要进一步完善和发展。讲来源原则，当然要尊重全宗理论，但决不能仅限于此。归档文件整理的全过程，此项工作的改革，都必须遵守来源原则。