摘要：随着信息资源的不断增多，让事业单位陷入了机遇和挑战并存的局面，传统的档案管理已无法让事业单位的实际发展需求得到满足，严重影响了档案管理的有效性。所以，事业单位需对档案管理信息化建设引起重视，充分认识到到档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题，并结合实际制定科学有效的策略且落到实处，进而提高档案管理信息化建设的有效性，充分发挥档案管理的实际作用和价值。
关键词：事业单位；档案信息化建设；新时期；思考
近年来，信息技术、移动互联网技术的快速发展对社会经济建设的各个方面都产生了巨大的影响，事业单位的档案管理工作也发生了深刻的变化。传统的档案管理工作效率低下，已经不能适应新形势的需求，积极推进档案信息化建设，开创高效、优质的信息服务应用环境成为新时期每一个事业单位所要面对的重要课题。
1事业单位档案信息化建设的价值剖析
1.1常规工作的效能提升
计算机数据处理开始之初，业内专家就断言：“借用数字化、信息化存储，在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性、重复性劳动，借助于大数据的分析研判，可以使档案检索更加快速和准确”。事业单位日常工作中涉及的档案信息量较为庞大，对数据信息的收集整理、检索利用要求较高，档案信息化建设极大提升了事业单位档案管理效率。借阅人员只需要获得授权的电子密钥，就可以借助信息化“高速通道”储存在电脑中的电子档案信息，实现相关档案的下载和传输，如果借助互联网，甚至不受地域的限制，实现快速检索档案。在程序上，通过关键词和字符串，自动化归类储存档案，可以成倍减少人工检索时间，极大降低日常工作所投入的人工成本，使档案管理从业者有更多时间精力从事高质量的研究型工作。
1.2资源存储的利用共享
在事业单位中，以脑力劳动为主体的知识密集型组织占很大比例，信息化建设将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换，转换后的档案信息成为信息容量大、传递快、空间占用小的电子资源，更能满足相关单位大量的知识信息需求，也更有利于档案管理者查找和翻阅，同时避免人工搜检、多次查阅同一档案触摸造成的物理损耗缺失。此外，随着事业单位数字化建设的进程加快，电子档案融入事业单位的大数据，能够和其他领域信息资源如公文系统、人事管理系统等对接，便于实现各种信息资源的归档与整合，实现档案资源的优化共享。
2当前事业单位档案信息化建设中存在的问题
2.1重视程度不够
一方面，档案信息化建设意识缺乏，对此事持观望态度，既不支持，也不排斥，没有充分认识到档案信息化建设的重要性，缺乏与时俱进的态度和思想，因此也就不愿投入足够的资金来建设；另一方面，有些档案管理人员年纪较大，思维观念陈旧，固守原来的档案管理模式，事业单位档案管理只能维持现状。即使有些事业单位引进了档案信息化管理模式，但因为对信息化建设兴趣不高，认识不够，实际运用效果并不乐观。
2.2档案管理软件不能很好地行使本单位档案管理的职能
当前，档案管理软件品种繁多，基本功能类似，也能基本满足档案管理的要求，但充分适应本行业特点，完全契合本单位档案管理要求的软件并不多见。另外，有些档案管理软件存在运行速度慢、共享性差、安全性不能满足要求等缺点。
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3档案管理信息化建设的完善措施
3.1树立正确的建设理念，充分认识档案信息化的重要性
立足于现阶段的形势来看，要想加深事业单位对信息化重要性的认识，需做好以下两点：第一，开展基础知识的培训。有必要充分了解事业单位的相关建设内容才能将员工管理好。当对档案信息化建设的相关内容有所了解后，便能够关注档案信息化建设。第二，充分了解档案信息化建设速度慢的不良影响，如此便能让其认识到存在的危机，从而更加注重加快信息化建设。
3.2健全制度和机制
事业单位需要建立信息化管理机制，以此实现档案信息化管理的规范化和制度化。第一，在实际建设中，事业单位要立足于自身的实际情况对管理制度机制予以完善。如，事业单位需要对档案管理信息化建设中网络技术人员和档案管理人员之间的关系引起高度重视，向网络技术人员和档案管理人员提出要求，两者应加大合作交流力度，以此确保档案管理更好地开展信息化建设。第二，事业单位可以结合实际将绩效考核制度落到实处，将档案管理人员的工作积极性充分调动起来，确保有效开展信息化档案管理建设。除此之外，事业单位还可以把奖惩制度构建起来，就档案管理人员的表现实施差异化的惩罚和奖励，以此促进档案管理人员工作积极性的提高，并有效约束档案管理人员的行为。第三，就网络技术人员管理方面而言，事业单位要结合实际情况制定维护检修制度，要求网络技术人员在固定的时间更新和维护档案信息化管理设备和管理软件，以确保数字化档案存储和运用的安全性。
3.3加强技术研发，推进档案管理软件系统开发及推广应用
目前来说，可以投入大量的资金，然后完善我们的硬件设施，向国外或我国档案信息化发展较好的事业单位进行技术咨询，加强技术的开发与利用，研究科学档案技术的开发，提高它的安全性能和更新速度在事业单位当中，对于档案信息化没有深入的研究，所以，应该加强技术的研发，推进档案管理软件系统的开发，并对其进行深度的推广应用，让其在事业单位当中得到更加良好的应用，促进事业单位更进一步的发展。事业单位档案信息化建设得以正常的维护需要一定硬件设备支撑，并且需要定期对硬件设施进行维护，如果事业单位档案信息化管理无法适应事业单位目前的发展状况，就不能够完善数字化档案，
3.4加强学习培训，提升档案管理人员专业素养和业务水平
档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。事业单位档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出事业单位如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，事业单位除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到事业单位档案信息化的要求。
4结语
总之，档案管理信息化直接关系到事业单位的发展，所以事业单位需高度重视档案管理信息化建设，并进一步加强档案信息化建设，从而保证事业单位档案管理工作的顺利进行，充分发挥档案的价值。
参考文献：
［1］张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角［J］.山西档案，2019（9）.
［2］邹晏秋，刘杰操.经济信息新时代下的事业单位档案管理与培养志愿服务者关系的探讨［J］.现代营销（信息版），2019（9）.
［3］佘晓芬.事业单位数字化档案管理现状及对策探讨［J］.科技风，2019（9）.
论文作者:王敏
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/8
标签：档案论文; 事业单位论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 信息资源论文; 信息论文; 《基层建设》2019年第31期论文;